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篇(1)

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應(yīng)用策略

高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當(dāng)前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應(yīng)信息社會的發(fā)展需求。應(yīng)用匯總績效管理理論，有利于構(gòu)建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。

一、匯總績效管理理論

匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團(tuán)隊(duì)組織的管理績效為根本目的，實(shí)現(xiàn)組織單位的管理戰(zhàn)略及目標(biāo)的實(shí)用性極強(qiáng)的科學(xué)管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關(guān)業(yè)績?yōu)橹苯庸芾砟繕?biāo)，以此開發(fā)個人和單位組織的工作潛能。實(shí)質(zhì)上匯總績效管理是一個系統(tǒng)性管理流程，其具備極強(qiáng)的邏輯性和目標(biāo)控制性等特點(diǎn)。匯總績效管理理論應(yīng)用的實(shí)踐過程包括多方面內(nèi)容，首先是績效管理計(jì)劃的和管理目標(biāo)的制定，在此基礎(chǔ)上確定績效匯總管理的具體實(shí)施步驟和詳實(shí)過程，在相關(guān)績效考核信息已集中匯總之后，進(jìn)入科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)評估階段，同時在績效評估結(jié)果完成之后進(jìn)行有效的反饋，將績效評估結(jié)果應(yīng)用至單位組織的團(tuán)隊(duì)建設(shè)之中，以此總結(jié)工作實(shí)效方面的弊端和不足，為組織經(jīng)營目標(biāo)的優(yōu)化提供重要參考依據(jù)。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標(biāo)、考核要素以及評分標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，保障績效管理的科學(xué)合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實(shí)效價值，同時也能提高系統(tǒng)單位的運(yùn)行效率。

二、當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀

針對高校系統(tǒng)的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統(tǒng)在教學(xué)科學(xué)、運(yùn)行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實(shí)物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實(shí)反映高校在長期教學(xué)實(shí)踐中形成的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，記錄了高校教育事業(yè)發(fā)展信息，為高校未來的教學(xué)工作和管理運(yùn)行提供了重要參考依據(jù)，能促進(jìn)高校整體管理工作的科學(xué)發(fā)展。經(jīng)歷了幾十年以來的漫長發(fā)展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當(dāng)程度的進(jìn)展，規(guī)范管理檔案的相關(guān)基本機(jī)制已經(jīng)建立，針對檔案管理的硬件設(shè)施和軟件建設(shè)都已相應(yīng)的改善和發(fā)展，但就當(dāng)前高校檔案管理體系的建設(shè)現(xiàn)狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優(yōu)化空間。

（一）高校檔案管理專業(yè)意識不強(qiáng)

高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統(tǒng)的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認(rèn)識。傳統(tǒng)檔案管理觀念單純集中于針對紙質(zhì)檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現(xiàn)代化的服務(wù)理念，這從長遠(yuǎn)來說不利于檔案工作科學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展。

（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學(xué)性

當(dāng)前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標(biāo)準(zhǔn)遵從于上級部門所涉及的相應(yīng)考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據(jù)打分情況區(qū)分優(yōu)秀、合格和不合格等方面，將評估結(jié)果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統(tǒng)層次內(nèi)容。高校系統(tǒng)中績效管理應(yīng)包括三個層次：高校層面績效管理目標(biāo)、檔案管理部門績效目標(biāo)、檔案管理人員績效目標(biāo)。績效管理的目標(biāo)計(jì)劃設(shè)置應(yīng)遵循自上而下的原則，結(jié)合工作實(shí)際，以發(fā)揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標(biāo)，提高高校檔案管理工作的實(shí)效性。

（三）高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新

當(dāng)前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認(rèn)識不夠清晰，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是針對紙質(zhì)資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運(yùn)行管理、教學(xué)改革、科研創(chuàng)新等方面的積極促進(jìn)作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統(tǒng)管理模式上。隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案信息化管理進(jìn)程的發(fā)展也是必然趨勢。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，相應(yīng)的數(shù)字化目錄檢索系統(tǒng)已得到初步建立，但當(dāng)前高校檔案管理的信息化應(yīng)用程度并不高。

