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篇(1)

關(guān)鍵詞：檔案管理 調(diào)整 意義 現(xiàn)代化 措施

中圖分類號(hào)：F 326 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的環(huán)境也發(fā)生了改變。企業(yè)和事業(yè)單位都需要轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理的工作模式，促使內(nèi)部檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。如今，檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其現(xiàn)代化的意義，促進(jìn)企事業(yè)單位的工作順利發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理還具有一定的優(yōu)勢，企事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現(xiàn)代化管理中比較先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。檔案管理一定能夠在企事業(yè)單位的經(jīng)營管理中發(fā)揮重要的作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)條件

要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當(dāng)中，有些還是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內(nèi)容如下：

（一）經(jīng)濟(jì)條件

管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)首先就需要進(jìn)行相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，這便會(huì)涉及資金的投入問題。不管是所投入的設(shè)備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數(shù)字化檔案館，所需要投入的資金更多。

（二）技術(shù)條件

實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化最重要的是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，所以也可以說科學(xué)技術(shù)水平直接影響了檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的建設(shè)。

（三）社會(huì)檔案意識(shí)

所謂檔案意識(shí)主要是指人們對(duì)于檔案的認(rèn)知，也是人們的主觀反映，從另一個(gè)層面來說也就是人們是否能夠認(rèn)識(shí)到檔案自身的價(jià)值和對(duì)社會(huì)發(fā)展所產(chǎn)生的影響。此外，檔案意識(shí)還包括社會(huì)對(duì)其的認(rèn)識(shí)，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識(shí)在檔案發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，以使整個(gè)社會(huì)都具有檔案意識(shí)[1]。綜上所述，只有為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，才能夠使其順利的完成，充分發(fā)揮其所具有的作用與意義。

二、現(xiàn)代化檔案管理意義

（一）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)與傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)相比較存在很大的不同，主要表現(xiàn)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)是否獲得良好的發(fā)展并不是由資本、資源、技術(shù)等因素決定的，而是在于知識(shí)的不斷積累與利用。同時(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是以信息產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ)，其主要強(qiáng)調(diào)了信息服務(wù)的智能化、信息化[2]。所以，知識(shí)經(jīng)濟(jì)能夠按照人們的需要提供相應(yīng)的服務(wù)。

鑒于知識(shí)經(jīng)濟(jì)本身的特點(diǎn)，社會(huì)在信息方面的需求，信息技術(shù)快速發(fā)展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會(huì)能夠要求相關(guān)的信息部門利用其自身所具有的能力對(duì)信息進(jìn)行處理與控制，并為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上使信息發(fā)生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰(zhàn)。檔案部門作為信息部門的一部分，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施以面對(duì)所要到來的挑戰(zhàn)。其應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化的管理方式，使檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，使其能夠更好地為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。如果檔案管理工作不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，便不能夠充分發(fā)揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。

（二）增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力

我國黨和政府在進(jìn)入21世紀(jì)以后，很快就提出了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，在一定程度上體現(xiàn)了人們生態(tài)和環(huán)境保護(hù)意識(shí)。該戰(zhàn)略的提出是在不影響后代的發(fā)展的前提下，獲得所需要的物質(zhì)，其還強(qiáng)調(diào)了經(jīng)濟(jì)同環(huán)境的協(xié)調(diào)發(fā)展，使人類生存能夠與自然達(dá)到和諧發(fā)展的目的，并讓現(xiàn)實(shí)同未來之間相統(tǒng)一。

檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的延伸。在檔案管理方面落實(shí)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是很有的必要的，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，其是人類在發(fā)展過程中新的構(gòu)成部門，人們總體發(fā)展情況決定了檔案管理的發(fā)展，并利用檔案中的相關(guān)信息為人類提供相應(yīng)的信息服務(wù)，為促進(jìn)人類發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。其次，進(jìn)行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現(xiàn)階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)過于單一、檔案信息的不充足與社會(huì)需求之間所存在的問題、先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發(fā)展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現(xiàn)代化發(fā)展過程中只是借鑒國外的發(fā)展模式和經(jīng)驗(yàn)，沒有先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)作為支撐，將會(huì)使我國檔案事業(yè)完全落后于我國社會(huì)的發(fā)展。

（三）帶動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展

我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)兩者之間的發(fā)展是一個(gè)整體，在這個(gè)整體當(dāng)中，雖然每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都會(huì)互相產(chǎn)生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個(gè)統(tǒng)一的整體。檔案管理工作在我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)兩者發(fā)展過程中具有重要的意義與作用，是其發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發(fā)展也會(huì)在一定程度上受到其中各個(gè)環(huán)節(jié)的制約，其也會(huì)對(duì)我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發(fā)展的重要保障，也是其同我國社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和諧發(fā)展的重要依據(jù)[4]。

自從實(shí)施了改革開放政策，我國在現(xiàn)代化建設(shè)方面得到快速的發(fā)展，使我國經(jīng)濟(jì)得到了崛起，社會(huì)不斷進(jìn)步。檔案管理工作是同其他事業(yè)共同發(fā)展的，如果不在現(xiàn)代化建設(shè)過程中注重自身的建設(shè)，那么便會(huì)失去發(fā)展的動(dòng)力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)的整體發(fā)展。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，為社會(huì)提供所需要的相關(guān)檔案信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。此外，檔案管理與我國社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的促進(jìn)作用，以便使社會(huì)經(jīng)濟(jì)達(dá)到理想水平。

