時間:2023-08-10 16:50:18
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摘要:隨著電力的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深化,檔案管理工作也隨著發(fā)生了變化,面對新的歷史時期、新的工作需要,檔案管理工作顯得尤為重要,論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作,更深入了解并做好檔案管理工作。
關(guān)鍵詞:檔案管理;問題;對策
Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.
Keywords: file management; Problem; countermeasures
0縣級供電公司檔案管理現(xiàn)狀
縣級供電企業(yè)的檔案管理工作由于意識不強(qiáng)、制度不健全、人員配置不到位等原因,造成檔案管理工作處于被動、滯后散亂、無人管理的狀態(tài),致使企業(yè)檔案有效資源的開發(fā)與利用受到限制。
1 當(dāng)前縣級供電公司檔案管理存在的問題
(1)檔案意識不強(qiáng)。檔案的經(jīng)濟(jì)效益具有潛在性,它為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益往往無法在當(dāng)年體現(xiàn),常常是間接或若干年后開始逐漸顯現(xiàn)。因此,檔案工作在一定程度上很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設(shè)施的配置以及檔案制度的建立與執(zhí)行。
(2)檔案管理制度不健全。多數(shù)縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全,檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理,有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規(guī),檔案管理制度形同虛設(shè),使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動狀態(tài),造成文件資料堆積如山、丟失等現(xiàn)象。
(3)檔案人員待遇低、素質(zhì)參差不齊。由于檔案人員待遇低,所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質(zhì)不高,如經(jīng)常是將一些老弱病殘的放在檔案室,有如養(yǎng)老院或身兼數(shù)職。
(4)對企業(yè)信息化、現(xiàn)代化趨勢認(rèn)識不足。有些縣級供電公司領(lǐng)導(dǎo)不能充分認(rèn)識檔案數(shù)字化和管理現(xiàn)代化的緊迫性,對企業(yè)利用數(shù)字檔案信息技術(shù)可以及時將所需信息進(jìn)行加工、處理、分析,快速反映,提出應(yīng)變辦法,從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)知識知之甚少,致使數(shù)字檔案資源管理信息系統(tǒng)在縣級供電公司投入使用3年,仍有部分公司沒有發(fā)揮數(shù)字檔案的作用,造成檔案管理水平嚴(yán)重滯后。
(5)各項(xiàng)規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位。每到檢查工作發(fā)現(xiàn)問題,追其根源才發(fā)現(xiàn)原因?yàn)槿藛T對標(biāo)準(zhǔn)制度的學(xué)習(xí)不到位,理解不透徹。標(biāo)準(zhǔn)制度成了擺在桌子上的擺設(shè)。
2做好縣級供電企業(yè)檔案管理的幾個途徑
(1)領(lǐng)導(dǎo)重視,增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí),增強(qiáng)公司干部職工的檔案意識,特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提,要把檔案管理納入重要議事日程,作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓,與公司業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展,要大力宣傳檔案工作,是公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工充分認(rèn)識檔案的重要性,認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作。
(2)規(guī)范檔案管理機(jī)制,強(qiáng)化工作責(zé)任。建立完善的檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關(guān)檔案管理健全檔案管理規(guī)章制度,是檔案管理的關(guān)鍵。明確職責(zé),根據(jù)“檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)檔案整理、移交歸檔”要求,將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
(3)垂直管理,強(qiáng)化培訓(xùn)。在全省電力系統(tǒng)開展各專業(yè)進(jìn)行垂直管理,檔案專業(yè)也對縣公司實(shí)施垂直管理,針對縣級供電公司檔案人員學(xué)歷、工作能力、綜合管理素質(zhì)等相對較低,進(jìn)對各縣電力公司檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。電業(yè)局檔案人員深入各縣市供電公司,切實(shí)開展檔案調(diào)研摸底,采取到電業(yè)局檔案部門輪崗的辦法、現(xiàn)場觀摩與現(xiàn)場提問、現(xiàn)場解答進(jìn)行培訓(xùn),手把手地教,通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn),增強(qiáng)了檔案員的責(zé)任感與使命感,提高了檔案管理業(yè)務(wù)水平。