三、應(yīng)用匯總績效管理理論的建設(shè)目標(biāo)

我國高校檔案管理體系在建設(shè)過程中，因傳統(tǒng)管理模式的不足，很難適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展，因此應(yīng)用科學(xué)的匯總績效管理理論，有利于促進(jìn)檔案管理工作的效率提升，更好發(fā)揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學(xué)性和合理性?？冃Ч芾砝碚撟鳛閷W(xué)科管理模式，應(yīng)用至檔案管理體系中，其建設(shè)目標(biāo)為改善檔案管理工作人員的業(yè)績表現(xiàn)，優(yōu)化開發(fā)工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實(shí)現(xiàn)高校組織的管理戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)用匯總績效管理理論，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統(tǒng)性，同時還需要堅(jiān)持公正客觀的管理原則，選擇量化的統(tǒng)一績效管理指標(biāo)，定量與定性原則有效結(jié)合，讓高校檔案為高校運(yùn)行管理和科研創(chuàng)新進(jìn)行服務(wù)的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設(shè)過程中的重要組成部分。

四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應(yīng)用策略

（一）高校檔案績效管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置

就高校檔案管理體系構(gòu)建而言，應(yīng)用匯總績效管理理論需要從管理目標(biāo)的科學(xué)化設(shè)置角度出發(fā)，根據(jù)高校層面的績效管理整體目標(biāo)，檔案管理部門的管理目標(biāo)和檔案工作人員的績效目標(biāo)等不同層面，自上而下進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。高校檔案管理工作的績效管理目標(biāo)應(yīng)包括管理體制建設(shè)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、檔案管理人才建設(shè)目標(biāo)、檔案服務(wù)利用效率建設(shè)目標(biāo)等。在這些基礎(chǔ)績效目標(biāo)設(shè)置基礎(chǔ)之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標(biāo)，只有應(yīng)用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的目標(biāo)設(shè)置，才能明確管理工作的發(fā)展方向，為管理模式的建設(shè)指明相應(yīng)指導(dǎo)性方向。

（二）高校檔案績效管理指標(biāo)的明確制定

如果說高校檔案績效管理目標(biāo)是宏觀調(diào)控范疇，高校檔案績效管理指標(biāo)則是更為詳實(shí)的考核標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建?？冃е笜?biāo)的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標(biāo)的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)利用這四個層面的指標(biāo)設(shè)置。在此基礎(chǔ)上是二級績效管理指標(biāo)的制定，這包括更加具體的管理機(jī)制、人才建設(shè)、檔案管理硬件和軟件設(shè)施的構(gòu)建、檔案開發(fā)和利用相關(guān)制度的完善等多方面內(nèi)容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理的硬件和軟件設(shè)施構(gòu)建要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，完善硬件設(shè)施，同時優(yōu)化軟件條件的儲備。

（三）高校檔案績效管理的激勵目標(biāo)設(shè)置應(yīng)用

匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發(fā)揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設(shè)置科學(xué)化的激勵目標(biāo)。例如在績效管理與薪酬管理進(jìn)行有效結(jié)合的過程中，可以適當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應(yīng)的自主能動發(fā)揮空間。當(dāng)前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據(jù)績效評估結(jié)果來進(jìn)行相應(yīng)的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關(guān)，堅(jiān)持優(yōu)勞優(yōu)酬的績效管理原則。這樣的應(yīng)用策略不僅能夠激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，促進(jìn)其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊(duì)伍的科學(xué)建設(shè)。

（四）應(yīng)用匯總績效管理促進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程

隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進(jìn)程也亟待得到相應(yīng)的重視。我國當(dāng)前高校檔案管理工作中，信息化應(yīng)用程度并不完善，主要應(yīng)用于信息化檢索等方面，在檔案開發(fā)和利用服務(wù)等方面的信息化開發(fā)程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統(tǒng)的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發(fā)和服務(wù)功能。這就需要建立更加科學(xué)的檔案利用信息平臺，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發(fā)的效率，利用現(xiàn)代化信息工具更好地進(jìn)行查檔工作，增強(qiáng)檔案績效管理的功能發(fā)揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)推送式檔案服務(wù)的創(chuàng)新職能。