三、優(yōu)化檔案管理工作的措施

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念

為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時(shí)，要學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，重新認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的意義所在[5]?，F(xiàn)代化的企業(yè)管理注重科學(xué)發(fā)展觀，其應(yīng)該符合國家的戰(zhàn)略要求。檔案管理工作當(dāng)中也應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作的核心內(nèi)容，并從人民的角度來進(jìn)行檔案的信息管理工作。檔案管理的創(chuàng)新也需要走為人民服務(wù)的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業(yè)單位的公開信息，了解政府的最新動(dòng)向和政策變化。新的時(shí)代造就了新的科學(xué)技術(shù)，信息化技術(shù)的出現(xiàn)正符合了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統(tǒng)，并將檔案管理所收錄的信息進(jìn)行有效的利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。檔案管理人員在工作當(dāng)中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。

（二）規(guī)范檔案管理工作

目前狀態(tài)下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作中的失誤，造成檔案的重復(fù)收錄或者對(duì)檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理部門需要規(guī)范自身的管理工作，促使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數(shù)量以及質(zhì)量，并按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)來收錄檔案信息。管理人員還應(yīng)該為卷宗進(jìn)行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，將紙質(zhì)版的檔案盡量轉(zhuǎn)化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統(tǒng)歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關(guān)鍵字，就能夠找到相關(guān)的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規(guī)定和要求。我國已經(jīng)對(duì)檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要?dú)w檔的文件處理辦法。規(guī)定中指出，對(duì)于該類文件需要立即銷毀，并不準(zhǔn)檔案管理人員透漏關(guān)于文件的任何信息。

（三）增強(qiáng)檔案管理功能

檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標(biāo)準(zhǔn)。提高了檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠更好地優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作應(yīng)該設(shè)置專門的管理人員，每個(gè)人需要負(fù)責(zé)的檔案功能不同，其所執(zhí)行的義務(wù)也不同。檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，并將為人民服務(wù)這一理念貫穿整個(gè)工作流程當(dāng)中，就能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。良好的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)能夠使檔案管理人員接觸到更加先進(jìn)的管理理念和管理模式。管理人員學(xué)習(xí)了更加專業(yè)的技能以后，就能夠提升自身的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)也是為了轉(zhuǎn)變其服務(wù)意識(shí)，樹立起工作的責(zé)任心。

如今，檔案管理已經(jīng)被賦予了非常重要的責(zé)任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關(guān)注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理體系的建設(shè)。檔案管理部門的管理水平提升直接關(guān)乎到檔案是否能夠發(fā)揮其巨大的效用?？偠灾?，我國的檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質(zhì)，促使檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升，使檔案實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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篇(2)

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；策略；制度；電子檔案

學(xué)校檔案管理是學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，包含了學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的各類資料，是學(xué)校開展各項(xiàng)評(píng)估工作，衡量學(xué)校管理水平及教育質(zhì)量的重要依據(jù)。當(dāng)前信息化時(shí)代下，學(xué)校檔案信息日漸增多，而學(xué)校檔案管理工作本身較為繁雜細(xì)致，不僅需要注入滿腔的熱情，科學(xué)的態(tài)度，而且需要積極優(yōu)化工作的方式方法，有效加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，以應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。

一、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的意義

作為教育事業(yè)的重要組成部分，學(xué)校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展歷史及教育教學(xué)工作的進(jìn)程，承載著學(xué)校演變過程中的重要信息資源及教育教學(xué)成果，是學(xué)校教學(xué)水平的重要體現(xiàn)，切實(shí)維護(hù)了黨和國家的歷史面貌。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，并充分予以充分有效地利用，對(duì)學(xué)校教學(xué)科研工作的順利開展及教育事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。學(xué)校檔案中的教育資料信息能為教師開展教學(xué)工作及教學(xué)科研提供有益的借鑒，充分地體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，為教育工作者研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)提供寶貴的歷史資料。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理并有效分析，能幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，不斷總結(jié)學(xué)校形象建設(shè)的成效，從而能夠迅速、高效地為教育科研以及學(xué)校的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學(xué)校檔案是學(xué)校文化的重要組成部分，擁有科學(xué)文化的歷史屬性，是全校師生智慧的結(jié)晶，其中對(duì)學(xué)校優(yōu)秀傳統(tǒng)、先進(jìn)教師學(xué)生事跡、好人好事等相關(guān)記錄，折射出厚重的學(xué)校人文精神，與學(xué)校文化建設(shè)息息相關(guān)，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，不僅能充分發(fā)揮出其人文導(dǎo)向作用，傳承學(xué)校的人文經(jīng)驗(yàn)成果，而且能促就學(xué)校文化，彰顯出產(chǎn)生較大的凝聚作用、激勵(lì)作用、約束作用及輻射作用，造就積極向上，高昂奮發(fā)的學(xué)校文化氛圍，形成學(xué)校特有的無形的行為準(zhǔn)則，推動(dòng)學(xué)校文化不斷發(fā)展，發(fā)揮出輻射育人的作用，為學(xué)校教育管理提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)及經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)學(xué)校整體發(fā)展。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的策略