(4)跟蹤檢查促提升。在檔案專業(yè)實(shí)施垂直管理的過程中,不僅對縣級供電公司的檔案工作要進(jìn)行多次指導(dǎo)、培訓(xùn),還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設(shè)、信息化建設(shè)、制度建立、業(yè)務(wù)工作、檔案工作設(shè)施設(shè)備等方面的進(jìn)展。檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn),使縣電力公司檔案工作步入正常運(yùn)行軌道。
(5)將檔案管理工作徹實(shí)納入到企業(yè)計(jì)劃、納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中。讓管理層人員對檔案工作有一個正確的認(rèn)實(shí),要及時研究解決檔案工作中的困難和問題,加大投入,著力解決好現(xiàn)實(shí)問題。要認(rèn)識到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀;要認(rèn)識到歸檔工作是工作最終完結(jié)的一種體現(xiàn)。讓領(lǐng)導(dǎo)干部真正重視檔案工作,分配足夠合理的人力及財(cái)力資源,確保檔案工作的順利進(jìn)行以及提供保障檔案安全的環(huán)境。
3完善供電企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
(1)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作,信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作,檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。
(2)經(jīng)過研究,一個主動完成工作的人與被動接受工作的人相比較,工作效率前者是后者2倍,完成結(jié)果也是大不相同。主動就是不用別人告訴你,你就能出色地完成工作。次之,就是別人告訴你一次,你就能去做,再次之,就是別人告訴了他們兩次,他們才會去做,更次之,就是有些人只有在形勢所迫時才能把事情做好。要充分掌握好尺度,抓大放小,讓各管理人員發(fā)揮積極主動性,變“要我做”為“我要做”。在上下同一標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下,通過對檔案管理工作不斷創(chuàng)新使得檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。
(3)所有的標(biāo)準(zhǔn)制度都有,但執(zhí)行的力度卻不盡理想。如果對公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)制度不認(rèn)真進(jìn)行學(xué)習(xí)思考,依然按照老習(xí)慣老辦法在做工作。公司下發(fā)的檔案管理制度已非常全面,但做好檔案管理工作,不僅僅需要專職檔案人員來執(zhí)行這些制度及標(biāo)準(zhǔn),更多層面還需要全體員工執(zhí)行及配合才能達(dá)到管理的閉環(huán)。管理制度、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行具有“強(qiáng)制性”的特點(diǎn),要執(zhí)行達(dá)到閉環(huán),需要動用行政手段,將檔案管理徹實(shí)列入績效考核條款是保證執(zhí)行的方法之一,再次就是專職檔案人員要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行,對違反標(biāo)準(zhǔn)制度的人員不當(dāng)“老好人”,通過考核來規(guī)范公司人員的檔案工作行為,最終使得全公司人員自覺并習(xí)慣各類檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制度的執(zhí)行,使得全公司檔案管理工作具有良性循環(huán)的氛圍。
(4)在檔案管理過程中,迎難而上,逐步向信息化、科學(xué)化邁進(jìn),進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的利用,創(chuàng)新利用的方式以達(dá)到資源共享的目的,使之與公司整個層面的管理形成合力。
4結(jié)束語
縣級供電企業(yè)通過提高檔案管理意識,嚴(yán)格按照國家和上級檔案管理要求,認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn),加大檔案軟硬件投入,進(jìn)一步加強(qiáng)好促進(jìn)的檔案管理工作,方能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn):
1煤炭資源整合,需要對資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更,需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設(shè)資料,如何管理好這些檔案資料,是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。
2引進(jìn)外資及對外投資合作建設(shè)新項(xiàng)目,企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局,帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求,成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。
面對新形勢,我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。
3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要,*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員,對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù),對礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患(瓦斯、煤塵、頂板、水、火),決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以,整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面,即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起,就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,設(shè)立檔案室,配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣,才能保證資料的齊全完整,科學(xué)規(guī)范,為今后礦井順利通過竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ),為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