五、結(jié)束語

高校檔案管理是高校事務(wù)管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實(shí)效性極強(qiáng)的系統(tǒng)工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應(yīng)用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案工作向更加科學(xué)化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展，從而促進(jìn)高校管理工作的順利進(jìn)行。在應(yīng)用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標(biāo)及相應(yīng)指標(biāo)的科學(xué)設(shè)置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進(jìn)行科學(xué)結(jié)合，為檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)提供相應(yīng)的激勵和競爭機(jī)制，另外還能促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程的科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用[J].山西檔案，2014，（03）：80-82.

篇(2)

現(xiàn)如今，隨著人民生活水平的不斷提高，我國的計(jì)算機(jī)使用率也大幅度提高，作為國家的中堅(jiān)力量，黨員以及黨員干部更加需要結(jié)合實(shí)際，走在時代的前沿盡快的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理這一目標(biāo)。雖然現(xiàn)在我們的生活中還處處離不開紙質(zhì)文件，然而隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理才是今后發(fā)展的大趨勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是我們?nèi)粘Ｉ钪幸环N信息的載體，是人們在日常生活中記錄各種社會活動的必要方式。我們要深刻地認(rèn)識到電子檔案的產(chǎn)生是我國計(jì)算機(jī)技術(shù)日漸成熟的表現(xiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)將會為我國的檔案管理帶來一個全新的局面。

一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題

凡事有利有弊，在我們享受現(xiàn)代化檔案管理帶給我們的便捷的同時，我們也遭遇了很多難題。就目前來看，我國現(xiàn)代化檔案管理存在三個大問題：檔案管理現(xiàn)代化意識薄弱、檔案管理現(xiàn)代化人才缺失、檔案管理設(shè)備和資金的缺失。我國現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化還處于最初的準(zhǔn)備階段，無論是從基礎(chǔ)設(shè)施、硬件設(shè)施，人才培養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)等層面上來說，需要進(jìn)步的還有很多?，F(xiàn)代化檔案管理存在的第一個問題是工作人員普遍檔案管理現(xiàn)代化這一意識不夠強(qiáng)，日常生活中對待檔案管理的意識薄弱，對檔案管理沒有基本的概念。很多人還停留在只聽過檔案管理這一層面上。甚至部門的領(lǐng)導(dǎo)、黨員等本應(yīng)該最先了解檔案管理現(xiàn)代化的人也普遍對現(xiàn)代化工作認(rèn)識不足，繼續(xù)采用老舊的檔案記錄方式，費(fèi)時費(fèi)力卻達(dá)不到滿意的工作效果。這樣的情況屢見不鮮，成為了我國檔案管理走向現(xiàn)代化的絆腳石，影響了現(xiàn)代化步伐的進(jìn)程。第二個問題是檔案管理現(xiàn)代化人才的缺失問題，俗話說，人才是可遇而不可求的。由于普遍領(lǐng)導(dǎo)層面對待檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的不重視，致使我國這類的人才也很少。要想促進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備是必不可少的。我們的檔案管理人員不僅要具備良好的管理技能更要有較高的電子文化素養(yǎng)，然而事實(shí)情況上，大部分的管理人員根本就打不到對檔案管理現(xiàn)代化這一要求，缺少現(xiàn)代化管理的意識和知識，對于現(xiàn)代化設(shè)備更是做不到得心應(yīng)手。第三個問題是檔案管理設(shè)備和資金的缺失問題。檔案管理意識的不健全使得領(lǐng)導(dǎo)層面在這方面的資金投入也是嚴(yán)重不足，我們不具備購買能力，不能為工作添置合適和新型的設(shè)備機(jī)器，從何談起現(xiàn)代化檔案管理呢？