（一）健全制度

根據(jù)檔案工作的有關(guān)規(guī)定及要求，健全學(xué)校檔案管理的制度，完善檔案工作各項(xiàng)制度，是規(guī)范檔案管理并做好學(xué)校檔案管理工作的重要保障。一是應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，規(guī)范資料收集制度，收集檔案資料是進(jìn)行檔案管理的首要步驟，應(yīng)予以足夠地重視，檔案管理人員從教師、學(xué)校工作人員、學(xué)生手中全面地收集與學(xué)校教學(xué)、科研、運(yùn)營管理、人事調(diào)動(dòng)等方面的資料，將資料進(jìn)行針對(duì)性地選擇整理之后，歸納入庫。健全檔案收集制度，保證檔案資料收集的有效性和及時(shí)性，而學(xué)校日常工作人員也應(yīng)將新資料及時(shí)交由檔案管理人員歸檔。二是根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定及學(xué)校實(shí)際，建立科學(xué)的學(xué)校檔案管理歸檔制度，明確歸檔的范圍，在制度中詳細(xì)規(guī)定需要?dú)w入檔案的資料，確保所入檔的資料能明確反映學(xué)校的教育教學(xué)管理活動(dòng)及工作，以一定的歸檔價(jià)值為學(xué)校的今后工作提供重要依據(jù)和參考。資料歸檔后，根據(jù)要求完善其后期鑒定、整理工作，將檔案資料進(jìn)行分類，可分成教育、教學(xué)、科研、行政、人事、財(cái)務(wù)等幾大部分，將檔案資料歸入到各個(gè)分類之下，保證每個(gè)檔案具有歷史性及延續(xù)性，檔案之間是既相互獨(dú)立，又相互呼應(yīng)的關(guān)系。與此同時(shí)，根據(jù)需要編制學(xué)校檔案分類方案及保管期限表，使檔案工作實(shí)現(xiàn)有章可循，有效保證檔案的質(zhì)量。此外，還應(yīng)定期鑒定檔案，對(duì)重要檔案進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注及特別保存，對(duì)沒有價(jià)值的檔案，經(jīng)仔細(xì)審核后，予以銷毀處理。通過健全檔案管理各項(xiàng)制度，規(guī)范學(xué)校檔案的收集、歸檔、立卷、分類、保管、利用等各項(xiàng)流程，保證學(xué)校檔案管理工作的順利開展。

（二）細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容

學(xué)校檔案管理工作記錄學(xué)校的發(fā)展過程，涉及面廣，內(nèi)容繁多，環(huán)節(jié)甚多，因而細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容，能使檔案管理有條不紊地開展。一是對(duì)教學(xué)科研文件形成和積累進(jìn)行有效管理，學(xué)校檔案管理并非孤立存在的，而是與教學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)緊密聯(lián)系，因而在檔案管理中，應(yīng)將教學(xué)檔案、計(jì)劃管理、課題管理和成果管理有機(jī)地結(jié)合起來，保證教研材料的形成環(huán)節(jié)、積累環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)、督促環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等得以同步開展。二是充分開發(fā)并利用教學(xué)檔案，將學(xué)校檔案的信息資源進(jìn)行資源共享，為廣大教師及學(xué)生做好教學(xué)、科研的輔助工作，滿足學(xué)校教育管理的需要，為教學(xué)管理業(yè)務(wù)部門、教師教學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)處理、學(xué)生管理提供第一手的資料及有益依據(jù)，以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，保證教研工作及學(xué)生管理工作的順利開展。為提升學(xué)校檔案的利用效果，學(xué)校檔案室可與教務(wù)處、科研處等各部門緊密聯(lián)系，及時(shí)了解、掌握并跟蹤學(xué)校重大的教學(xué)科研活動(dòng)，開展針對(duì)性的服務(wù)，并定期向廣大師生公布與學(xué)校教育教學(xué)科研有關(guān)的檔案資料目錄信息，不僅大大節(jié)約了使用者時(shí)間及精力， 而且有效提高了檔案資源的利用率。三是在堅(jiān)持收集并整理檔案資料的基礎(chǔ)上，積極分析教育教學(xué)管理對(duì)檔案工作的要求，開展教學(xué)編研。例如，編研與教學(xué)科研有關(guān)的檔案參考資料，從而為學(xué)校師生提供更為全面，系統(tǒng)的檔案信息，服務(wù)于教學(xué)科研工作；或是將本校的觀摩課、公開課等教案匯編成專題匯集，充分發(fā)揮其教育價(jià)值，或是將教師的教學(xué)方法及經(jīng)驗(yàn)編輯成為教學(xué)法編研材料，利于教師進(jìn)行教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的交流，提升教育教學(xué)的效果，選編一些優(yōu)秀教師簡介，或是本校優(yōu)秀畢業(yè)生簡介，提高學(xué)校的社會(huì)知名度，利于學(xué)校教育。通過細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容，以加強(qiáng)并提升學(xué)校檔案管理的成效。