4外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題
*(集團(tuán))公司引進(jìn)外資、對外投資,合作項(xiàng)目不斷擴(kuò)大,范圍涉及文化事業(yè)、煤炭資源、電力、建材、醫(yī)療衛(wèi)生、高科技產(chǎn)品開發(fā)等多個領(lǐng)域,形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)的以煤炭為主業(yè)、多種產(chǎn)業(yè)并存的大企業(yè)集團(tuán)。隨之而來,集團(tuán)公司的檔案管理門類、檔案全宗,也將體現(xiàn)多載體、多專業(yè)行業(yè)。如與美國合資建設(shè)的2×135MW綜合利用熱電廠,檔案分類就要按照電力行業(yè)的分類方案進(jìn)行整理。檔案門類的新構(gòu)成,檔案分類規(guī)則的不同,事實(shí)上已形成了煤礦企業(yè)檔案管理的“一企兩制”。即:按照國家電力行業(yè)分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學(xué)習(xí)、掌握電力行業(yè)的分類方案,使檔案管理工作更加適應(yīng)電廠的生產(chǎn)建設(shè)。又如*四礦與泰國萬浦集團(tuán)合資組建的中泰公司,在組建過程中,簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協(xié)議、章程等,檔案工作者應(yīng)及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后,泰方委派專人入駐公司,公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況均受泰方監(jiān)管,在今后的生產(chǎn)經(jīng)營過程中,這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎(chǔ)。再如,出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項(xiàng)目,由于*不是控股方,檔案管理就以合作方為主要管理部門,作為參股方面的檔案管理人員應(yīng)積極與對方溝通,及時收集有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營方面的檔案資料,確保集團(tuán)公司投資的根本利益。以往國有企業(yè)占主導(dǎo)地位,現(xiàn)在煤炭企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略重組,與外資企業(yè)、其他行業(yè)企業(yè)合作,建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司,其結(jié)果必將決定著公司的檔案所有制(檔案的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn))形式的多元化,即從以往獨(dú)有的國有企業(yè)檔案,逐步新增了國有企業(yè)與其他行業(yè)企業(yè)、外國企業(yè)合資的聯(lián)營經(jīng)濟(jì)檔案、國有控股經(jīng)濟(jì)檔案、參股經(jīng)濟(jì)檔案等門類。檔案所有制發(fā)生的改變,客觀上決定著檔案工作性質(zhì)發(fā)生的變化。比如:檔案部門在改制后的隸屬關(guān)系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學(xué)管理、檔案信息資源開發(fā)、改制前后企業(yè)檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業(yè)素質(zhì)的再培訓(xùn)等。
二、新時期*(集團(tuán))公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化
民航作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè),在服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著科技的進(jìn)步,民航檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大,民航檔案巨大的利用價值也越來越被社會認(rèn)識和發(fā)現(xiàn)。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源,更好地為民航企業(yè)的戰(zhàn)略決策、生產(chǎn)經(jīng)營提供及時、全面、準(zhǔn)確的服務(wù),已成為民航檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理,談?wù)剬γ窈狡髽I(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識。
一、企業(yè)檔案管理概況
經(jīng)過60多年的改革發(fā)展,黑龍江省機(jī)場集團(tuán)檔案從無到有,檔案管理也經(jīng)歷了由原來抽屜木柜保存、部門兼職管理,逐步向現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過渡。目前,公司設(shè)立專門的綜合檔案室,配備了專職檔案管理人員,對全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。公司檔案設(shè)備齊全,檔案室配備了密集架、底圖柜、空調(diào)、計(jì)算機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度測試儀、防磁柜等現(xiàn)代化管理設(shè)備,做到庫房、閱覽、辦公三分開。檔案室設(shè)有文書、基建、設(shè)備、會計(jì)、照片、聲像、人事及圖書資料等8大門類檔案,庫藏總量15000余卷。建立了檔案門類齊全,管理制度健全的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理。文書檔案管理達(dá)到省一級,企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理達(dá)到國家二級。
隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用,公司十分重視檔案信息化管理的應(yīng)用。2005年,公司率先購買了清華紫光檔案管理軟件,通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,公司建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫,利用計(jì)算機(jī)編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具,實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如辦公自動化系統(tǒng)、設(shè)計(jì)院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等)的無縫連接,及其電子文件的實(shí)時物理歸檔,極大地提高了檔案的利用率。在公司制定發(fā)展規(guī)劃、開辟航線、征用土地、工程施工、編史修志、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮了積極、重要的作用。
二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析
雖然隨著時代的發(fā)展,民航企業(yè)在檔案管理取得了一些成績,但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因,與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后民航發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。
(一)民航企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足
一直以來,民航企業(yè)更注重安全和效益,而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視,工作責(zé)任心不強(qiáng),直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失,民航企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富,影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持,使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。
(二)檔案管理與企業(yè)發(fā)展還不能有機(jī)融合
為實(shí)現(xiàn)管理需要,民航企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),這些系統(tǒng)承載著大量的民航企業(yè)管理信息,并且隨著民航企業(yè)的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合,檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。
(三)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全
民航企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì),未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動,在工作過程中形成的材料歸檔還比較難,導(dǎo)致民航企業(yè)的檔案管理工作與其他工作相比相對滯后。
(四)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與民航的發(fā)展還不相適應(yīng)
目前,檔案隊(duì)伍中整體素質(zhì)不高,檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。
三、如何加強(qiáng)民航企業(yè)檔案管理的認(rèn)識
(一)提高對檔案工作重要性的認(rèn)識
領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”,是企業(yè)管理的重要組成部分,是一項(xiàng)需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計(jì)劃上,擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要工作議事日程,納入職工崗位責(zé)任考核的制度中,對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管,有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲,使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
(二)管理機(jī)制健全是做好檔案管理的保證
要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》,結(jié)合民航企業(yè)檔案工作的特點(diǎn),制定并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制,切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程,嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系,部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
(三)融入企業(yè)主體,為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