二、現(xiàn)代化檔案管理的應(yīng)對之策

在全面的了解現(xiàn)代化檔案管理存在的問題之后，結(jié)合當(dāng)今社會的現(xiàn)狀，本文提出了一些應(yīng)對之策。希望這些應(yīng)對之策能幫助我們推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程。首先，我們應(yīng)該對癥下藥，最先培養(yǎng)工作人員、領(lǐng)導(dǎo)、黨員等人的檔案管理現(xiàn)代化意識。要加大培養(yǎng)此類人才的力度。管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，結(jié)合我國高速發(fā)展的信息科學(xué)技術(shù)為自己樹立合適的學(xué)習(xí)目標(biāo)。管理人員切記不能閉門造車，要和優(yōu)秀的現(xiàn)代化檔案管理的公司或者部門進(jìn)行良好的溝通和學(xué)習(xí)。然后，我們應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化此類人才的培養(yǎng)和教育。我們不僅要幫助管理人員加強(qiáng)自身的素養(yǎng)，在專業(yè)技術(shù)、知識等方面也要對他們進(jìn)行高要求、高標(biāo)準(zhǔn)。我們要做到無論是從思想層面還是實(shí)際技術(shù)層面都要有大的質(zhì)的飛躍，培養(yǎng)綜合型人才。只有高質(zhì)量的管理人員才能幫助檔案管理現(xiàn)代化這一目標(biāo)實(shí)施更加順利。其次，我們要在工作中加強(qiáng)對設(shè)備和技術(shù)的要求，在設(shè)備和技術(shù)等方面應(yīng)該投入大量的資金，達(dá)到設(shè)備和技術(shù)的最先現(xiàn)代化。最后，在工作中我們還需要注意的問題是正確處理紙質(zhì)文件的操作和電子文件的管理。我們需要清楚的是現(xiàn)在檔案管理的發(fā)展階段還沒達(dá)到全部現(xiàn)代化。所以我們在日常生活中除了要積極發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理也要重視傳統(tǒng)技術(shù)下的研究，只有有效的結(jié)合傳統(tǒng)技術(shù)和當(dāng)今的計(jì)算機(jī)技術(shù)，我們的現(xiàn)代化檔案管理才能向前邁出一大步。言而總之，要想迅速實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理是不切實(shí)際的，這必須是一個循序漸進(jìn)的過程。我們不能為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，我們必須是有計(jì)劃地、有條不紊的向著現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)進(jìn)發(fā)。我相信在不久的將來，我們終會迎來檔案管理全面現(xiàn)代化的時代。

篇(3)

事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，而機(jī)制能否被激活則取決于是否調(diào)動起了單位內(nèi)部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能和完備評價指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評價等四個方面來構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：

組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)

隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動態(tài)管理上。與之相對應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。

一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。

二、人事檔案管理的新常態(tài)

1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時度勢，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。

2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場環(huán)境相適應(yīng)。

3.人事檔案管理評價的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評價機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評價機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應(yīng)與是否與動靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)

1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。

2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過多個途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。

3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能在動態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。

4.完備評價指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評價指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評價中的權(quán)重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié)論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評價指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陳靜.我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州,2013(9).

篇(4)

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；檔案管理；現(xiàn)代化；規(guī)范化

基金項(xiàng)目：麗水學(xué)院教學(xué)研究項(xiàng)目：“二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化對策研究”。項(xiàng)目編號：09JY03

中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02

一、問題的提出

近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，越來越多的高校都成立了諸如文學(xué)院、理學(xué)院、工學(xué)院、農(nóng)學(xué)院、醫(yī)學(xué)院、商學(xué)院之類的二級學(xué)院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴(kuò)招，高等教育日益大眾化，二級學(xué)院的規(guī)模越來越大，二級學(xué)院檔案管理工作的重要性日益突顯。