（三）推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用

隨著科技的不斷深入發(fā)展，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷普及，電子檔案在各行各業(yè)中發(fā)展起來，并成為企事業(yè)單位檔案管理的主要模式。作為由計(jì)算機(jī)保存的信息資料的電子檔案，相比紙質(zhì)檔案不僅提高了檔案儲(chǔ)存管理的效率與時(shí)間，而且還節(jié)省了大量的紙張資源。但是我學(xué)校的檔案管理水平依然落后，管理效率也十分低，推進(jìn)學(xué)校電子檔案的應(yīng)用是當(dāng)前必須面對(duì)的一個(gè)任務(wù)。首先要改變檔案管理思想，電子檔案是信息社會(huì)高度發(fā)達(dá)的產(chǎn)物，是當(dāng)今社會(huì)檔案管理的主要模式。對(duì)于學(xué)校檔案管理部門，必須改變自身的檔案管理思想，不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，聯(lián)系一些在電子檔案管理技術(shù)方面比較成熟的大學(xué)，進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，切實(shí)感受電子檔案為檔案管理工作所帶來非常大的作用，才能實(shí)現(xiàn)把電子檔案引入自身的工作模式中，同時(shí)引進(jìn)他們電子檔案管理一些技術(shù)。其次增加硬件設(shè)備的投入。有了觀念的及時(shí)更近，還需要硬件設(shè)備的投入，硬件設(shè)備是最終實(shí)現(xiàn)電子檔案得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，校方可在完全分析檔案管理部門申請意見的基礎(chǔ)條件上，拿出部分資金購買相關(guān)硬件設(shè)備。對(duì)于資金比較困難學(xué)校，可向社會(huì)求助，比如邀請一些企業(yè)進(jìn)行贊助，以幫助學(xué)校構(gòu)建起電子檔案管理環(huán)境。最后積極更新軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)作為不斷提升電子檔案管理的方式方法，對(duì)學(xué)校的管理有非常大的幫助，需要學(xué)校完全分析自身規(guī)模、學(xué)生數(shù)量和檔案管理工作需求狀況，要積極定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫軍穎.探討新時(shí)期學(xué)校檔案管理如何創(chuàng)新[J].才智，2016（13）.

篇(3)

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)據(jù)庫 管理

中圖分類號(hào)：U612.32 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）01（b）-0-01

在現(xiàn)代化航道建設(shè)以及船舶生產(chǎn)過程中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案數(shù)據(jù)文件，記錄了工程建設(shè)、行政管理、設(shè)備維護(hù)等各種類型的信息。典型的檔案文件包括。

1）文本檔案，例如各類審批文件、協(xié)議合同、工程設(shè)計(jì)技術(shù)報(bào)告、材料清單、設(shè)備說明文檔、設(shè)備維護(hù)記錄、會(huì)議記錄、質(zhì)檢記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、檢驗(yàn)證書等；

2）圖片檔案，例如工程設(shè)計(jì)圖紙、模型圖、施工圖、竣工圖、設(shè)備圖冊、工具圖紙等；

3）視頻檔案，例如宣傳廣告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告視頻等。這些海量數(shù)據(jù)，為設(shè)備及人員管理、項(xiàng)目立項(xiàng)及驗(yàn)收等提供有力的信息和技術(shù)支持。而有效地管理和維護(hù)各類檔案文件，將關(guān)系到航道系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，設(shè)備的妥善維護(hù)，以及經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

1 有效的檔案管理的意義

1.1 有效的檔案管理保證航道系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)

當(dāng)前航道系統(tǒng)發(fā)展迅速，且各部門職責(zé)明確，分工清晰，專業(yè)性強(qiáng)。有效的檔案管理，包括各類文檔的分類保存，能保證各部門之間的相互協(xié)調(diào)與合作，并且為整體的運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息依據(jù)。

1.2 有效的檔案管理為工程建設(shè)提供技術(shù)支持

航道和船舶工程建設(shè)，需要大量的設(shè)計(jì)和技術(shù)文檔，這些技術(shù)文檔，包括工程設(shè)計(jì)圖、設(shè)備說明文檔等，是工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，而有效的組織和管理這些技術(shù)文檔，不僅能夠?yàn)楦鞑块T提供必要的技術(shù)支持，而且能顯著的提高工程效率。

1.3 有效的檔案管理保證設(shè)備的正常維護(hù)

在航道系統(tǒng)的運(yùn)營中，各種設(shè)備的零部件不可避免的會(huì)出現(xiàn)損耗和故障，這個(gè)時(shí)候，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)故障并更換零部件，對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)作，意義重大。

2 傳統(tǒng)檔案管理模式的不足

傳統(tǒng)檔案管理，通常采用文件系統(tǒng)管理模式。在信息科學(xué)中，文件系統(tǒng)是指操作系統(tǒng)中用來管理輔助存儲(chǔ)器上數(shù)據(jù)的子系統(tǒng)，通常情況下，各種檔案文件單獨(dú)存在，根據(jù)具體應(yīng)用進(jìn)行儲(chǔ)存和管理。而文件系統(tǒng)具有如下缺點(diǎn)。

2.1 檔案數(shù)據(jù)共享性差，冗余度大

相同的數(shù)據(jù)集合在不同的系統(tǒng)中使用時(shí)，經(jīng)常需要重復(fù)定義和重復(fù)存儲(chǔ)。例如，生產(chǎn)部門會(huì)保存各種生產(chǎn)設(shè)備的使用記錄，而這些設(shè)備在維修部門也會(huì)有相應(yīng)的記錄，其中所用到的設(shè)備信息很多都是重復(fù)的。相同的數(shù)據(jù)不能被共享，就會(huì)造成數(shù)據(jù)冗余。

2.2 數(shù)據(jù)不一致

由于相同數(shù)據(jù)的重復(fù)存儲(chǔ)、單獨(dú)管理，給數(shù)據(jù)的修改和維護(hù)帶來了困難，容易造成數(shù)據(jù)不一致。例如，上述的維修部門對(duì)生產(chǎn)部門信息進(jìn)行了修改，而生產(chǎn)部門沒有修改維修部門的相應(yīng)信息，結(jié)果造成了同一個(gè)生產(chǎn)設(shè)備信息的兩個(gè)副本不一致。