新形勢下,檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面,在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中就應(yīng)主動介入,加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
[關(guān)鍵詞]社會保險(xiǎn);一體化信息系統(tǒng);檔案管理
1社會保險(xiǎn)檔案中心現(xiàn)階段應(yīng)用系統(tǒng)概述
針對參保人員的增加,相關(guān)檔案信息存儲利用量快速增長,為適應(yīng)和加強(qiáng)對相關(guān)檔案信息的管理。在吉林省社會保險(xiǎn)事業(yè)管理局成立了處級部門———吉林省社會保險(xiǎn)檔案管理中心,在各市州也分別成立了科級部門的檔案管理中心及縣區(qū)級相關(guān)科室或者中心,負(fù)責(zé)該地的社會保險(xiǎn)退休人員檔案及業(yè)務(wù)檔案的管理和保存。各社會保險(xiǎn)檔案管理部門雖然在省局檔案中心的管理下,但由于當(dāng)?shù)厣鐣kU(xiǎn)局的自身情況及對社保檔案管理的認(rèn)識程度不同,各地社會保險(xiǎn)檔案管理部門的力量配備和發(fā)展建設(shè)也不盡相同。以松原局為例:從1992年成立至2007年成立檔案中心之前,檔案室作為一個科室只有2個人,管理松原局所有社會保險(xiǎn)參保的人事檔案及業(yè)務(wù)檔案。成立檔案中心后,配備了9名在編工作人員及相關(guān)電腦設(shè)備,引進(jìn)了其他地區(qū)社保局使用的上海夏爾檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了檔案移交、管理規(guī)范化,檔案著錄、掃描、人工質(zhì)檢、錄入、打印卷封皮、入庫上架等項(xiàng)業(yè)務(wù)流水線化。在內(nèi)部專線系統(tǒng)初步實(shí)現(xiàn)了掃描檔案圖片的簡單查詢和調(diào)閱。上海夏爾檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是該系統(tǒng)是專門開發(fā)的檔案管理系統(tǒng),可以正規(guī)地完成檔案的電子保存流水線化及應(yīng)用。缺點(diǎn)是維護(hù)能力較弱,維護(hù)周期長、費(fèi)用高。發(fā)現(xiàn)問題需要聯(lián)系上海夏爾公司,由上海公司總部派出工程師來維護(hù),每年要專門支付一筆不菲的維護(hù)費(fèi)。由于經(jīng)費(fèi)不足等原因,許多縣區(qū)局只能把檔案存到庫里,制作Excel目錄查找,實(shí)現(xiàn)不了系統(tǒng)電子掃描影印版留存及查找。
2新版信息系統(tǒng)及檔案管理子系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)概述
為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案吉林省社保系統(tǒng)最新開發(fā)的新版信息系統(tǒng)依據(jù)現(xiàn)在應(yīng)用的第二版社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng),以柜員制為核心,在集成了老版的參保征集子系統(tǒng)、養(yǎng)老待遇子系統(tǒng)、失業(yè)待遇子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)審計(jì)子系統(tǒng)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)等基礎(chǔ)上新建了檔案管理子系統(tǒng)。首先,新版檔案管理子系統(tǒng)由原來五花八門的各種地方區(qū)域小系統(tǒng)首次集中整合在了大的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)中。在社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)形成了統(tǒng)一使用檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范模式,結(jié)束了從社會保險(xiǎn)成立以來20多年的各自管理情況,有利于上級部門的統(tǒng)一部署及規(guī)范。其次,簡化了售后服務(wù),節(jié)約了大量的時間及費(fèi)用。新版的集成,使檔案管理子系統(tǒng)由獨(dú)立的系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)一體化的一部分。對于系統(tǒng)的應(yīng)用與業(yè)務(wù)科室和軟件公司探討研究更加容易。該系統(tǒng)由全省統(tǒng)一開發(fā),日常維護(hù)費(fèi)用可以和市局共同處理,極大緩解了檔案中心支付壓力。第三,新版檔案管理子系統(tǒng)運(yùn)用后,業(yè)務(wù)方面將基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案前臺整理,直接錄入、保存到檔案管理子系統(tǒng)。原來業(yè)務(wù)科室把所有紙質(zhì)的業(yè)務(wù)單據(jù)全部原封不動的移交檔案中心,檔案中心要進(jìn)行二次整理掃描歸檔,將改為由業(yè)務(wù)窗口在經(jīng)辦業(yè)務(wù)時直接使用高拍儀、身份證讀卡器等電子設(shè)備將業(yè)務(wù)所需材料錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng),由柜員把業(yè)務(wù)操作完成直至領(lǐng)導(dǎo)在電腦上網(wǎng)簽。當(dāng)移交業(yè)務(wù)檔案時,檔案管理中心只需要把移交電子檔案和移交清冊進(jìn)行核對,對移交的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案抽檢即可。省去了原來紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案逐頁檢查,著錄,掃描等大量環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理子系統(tǒng)的無縫對接與融合,既方便了檔案管理,也為以后的機(jī)關(guān)事業(yè)單位參保時業(yè)務(wù)量增加,節(jié)省了大量時間。