由于大部分高校二級學(xué)院成立的時間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標(biāo)題、目錄不規(guī)范、電子設(shè)備陳舊、電子技術(shù)落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業(yè)素質(zhì)低下等等，這一切都直接影響了二級學(xué)院檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二級學(xué)院檔案管理短期目標(biāo)或最低目標(biāo)，也是最直接、最現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標(biāo)或最終目標(biāo)則是實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)、有序的檔案管理。這兩個目標(biāo)都要求檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化。

二、相關(guān)的概念

我們有必要先界定“二級學(xué)院”的定義?！岸墝W(xué)院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學(xué)院是指我國近年來高等教育辦學(xué)體制出現(xiàn)的一種新的辦學(xué)形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學(xué)院，即指引進(jìn)社會資金，由本科院校成立或幫助成立的獨(dú)立核算、具有獨(dú)立法人資格、獨(dú)立校園校舍，進(jìn)行獨(dú)立教學(xué)管理并實(shí)施學(xué)歷教育的學(xué)校。[1]或者稱為“獨(dú)立學(xué)院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變的產(chǎn)物。廣義的二級學(xué)院，是指所有以“學(xué)院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個學(xué)院。本文中所論說的“二級學(xué)院”，應(yīng)該是屬于廣義上的二級學(xué)院，但又不完全等于廣義的二級學(xué)院，因?yàn)槲覀儼褔忻褶k的獨(dú)立二級學(xué)院排除在外，嚴(yán)格的說是中義的二級學(xué)院，即指高校下屬的以“學(xué)院”二字為后綴名的，從原來的系部發(fā)展而來的，沒有獨(dú)立法人資格的學(xué)院。

二級學(xué)院檔案管理，是指用科學(xué)的原則和方法管理為高校教學(xué)科研服務(wù)的各類二級學(xué)院檔案。二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化指二級學(xué)院根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等，按照高校檔案分類方案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對二級學(xué)院各類檔案進(jìn)行規(guī)范化系統(tǒng)管理。二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化是指利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代數(shù)字化管理技術(shù)對二級學(xué)院各類檔案進(jìn)行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]

三、二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之關(guān)系

要實(shí)現(xiàn)二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化首先要做到檔案管理規(guī)范化。二級學(xué)院檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理的現(xiàn)代化打下了基礎(chǔ)。二級學(xué)院檔案管理要切實(shí)執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的著錄標(biāo)準(zhǔn)，從檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計(jì)等方面全面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，這無疑為二級學(xué)院的檔案管理的現(xiàn)代化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，二級學(xué)院的全部檔案都可輕松地借助計(jì)算機(jī)輔助處理，借助于檔案軟件系統(tǒng)外在計(jì)算機(jī)的存儲資料庫上大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案查詢利用。輸入計(jì)算機(jī)各種檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機(jī)上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建打下了一個良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化要求規(guī)范化。二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化是按照檔案管理的有關(guān)法規(guī)，主要通過計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案不標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，沒有建立科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制，就勢必影響檔案管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化，也必須糾正各自為政的現(xiàn)狀，認(rèn)真貫徹實(shí)施《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)，使用既符合檔案信息化規(guī)律，又符合國家技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和檔案部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際的應(yīng)用軟件，才能最有效地使二級學(xué)院檔案管理為教學(xué)科研服務(wù)。

四、實(shí)現(xiàn)二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之對策

第一，增強(qiáng)意識，主要是增強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理的理論意識、人才意識、責(zé)任意識等。

首先是增強(qiáng)二級學(xué)院檔案管理的理論意識。從高校領(lǐng)導(dǎo)到二級學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識不足和檔案管理現(xiàn)代化的意識不強(qiáng)的問題。正因?yàn)槿绱?，所以不少二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識薄弱，沒有真正的把二級學(xué)院的檔案管理當(dāng)作一件重要事情來抓，在領(lǐng)導(dǎo)的影響下，管理人員當(dāng)然也沒有動力去認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識，努力提高業(yè)務(wù)水平，這就嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。所以，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該增強(qiáng)檔案理論意識，更新觀念，樹立與時俱進(jìn)的檔案理論意識，努力構(gòu)建與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)、與高校發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化體系。