2.3 數(shù)據(jù)獨(dú)立性差

由于檔案文件與具體的應(yīng)用聯(lián)系緊密，如果檔案文件的結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，必須修改相應(yīng)的應(yīng)用的數(shù)據(jù)處理方法。

2.4 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化程度低

在文件系統(tǒng)中，檔案文件之間是孤立的，從整體上看是無結(jié)構(gòu)的，沒有反應(yīng)現(xiàn)實(shí)世界事物之間的內(nèi)在聯(lián)系，所以很難對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的組織以適應(yīng)不同應(yīng)用的需要。

基于以上分析，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需求，而數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，憑借其自身的優(yōu)勢，在現(xiàn)代化的檔案管理中，逐步表現(xiàn)出其重要的作用。

3 現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案管理中的作用

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫技術(shù)已經(jīng)逐步成熟，并成為自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中不可或缺的一部分。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的功能及其在檔案管理中的作用如下。

3.1 數(shù)據(jù)庫技術(shù)保證完整信息和通用功能

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠存儲(chǔ)每個(gè)文件的結(jié)構(gòu)和格式，這些信息是為所有應(yīng)用而設(shè)計(jì)。因此，不管是行政部門還是生產(chǎn)部門對(duì)檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都能夠相應(yīng)的提供數(shù)據(jù)管理服務(wù)。數(shù)據(jù)庫的這種通用性，抽象了所有檔案文件數(shù)據(jù)，便于檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理。

3.2 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠提供檔案數(shù)據(jù)的不同視圖

現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫技術(shù)能夠支持很多不同的應(yīng)用和用戶，不同的用戶或者應(yīng)用對(duì)數(shù)據(jù)會(huì)有不同的顯示要求，即不同的視圖。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠提供定義、維護(hù)和操縱視圖的機(jī)制，使得查詢結(jié)果能夠適應(yīng)不同的用戶或者應(yīng)用的需求。

3.3 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠控制冗余，支持?jǐn)?shù)據(jù)共享

如前所述，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)很多冗余，而數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以根據(jù)所有用戶的管理需求，綜合考慮所有視圖，并集成為一個(gè)邏輯模式，這樣，即使是不同的應(yīng)用，系統(tǒng)都可以調(diào)用唯一的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，并提供相應(yīng)視圖，這樣即可避免冗余。同時(shí)，正因?yàn)閿?shù)據(jù)的存儲(chǔ)獨(dú)立于具體的應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)允許多個(gè)用戶或者應(yīng)用同時(shí)訪問相同的檔案數(shù)據(jù)，并提供并發(fā)控制機(jī)制，由此保證數(shù)據(jù)共享。

3.4 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制

數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制在檔案管理中起到非常重要的作用。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有一個(gè)系統(tǒng)恢復(fù)子系統(tǒng)，該子系統(tǒng)保證了數(shù)據(jù)庫的正確性，即使在系統(tǒng)發(fā)生硬件或者軟件故障時(shí)，也能夠及時(shí)將其恢復(fù)到正確狀態(tài)。

4 應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)時(shí)需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)

盡管數(shù)據(jù)庫技術(shù)能夠有效提高檔案管理的效率，當(dāng)前檔案管理模式仍然是采用了傳統(tǒng)的文件系統(tǒng)模式，在由傳統(tǒng)模式過渡到信息化模式的過程中，有些關(guān)鍵點(diǎn)需要注意。

4.1 不同類型數(shù)據(jù)的整合

由于數(shù)據(jù)庫技術(shù)需要所有數(shù)據(jù)電子化，因此所有的文本、圖片和視頻數(shù)據(jù)都會(huì)首先轉(zhuǎn)換成電子文件，這樣就涉及到不同類型的數(shù)據(jù)的整合和歸類，并且需要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供多媒體視圖支持。

4.2 重要原始文件的保存

由于數(shù)據(jù)庫中的部分檔案數(shù)據(jù)是從原始文件轉(zhuǎn)換而來，比如紙質(zhì)文檔和設(shè)計(jì)圖紙，這些原始文件也有著非常重要的參考價(jià)值，因此，有時(shí)候重要的原始文件需要妥善保管，并和數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)相對(duì)應(yīng)。這樣，如果數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)發(fā)生了損失，這些原始文件就能起到很好的恢復(fù)參考作用。綜上所述，有效的航道檔案管理意義重大，而在現(xiàn)代化的檔案管理模式中，信息化技術(shù)能起到非常重要的作用，能夠有效的提高管理效率，并極大的提高經(jīng)濟(jì)效益。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，是當(dāng)前不斷增長的生產(chǎn)和發(fā)展的需求，也是未來檔案管理模式發(fā)展的趨勢。

參考文獻(xiàn)

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一、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)檔案記載著一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)依據(jù)和展現(xiàn)，是企業(yè)管理中基礎(chǔ)且重要的一環(huán)，同時(shí)也是企業(yè)文化建設(shè)的基石和積淀、企業(yè)文化的記載者和傳遞者。因此，有效的企業(yè)檔案管理有利于塑造良好的企業(yè)文化。企業(yè)檔案是以實(shí)物的形式存在的，而企業(yè)文化則是以精神形式存在的，兩者相輔相成，在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中缺一不可。通過有效的檔案管理，企業(yè)可以了解自身的形式和特點(diǎn)，進(jìn)而形成符合自身形象的企業(yè)文化，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)文化塑造的意義