3新版檔案管理子系統(tǒng)面臨的考驗(yàn)及可能出現(xiàn)的問題處理
3.1如何導(dǎo)入兼容以前的檔案管理數(shù)據(jù)
包括社會保險(xiǎn)檔案管理中心在內(nèi)的幾家檔案管理中心已經(jīng)使用上海夏爾檔案管理系統(tǒng)至少5年的時間,如果一個使用該系統(tǒng)的地方,每年形成業(yè)務(wù)檔案電子版約1000卷,已全部掃描形成電子檔。如果想要找上海夏爾公司把數(shù)據(jù)導(dǎo)出,該公司會要一大筆費(fèi)用。如果要自己導(dǎo)入數(shù)據(jù)首先要突破核心數(shù)據(jù)庫防護(hù)墻、然后把數(shù)據(jù)格式與新系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式匹配、最后導(dǎo)入并應(yīng)用,難度系數(shù)較大。所以應(yīng)該集中力量盡快把這些數(shù)據(jù)安全完整的提取出來。
3.2如何接收新的業(yè)務(wù)移交檔案
新版信息系統(tǒng)在前臺柜員處就基本形成了業(yè)務(wù)電子檔案,并自動生成了檔案號及卷內(nèi)目錄。原來是以3號令為依據(jù),按照申報(bào)、待遇、發(fā)放、關(guān)系、綜合等科室為單位這樣分門別類收錄管理?,F(xiàn)在移交檔案中心時,因?yàn)楦鳂I(yè)務(wù)科室基本合并了,所以如何編碼,以經(jīng)辦人還是經(jīng)辦業(yè)務(wù)歸類,還是經(jīng)辦業(yè)務(wù)時間為規(guī)則就是一個亟待解決的問題。所以應(yīng)該盡快完善新的業(yè)務(wù)規(guī)范,讓檔案整理子系統(tǒng)在檔案移交接收時更加清晰明確。
3.3存儲工具選擇應(yīng)該以安全多樣為主
數(shù)據(jù)存儲應(yīng)該以安全為主,實(shí)現(xiàn)多樣保存。現(xiàn)在的電子數(shù)據(jù)備份以刻光盤為主,筆者建議不僅要刻光盤,而且要應(yīng)用大容量硬盤。把數(shù)據(jù)存入多種存儲介質(zhì)、多備份、分室密封保存。這樣才能最大程度保證檔案管理數(shù)據(jù)的安全。
3.4查詢應(yīng)用方面要嚴(yán)格分級控制
除可以操作業(yè)務(wù)系統(tǒng)的柜員及領(lǐng)導(dǎo)正常發(fā)放系統(tǒng)Ukey、設(shè)置相關(guān)權(quán)限外,其他內(nèi)部員工應(yīng)只保留查詢賬號。針對現(xiàn)在系統(tǒng)的成熟度及安全系數(shù),檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)盡量使用內(nèi)網(wǎng)專線不要連接外網(wǎng),只能在內(nèi)網(wǎng)使用并實(shí)時做好防毒殺毒措施。對于想查詢信息的外單位和個人應(yīng)該實(shí)行區(qū)別對待。系統(tǒng)應(yīng)在條件允許的情況下設(shè)置對外信息窗口及設(shè)備。單位勞資人員經(jīng)社保局業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或檔案中心領(lǐng)導(dǎo)同意可以發(fā)放臨時查詢權(quán)限。個人可以使用身份證讀卡器或者人臉識別在大廳一體機(jī)上查詢自己的基本信息。需要打印或者修改的需要提請相關(guān)工作人員處理。
3.5社保檔案中心要對社保檔案整理子系統(tǒng)擁有最高權(quán)限來管理社會保險(xiǎn)檔案信息
社保檔案中心要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》及《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》等法律、規(guī)范來進(jìn)行檔案管理工作及檔案管理人員的培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。按照工作人員接觸檔案工作的范圍發(fā)放相應(yīng)的Ukey,并設(shè)置相關(guān)權(quán)限的最高權(quán)限。這樣才能使社保檔案整理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更加安全。同時相應(yīng)的歷史數(shù)據(jù)也需要擁有相關(guān)權(quán)限來完善整理。
4總結(jié)
>> 淺談新形勢下加強(qiáng)村級財(cái)務(wù)管理的對策及建議 新形勢下加強(qiáng)人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀及建議 新形勢下如何加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備管理工作的思考 在新形勢下應(yīng)如何加強(qiáng)礦山的設(shè)備管理 新形勢下應(yīng)如何加強(qiáng)礦山的設(shè)備管理 新形勢下加強(qiáng)外來務(wù)工人員管理的幾點(diǎn)建議 對新形勢下加強(qiáng)發(fā)電企業(yè)財(cái)務(wù)管理的策略建議 新形勢下加強(qiáng)土地管理的幾點(diǎn)建議 探析新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的幾點(diǎn)建議 新形勢下加強(qiáng)檔案管理工作的對策建議 對新形勢下加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)督管理工作的建議 新形勢下加強(qiáng)城建檔案管理的對策與建議 新形勢下加強(qiáng)出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的幾點(diǎn)建議 淺析新形勢下的鐵路設(shè)備管理 新形勢下加強(qiáng)基層黨支部建設(shè)工作的意義及實(shí)踐分析 關(guān)于新形勢下加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理的實(shí)踐與思考 淺談新形勢下提高用電管理的方法及建議 新形勢下央行嚴(yán)格會計(jì)財(cái)務(wù)管理的主要措施及建議 新形勢下加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理的思考 依法加強(qiáng)新形勢下的保密管理 常見問題解答 當(dāng)前所在位置:,2012-11-16.