其次是增強(qiáng)人才意識。二級學(xué)院檔案管理存在較為嚴(yán)重的人才不足和管理人員素質(zhì)低下的問題。大部分高校由于各個二級學(xué)院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調(diào)專職人員出來，所以二級學(xué)院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學(xué)秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數(shù)職，既是教學(xué)或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學(xué)，還兼二級學(xué)院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設(shè)，沒法履行職責(zé)。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學(xué)院很少有檔案、文秘專業(yè)的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，復(fù)合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，當(dāng)務(wù)之急是努力培養(yǎng)或大力引進(jìn)一批既有檔案管理的理論素養(yǎng)，又有較高的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平的檔案管理人才。對現(xiàn)有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負(fù)擔(dān)外，還要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，增長其檔案理論知識，提高其檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平。只有這樣，二級學(xué)院的檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化才能真正得以實(shí)現(xiàn)。

最后是增強(qiáng)責(zé)任意識。二級學(xué)院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)人人有責(zé)，全院職工都有責(zé)任參與或協(xié)助做好檔案的管理工作。但是二級學(xué)院檔案工作是一項(xiàng)并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項(xiàng)工作的重要性，以為事不關(guān)己，高高掛起。這種思想是十分錯誤的，我們每個老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關(guān)，所以我們每個人都應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識這項(xiàng)工作的重要性和肩負(fù)的重任，牢記各自的責(zé)任，自覺地做好自己檔案材料，及時上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應(yīng)做得規(guī)范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負(fù)擔(dān)，這也無疑有利于檔案規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理人員責(zé)任感當(dāng)然要更強(qiáng)，務(wù)必把檔案工作真正作為一項(xiàng)崇高的事業(yè)，始終充滿激情，腳踏實(shí)地，努力創(chuàng)新，在檔案管理領(lǐng)域做出突出的成績。

第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業(yè)水平和現(xiàn)代化科技水平。專業(yè)水平的提高我們前面已經(jīng)論及，我們這里重點(diǎn)闡述現(xiàn)代化科技水平的提高?，F(xiàn)代科技日新月異，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發(fā)展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現(xiàn)在儲存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法有質(zhì)的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀(jì)里的檔案管理現(xiàn)代化將是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲技術(shù)和自動控制技術(shù)開發(fā)利用的綜合環(huán)境。其中計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的最重要的技術(shù)基礎(chǔ)，其他技術(shù)都必須與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，才能發(fā)揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準(zhǔn)備和物質(zhì)準(zhǔn)備，必將會給檔案工作帶來不可彌補(bǔ)的損失。二級學(xué)院普遍存在現(xiàn)在技術(shù)設(shè)備簡陋、管理人員現(xiàn)代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現(xiàn)代科技設(shè)備的投入，又要不斷提高管理人員的現(xiàn)代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護(hù)為例，不少二級學(xué)院常常忽略這個問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點(diǎn)， 一旦遭到損壞將難以彌補(bǔ)，所以檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行安全管理規(guī)章制度，熟練運(yùn)用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設(shè)施和現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強(qiáng)對檔案資料的維護(hù)，加強(qiáng)對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。

第三，恪守標(biāo)準(zhǔn)，依法依章辦事，嚴(yán)格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，而計(jì)算機(jī)的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的。檔案存儲也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲系統(tǒng)的功能、存儲介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計(jì)算機(jī)檢索等方面會造成許多困難。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)接標(biāo)準(zhǔn)，會使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學(xué)院的管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，既包括檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等；又包括檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言和標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂標(biāo)準(zhǔn)等檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，如我國頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》等；還包括檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，如計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、磁記錄交換標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制品質(zhì)量和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件和軟件通用標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制設(shè)備和視聽設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案術(shù)語與代號代碼標(biāo)準(zhǔn)等等。這些標(biāo)準(zhǔn)對于二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化有著極其重要的意義，二級學(xué)院的大多數(shù)管理人員因?yàn)闆]有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)這些標(biāo)準(zhǔn)，因而沒能很好的執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，這與檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化是極不適應(yīng)的。

五、小結(jié)

二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校日益大眾化發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動力。我國高校改革在今年取得了長足的進(jìn)步，高校的教學(xué)評估也在如火如荼地進(jìn)行，二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化正是為了適應(yīng)這一需要。不少高校二級學(xué)院的檔案管理在規(guī)范化、現(xiàn)代化進(jìn)程中取得了可喜的成就。

參考文獻(xiàn)：

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[3]趙中新.信息社會檔案學(xué)理論與實(shí)踐[M]. 北京：中國檔案出版社，2006：19.