（一）提供決策參考。

每個(gè)企業(yè)都有自身的優(yōu)勢和特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在確立了企業(yè)的發(fā)展方向和政策后，會(huì)組織和倡導(dǎo)企業(yè)文化的建設(shè)，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)投資經(jīng)營數(shù)據(jù)，企業(yè)制度以及員工思想動(dòng)態(tài)等都有一個(gè)直觀的了解，而企業(yè)的檔案管理就承擔(dān)著這一任務(wù)——為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供有效的參考數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的來源。通過這些數(shù)據(jù)、依據(jù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以引導(dǎo)形成富有企業(yè)特色的文化，得到企業(yè)員工的認(rèn)同。

（二）使企業(yè)文化更具針對(duì)性。

企業(yè)檔案猶如企業(yè)發(fā)展的足跡，詳細(xì)記載了企業(yè)各階段各時(shí)期的發(fā)展情況，是一部明確的企業(yè)發(fā)展史，通過翻閱企業(yè)檔案，可以總結(jié)出企業(yè)自身的情況和特點(diǎn)，從而找到適合自身企業(yè)的文化類型，在企業(yè)文化建設(shè)過程中就會(huì)更加準(zhǔn)確和具有針對(duì)性，也更容易引起員工的共鳴，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）對(duì)企業(yè)員工起教育作用。

優(yōu)秀的企業(yè)文化可以激發(fā)員工的工作積極性和責(zé)任心，讓員工有一種家的感覺，保證員工的穩(wěn)定性，由此可見企業(yè)文化對(duì)員工起著一定的教育和引導(dǎo)作用。另外，通過查閱企業(yè)檔案，企業(yè)員工可以了解和熟悉企業(yè)的發(fā)展歷史以及重大事件，激發(fā)進(jìn)取心和使命感，從而和領(lǐng)導(dǎo)上下一心，風(fēng)雨同舟，共創(chuàng)企業(yè)新的輝煌。無論是企業(yè)的檔案管理還是企業(yè)文化建設(shè)，都是為員工服務(wù)，以人為本，對(duì)企業(yè)員工起著重要的教育作用。

三、如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

（一）檔案的積累與收集是基礎(chǔ)。

企業(yè)檔案的積累和收集是非常重要的，而且越詳細(xì)越具體越好，只有這樣，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在倡導(dǎo)企業(yè)文化建設(shè)時(shí)才會(huì)具有企業(yè)自身的個(gè)性和特色，對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)起到良好的促進(jìn)作用。

（二）提高檔案的開發(fā)與利用效率。

檔案的管理不是簡單的收集、儲(chǔ)藏和記錄，而是在檔案的整理過程中，篩選出有價(jià)值的信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行分析和研究，摒棄不好的，總結(jié)有用的，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推陳出新，提高檔案的有效利用率和價(jià)值性。還能通過這些檔案信息對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展以及企業(yè)文化的建設(shè)給出指導(dǎo)和參考，提高檔案的延伸價(jià)值。由此可見，提高檔案的開發(fā)和利用效率有利于企業(yè)文化的建設(shè)。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的文化意識(shí)。

企業(yè)管理人員一方面要加大企業(yè)檔案建設(shè)力度，拓寬檔案部門的職能范疇，增加檔案建設(shè)在文化建設(shè)中的比重。另一方面要強(qiáng)化檔案工作人員的文化意識(shí)，明確檔案管理在文化建設(shè)中的重要意義和作用，逐步形成檔案管理服務(wù)于文化建設(shè)，而良好的文化建設(shè)又能在企業(yè)的檔案管理中不斷地得到升華。（四）引進(jìn)專業(yè)檔案人才。一方面可以從外面引進(jìn)具有高素質(zhì)和專業(yè)性的檔案管理人才，另一方面也要注重企業(yè)內(nèi)部員工的培養(yǎng)，從內(nèi)部提拔，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)素質(zhì)，開拓新思路，培養(yǎng)一批訓(xùn)練有素的專業(yè)檔案管理人員。

四、結(jié)語

篇(5)

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化；管理；創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步，眾多行業(yè)領(lǐng)域中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了信息管理技術(shù)。信息時(shí)代背景下，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時(shí)期信息化發(fā)展的實(shí)際需求。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低。因此，醫(yī)院的檔案管理工作需要通過信息化技術(shù)提高效率，同時(shí)還能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范，達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及高效化。

一、在信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性

在信息時(shí)代背景下，信息管理技術(shù)不斷更新，傳統(tǒng)檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫(yī)院檔案管理能夠更加規(guī)范化。因此，研究檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展問題是十分必要的。首先，檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展才能夠適應(yīng)信息時(shí)代新時(shí)期的社會(huì)需求。信息技術(shù)更新升級(jí)不斷加快，社會(huì)信息化不斷增強(qiáng)，從而醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展十分關(guān)鍵。社會(huì)信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對(duì)于時(shí)效性強(qiáng)、具有較高價(jià)值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫(yī)院只有做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，才能夠滿足信息化發(fā)展帶來的實(shí)際需求。其次，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能有助于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，需要大量的優(yōu)秀人才引進(jìn)。人事檔案相關(guān)材料管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優(yōu)化分配，實(shí)現(xiàn)優(yōu)秀學(xué)科人才能力能夠充分發(fā)揮，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步可持續(xù)發(fā)展。通過利用信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，可以引進(jìn)和培養(yǎng)更多的優(yōu)秀學(xué)科人才加入到醫(yī)療隊(duì)伍中，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息更加充分的開發(fā)，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。最后，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平。目前來看，多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展方面確實(shí)有所關(guān)注，但是實(shí)際上效果并不十分理想，醫(yī)院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進(jìn)一步進(jìn)行改善和創(chuàng)新。除了要引進(jìn)更加先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，還要增強(qiáng)檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前醫(yī)院檔案信息化管理的基本情況