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1 新時期__(集團(tuán))公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化
近年來,隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化,企業(yè)發(fā)展步伐的加快,特別是為落實(shí)省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實(shí)施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神,__煤業(yè)(集團(tuán))公司依靠煤炭資源優(yōu)勢,引進(jìn)國內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。__四礦以改擴(kuò)建為主要項(xiàng)目與泰國萬浦集團(tuán)合資成立__中泰礦業(yè)有限公司;與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項(xiàng)目意向書;出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項(xiàng)目、__興鶴發(fā)電有限責(zé)任公司2×600mw火電廠項(xiàng)目。圍繞做強(qiáng)做大煤炭主業(yè),加強(qiáng)外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司,共同建設(shè)__煤電十一礦;整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作,對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義,企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。
2 企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響
2.1煤炭資源整合,需要對資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更,需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測資料和煤炭基本建設(shè)資料,如何管理好這些檔案資料,是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。
2.2引進(jìn)外資及對外投資合作建設(shè)新項(xiàng)目,企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局,帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的要求,成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。
面對新形勢,我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。
2.2.1 煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要,__集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員,對整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù),對礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患(瓦斯、煤塵、頂板、水、火),決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以,整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面,即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起,就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,設(shè)立檔案室,配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對檔案資料的收集整理。這樣,才能保證資料的齊全完整,科學(xué)規(guī)范,為今后礦井順利通過竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ),為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
2.2.2 外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題
人力實(shí)習(xí)周記一
實(shí)習(xí)的一周時間真是飛快,從開始實(shí)習(xí)都已經(jīng)半個月了。在感嘆實(shí)習(xí)時間過得快之時,也在慢慢地適應(yīng)了實(shí)習(xí)生活節(jié)奏,但與真正的職場生活還有一定的距離,可能與工作壓力、工作內(nèi)容和工作關(guān)系等方面不一樣有關(guān)系吧,不過對于實(shí)習(xí)日子還是覺得很充實(shí)、很值得。
下面繼續(xù)對本周的實(shí)習(xí)工作進(jìn)行一下總結(jié):
1、實(shí)習(xí)第一周的工作內(nèi)容
(1)負(fù)責(zé)公司員工出差報(bào)銷信息更新;
(2)協(xié)助分類整理勞動合同檔案;
(3)撰寫公司校園招聘文案;
(4)協(xié)助掃描和整理公司法律文件;
(5)制作校園招聘宣講會PPT;
(6)整理員工考勤信息。
(7)設(shè)計(jì)校園大使招募活動海報(bào)。
2、實(shí)習(xí)第一周的工作總結(jié)
(1)收獲:工作內(nèi)容比第一周實(shí)習(xí)更多了、工作節(jié)奏也更快了、工作難度也更大了,但這也是自己在實(shí)習(xí)前所想要的、看到的,因?yàn)檫@樣才會鍛煉和提升個人的能力,特別是當(dāng)面對工作任務(wù)時,所采取的工作心態(tài)、工作方法、工作思維對工作順利完成的影響,感覺這一周在各種程度提高后,受益匪淺。同時,懂得了隨時詢問清楚再開展工作、及時匯報(bào)工作進(jìn)展情況,以及主動找事情幫助等,這在學(xué)校里是不可能會有這樣的意識的。相信隨著實(shí)習(xí)時間和工作內(nèi)容的深入,接觸的東西和獲得的成長會更多。