(一)缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較弱

信息化背景下檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理要求有所不同，更多的是對(duì)檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)以外，還需要熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。醫(yī)院大部分檔案管理人員是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)換而來，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息處理缺乏專業(yè)技術(shù)能力，專業(yè)性的檔案管理人才相對(duì)缺乏。另外，大多數(shù)醫(yī)院實(shí)行企業(yè)化管理事業(yè)單位性質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)容，也有事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容。這種情況檔案管理往往不會(huì)得到重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施弱，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展受到一定程度的影響。

(二)缺少規(guī)范的檔案管理體系

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，也就是通過利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息材料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，進(jìn)一步整理分析，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效提取和管理。實(shí)行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規(guī)范的管理體系，其中包括實(shí)用的檔案管理軟件和文字上的規(guī)范制度兩方面。實(shí)用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫(yī)院檔案管理一體化。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制度有利于檔案管理制度的落實(shí)和執(zhí)行。

三、信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的措施

(一)加大對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識(shí)，還要具備良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，才能使檔案管理的優(yōu)勢得到有效發(fā)揮，才能夠適應(yīng)信息化社會(huì)飛速發(fā)展需求。

(二)完善相關(guān)管理制度、法規(guī)政策

檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要有統(tǒng)一的管理制度以及法規(guī)政策作為規(guī)范化發(fā)展依據(jù)。如果出現(xiàn)了問題，就可以以此為依據(jù)進(jìn)行處理。在醫(yī)院檔案管理工作中，統(tǒng)一規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)，為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供了規(guī)范的法律依據(jù)，有助于促進(jìn)信息化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在醫(yī)院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關(guān)的管理制度和法規(guī)政策。

(三)更新檔案管理觀念

在醫(yī)院主體醫(yī)療管理業(yè)務(wù)中，包含了各個(gè)方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫(yī)院管理工作在做相關(guān)決策時(shí)都需要以檔案資源為重要參考依據(jù)，它是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分。因此，醫(yī)院管理觀念需要更新，逐步傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理從單純紙質(zhì)資料的收集整理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的轉(zhuǎn)變。從而，充分發(fā)揮檔案管理在整體信息化建設(shè)與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有領(lǐng)導(dǎo)管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

四、小結(jié)

信息時(shí)代背景下，面臨互聯(lián)網(wǎng)+與大數(shù)據(jù)發(fā)展，較多傳統(tǒng)的管理模式需要進(jìn)行改善，適應(yīng)新時(shí)期信息化需求。醫(yī)院的檔案管理需要更多的應(yīng)用信息技術(shù)，更加有助于醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)化，提高醫(yī)院檔案管理水平。從而有效提升醫(yī)院的市場競爭能力，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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[2]謝少云，李博.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案工作的管理與創(chuàng)新思路[J].河北企業(yè)，2014(5)：21-22.

篇(6)

關(guān)鍵詞：檔案管理 工作創(chuàng)新 四個(gè)關(guān)系

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

1.檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問題

1.1創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國以來，我國檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢，在發(fā)展中尋求新的突破。

1.2創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

1.3創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

1.4創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系

創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

2.服務(wù)手段創(chuàng)新

2.1建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

2.2建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。 該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

2.3電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

2.4開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

3.拓展服務(wù)領(lǐng)域

3.1信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

3.2興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

3.3加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

篇(7)

【摘要】醫(yī)院檔案是醫(yī)院與醫(yī)學(xué)界的寶貴財(cái)富，它的有效管理可以幫助醫(yī)院總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、找出工作漏洞、提高工作效率，給醫(yī)院贏得經(jīng)濟(jì)利益的同時(shí)，更給人們和社會(huì)帶來福音。隨著科技與信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的工作方法與思路也相應(yīng)地發(fā)生了變化，需要進(jìn)行不斷地創(chuàng)新才能與時(shí)俱進(jìn)，以滿足醫(yī)療工作的需要。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案管理；創(chuàng)新；意義；有效策略

目前醫(yī)院內(nèi)部并沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，而是將其作為醫(yī)療工作的輔助環(huán)節(jié)，重視度明顯不夠、資金與人力投入都不足，使得我國很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備過于老舊，管理人員缺乏專業(yè)管理能力，檔案存貯方法過于單一，嚴(yán)重滯后于醫(yī)院與社會(huì)發(fā)展需求。所以，怎樣在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，具體的創(chuàng)新策略是什么，成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)。本文從創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的意義入手，進(jìn)一步提出對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的有效策略，希望給檔案管理人員有所借鑒與啟示。

一、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的意義

進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新改革，一方面可以提升檔案管理的工作效率與質(zhì)量，如果醫(yī)院的檔案工作不進(jìn)行創(chuàng)新與改革，在原有的基礎(chǔ)上簡單重復(fù)，只會(huì)讓檔案管理工作止步不前，無法發(fā)揮其真正作用。另一方面，可以幫助醫(yī)院更好地應(yīng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)的需要，隨著社會(huì)信息化與科技化的發(fā)展，加上醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大與醫(yī)療項(xiàng)目的增加，只有伴隨新形勢進(jìn)行檔案管理思想與方法的創(chuàng)新，才能適應(yīng)新的需求與變化，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持，這不僅是醫(yī)院發(fā)展的必然結(jié)果，更是社會(huì)發(fā)展的大勢所趨。

二、創(chuàng)新實(shí)施的有效策略

（一）加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。首先，整個(gè)醫(yī)院都要有對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，通過動(dòng)員會(huì)、宣傳欄、單位內(nèi)報(bào)刊等加強(qiáng)宣傳工作，領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理工作納入本院的日常管理工作中，提高檔案工作人員的積極性與責(zé)任意識(shí)，也讓其他相關(guān)人員了解檔案管理工作，并積極配合管理人員進(jìn)行檔案的管理。其次，創(chuàng)新意識(shí)要強(qiáng)，敢于打破原有的管理思維，將現(xiàn)代化的技術(shù)與方法引入管理當(dāng)中，醫(yī)院可以通過領(lǐng)導(dǎo)帶頭或者引入優(yōu)秀管理人才將這些創(chuàng)新理念融入單位內(nèi)部，形成良好的氛圍，鼓勵(lì)大家積極參與檔案管理的創(chuàng)新改革，多提建設(shè)性意見。最后，組織創(chuàng)新性的內(nèi)部活動(dòng)來提高管理人員的工作積極性，如知識(shí)競賽、辯論賽、講座等，方便內(nèi)部進(jìn)行交流，資源與方法及時(shí)分享，在討論與溝通中碰撞出新的火花。

（二）創(chuàng)新管理體制。第一，在醫(yī)院內(nèi)建立全面的管理制度，設(shè)立專門的檔案部門，而不是將其作為一個(gè)輔助工作，由后勤人員兼職管理檔案，這樣既加重了后勤人員的工作負(fù)擔(dān)，也因非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理而降低了醫(yī)院檔案的專業(yè)性與有效性。第二，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理人員崗位職責(zé)并責(zé)任到人，讓檔案管理人員有據(jù)可依，杜絕檔案管理者工作中的不規(guī)范或不專業(yè)現(xiàn)象，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。第三，制定監(jiān)督與處罰措施，對(duì)于違規(guī)現(xiàn)象一律從嚴(yán)處理，讓管理人員提高危機(jī)意識(shí)。第四，采取分級(jí)保管，將價(jià)值低、保存期限短的紙質(zhì)檔案放到基層，并在內(nèi)部綜合檔案處進(jìn)行備檔，這樣既有利于基層利用，也減輕了綜合檔案處的存放壓力。

（三）推進(jìn)管理信息化。將計(jì)算機(jī)與電子技術(shù)引入檔案管理中，結(jié)合醫(yī)院需要使用先進(jìn)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的電子錄入、統(tǒng)計(jì)、編目、整理、形成、查找、利用、更新與維護(hù)等，使得管理中每個(gè)環(huán)節(jié)的操作都實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子數(shù)據(jù)庫的建立與掃描錄入設(shè)備的使用，實(shí)現(xiàn)全院資料與檔案管理的完美結(jié)合，大大縮短了檔案的檢索時(shí)間，提高了管理工作的效率，更提升了檔案管理的工作質(zhì)量。并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞實(shí)現(xiàn)資源在醫(yī)院內(nèi)部的共享，提升檔案資源的利用率，將醫(yī)院檔案的作用發(fā)揮到最大。

（四）提升管理人員素養(yǎng)。因?yàn)槟壳搬t(yī)院內(nèi)很多檔案管理工作是由后勤人員或者醫(yī)療人員兼職完成，其本身不具有專業(yè)性，更不用提怎么去創(chuàng)新與改革，因此創(chuàng)新的基礎(chǔ)就是要具備高素質(zhì)的管理人員。首先，對(duì)在崗檔案管理人員進(jìn)行考核，將不具備崗位要求的人員進(jìn)行調(diào)崗，增加工作人員的競爭意識(shí)和危機(jī)感，讓他們有主動(dòng)學(xué)習(xí)提升的動(dòng)力，同時(shí)增強(qiáng)他們在工作時(shí)的積極性和責(zé)任心。其次，要進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，讓從業(yè)人員緊跟時(shí)代的需要，從理論與操作兩方面同時(shí)入手，及時(shí)獲取最先進(jìn)的檔案管理與醫(yī)學(xué)方面知識(shí)、管理技能、相關(guān)規(guī)章制度、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能等。再次，大力引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，提升醫(yī)院檔案管理的整體實(shí)力。最后，建立有效的激勵(lì)機(jī)制與職工考核機(jī)制，將其工作情況與工資、獎(jiǎng)金掛鉤，從利益方面驅(qū)使檔案管理人員積極提出好的改革創(chuàng)新建議，分享高效的工作經(jīng)驗(yàn)。

醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)整個(gè)醫(yī)院有著非常重要的作用與意義，而現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理模式早已處于劣勢，必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新與改革，才能讓檔案管理工作重新發(fā)揮作用。上述就是我對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革的一點(diǎn)薄見，提出的創(chuàng)新措施只是拋磚引玉，希望更多的檔案管理者與研究者針對(duì)我國檔案管理的傳統(tǒng)思想與方法進(jìn)行大膽創(chuàng)新，彌補(bǔ)與解決出現(xiàn)的問題，更好地服務(wù)于醫(yī)療工作，發(fā)揮其最大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊洋．醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新[J]. 中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011,01(08):278-279.