(2)不足:這一周在實(shí)習(xí)過程中存在地不足地方是制作方案時只是向上級提供一種方案,而沒有用兩種方案供上級來選擇和決定,所以打算下周在寫校園招聘文案和其他方案時,至少要制作兩種的方案出來讓上級來選擇。還有就是在沒有事情做時,主動詢問其他同事關(guān)于專業(yè)問題缺乏積極性,不太敢于詢問與工作無關(guān)的內(nèi)容,這是要盡快改善的地方。
3、 實(shí)習(xí)第一周的工作感受
在這一周實(shí)習(xí)里,除了在辦公室聽到本部門相關(guān)的事外,也多少聽到了關(guān)于行業(yè)前途的一些事。的確,技術(shù)和市場等直接創(chuàng)造價值的部門和崗位,是比較有前途的,而對于管理、行政和采購等間接為企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤的后勤行業(yè)而言,發(fā)展前景不是很讓人青睞。當(dāng)聽到和感受到時,多少還是有所觸動的,但觸動的只是想到未來可以獲得更多的名利,卻沒有改變自己對人力資源行業(yè)的決心。既然在認(rèn)識后作出從事人力資源行業(yè)了,就要堅(jiān)持下去,不能被其他事物所誘惑而輕易放棄之前的所有努力。而現(xiàn)在在接下來的實(shí)習(xí)中要做到的就是好好認(rèn)真對待每個工作,努力做得更好,真正為畢業(yè)后的職業(yè)道路打下一定的基礎(chǔ),自己也相信可以做得到。
人力實(shí)習(xí)周記二2
(第一周)
實(shí)習(xí)內(nèi)容:
在人力資源處進(jìn)行畢業(yè)實(shí)習(xí),開始的一周主要是進(jìn)行崗前培訓(xùn),公司主管介紹了一下公司的規(guī)章制度,企業(yè)文化等內(nèi)容,接下來進(jìn)行為期一周的培訓(xùn),進(jìn)行安全教育,期間重點(diǎn)熟悉人力資源處的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案,根據(jù)工作需要合理如何調(diào)配人力,如何開展職工的招聘,考核,獎懲,辭退工作,做好各類先進(jìn)人物,各類獎勵人選和人才基金資助對象的推薦工作,如何開展職工轉(zhuǎn)正,定級,定職,和專業(yè)技術(shù)資格評審聘任的具體組織工作,熟悉日常職工管理工作,包括考勤管理,出入境審批,職工攻讀在職研究生的選拔和管理;如何開展職工的工資,津貼,補(bǔ)貼和離退人員離退費(fèi)的發(fā)放工作,審批加班費(fèi),節(jié)日酬金,探親路費(fèi)等人員費(fèi)用;人事檔案的管理過程等日常工作環(huán)節(jié),力爭通過一周的培訓(xùn)盡快勝任工作崗位
心得體會:
今天是周六,挑一個晴朗的早晨記下我第一周來的實(shí)習(xí)心得實(shí)習(xí),雖然不是真正的工作,但卻是我工作生涯的一個起點(diǎn),也是從學(xué)生過渡到工作人士的一個不可或缺的必經(jīng)階段剛進(jìn)入公司的第一天,一切都很陌生,也很新鮮一張張陌生的面孔,不認(rèn)識但是都面帶微笑很友善一周的時間很快就過去了,在這一周里,我盡量讓自己更快地去適應(yīng)環(huán)境,更快地融入這個大集體中,因?yàn)橹挥泻蜕纤尽⑼露继幚砗藐P(guān)系,才能有利于自己工作的展開
(第二周)
實(shí)習(xí)內(nèi)容:
充實(shí)的崗前培訓(xùn)結(jié)束了,迎來第二周的具體工作,本周主要是接觸的是的人事檔案管理建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵通過一周的時間我大致的經(jīng)歷以下過程:1、對人事材料的歸檔,首先要對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔要求,其次,按照材料的屬性,內(nèi)容,確定其歸檔的具置,再次在目錄上補(bǔ)登材料的名稱;最后將新材料放入檔案 2檢查核對檔案,對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,并對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放放錯誤等 3人事檔案的傳遞,一般是由于工作變動引起的 4人事檔案保密制度的學(xué)習(xí)作為專業(yè)人員不得擅自將人事檔案內(nèi)容泄露,嚴(yán)守秘密5人事檔案的統(tǒng)計(jì),主要包括對人事檔案的數(shù)量,材料收集補(bǔ)充情況,檔案保管情況,利用情況庫房設(shè)備情況和人事檔案工作人員情況的統(tǒng)計(jì)
心得體會:
通過為期一周的人事檔案的接觸,使我明白了人事檔案是考慮了解干部的重要手段,是人事制度改革必不可少的依據(jù),為人事制度改革提供了信息支持人事檔案是培養(yǎng),考察,預(yù)測,人才的重要手段,是實(shí)現(xiàn)人力資源的重要依據(jù),能否建立一支知識化,年輕化,專業(yè)化的醫(yī)療隊(duì)伍,人才是基礎(chǔ),前提,關(guān)鍵一份人事檔案可以完整提供一個全面信息為發(fā)現(xiàn)人才,培養(yǎng)人才和使用人才提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)
(第三周)
實(shí)習(xí)內(nèi)容:
本周主要學(xué)習(xí)的人力資源規(guī)劃流程的設(shè)計(jì)方案,目前對人力資源配置,需求提出了五年發(fā)展規(guī)劃:1)臨床、醫(yī)技、護(hù)理、機(jī)關(guān)、后勤等各部門人員配備齊全,人才梯隊(duì)建設(shè)、學(xué)歷層次、人才結(jié)構(gòu)、人才厚度明顯優(yōu)化2)爭取造就市內(nèi)乃至國內(nèi)一批具有影響力的學(xué)科帶頭人,創(chuàng)立一批知名的特色專業(yè)3)營造規(guī)范有序、公平競爭、人才輩出的氛圍從體制、機(jī)制上創(chuàng)造有利于人才成長成功的良好環(huán)境
心得體會:
人力資源規(guī)劃是人力資源開發(fā)與管理的重要部分,是為達(dá)到戰(zhàn)略目標(biāo)與戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)根據(jù)目前的人力資源狀況,為了滿足未來一段時間內(nèi)的人力資源質(zhì)量和數(shù)量方面的需要,決定引進(jìn)、保持、提高、流出人力資源所作的預(yù)測和相關(guān)事項(xiàng)
(第四周)