篇(5)

當(dāng)前城建檔案管理工作不難看出，其仍舊包含一定的不足問題。首先，在城市建設(shè)持續(xù)加快的今天，要?dú)w檔管理的城建檔案總量龐大，隨之而來引發(fā)了一系列問題。由于一些工程單位沒有嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，工作人員無法形成較強(qiáng)的責(zé)任意識，進(jìn)而影響了城建檔案歸檔選擇的質(zhì)量。一些工作人員由于沒能清晰歸檔范疇，無法全面依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目文件檔案歸檔整理工作規(guī)范做好報(bào)送，導(dǎo)致歸檔工作面臨較多困難。一些項(xiàng)目方受到多重因素影響，無法對建筑項(xiàng)目施工建設(shè)資料的歸檔整理進(jìn)行全面、精準(zhǔn)的控制把關(guān)。在項(xiàng)目開工階段，無法明確城建檔案應(yīng)該如何報(bào)送，致使備案階段中應(yīng)付了事、閉門造車，呈現(xiàn)出不良造假的問題。相關(guān)規(guī)范針對城建檔案立卷、歸檔、管理質(zhì)量、方式方法、文件排列、編目裝訂等環(huán)節(jié)均制定了細(xì)致的要求。然而在現(xiàn)實(shí)工作中，較多部門無法細(xì)致深入的研究學(xué)習(xí)。使得檔案組卷無法符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨意進(jìn)行裝訂，目錄、備考表樣式欠缺規(guī)范性。

二、創(chuàng)新理念，提升城建檔案管理水平

（一）引入目標(biāo)管理思想目標(biāo)管理即基于既定目標(biāo)，把握以人為本的原則，將成果視為標(biāo)準(zhǔn)，令組織內(nèi)部與個人獲取到優(yōu)秀業(yè)績的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標(biāo)管理思想，推行目標(biāo)責(zé)任制，可進(jìn)一步促進(jìn)城建檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化?；诂F(xiàn)代化管理理念，城建檔案館應(yīng)以目標(biāo)管理為根本，夯實(shí)內(nèi)在基礎(chǔ)，令檔案工作再上新臺階。應(yīng)加強(qiáng)真實(shí)性管理，確保檔案資料的原始性，數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性，使檔案報(bào)送更加快速高效，流程更加科學(xué)，實(shí)踐管理更為完整。

（二）創(chuàng)新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學(xué)性對整體工作質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。為此應(yīng)積極探討契合當(dāng)前時代特征的城建檔案工作程序，嚴(yán)把人口關(guān)，優(yōu)化質(zhì)量驗(yàn)收以及報(bào)送等處理環(huán)節(jié)。應(yīng)將簽署的竣工檔案責(zé)任材料、終身責(zé)任方表格引入之報(bào)建流程之中，而后在項(xiàng)目施工前期針對建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方技術(shù)員工、資料管理人員做好檔案技術(shù)交底，細(xì)致的闡釋檔案要求。施工階段中則應(yīng)積極同監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行橫向合作，體現(xiàn)聯(lián)動性，定期做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。城建檔案工作人員還應(yīng)參與竣工驗(yàn)收有關(guān)會議，就項(xiàng)目檔案編訂狀況做進(jìn)一步講評并細(xì)化后續(xù)工作要求，保證按時竣工并進(jìn)行驗(yàn)收備案。完成上述環(huán)節(jié)后還應(yīng)督促建設(shè)方及時報(bào)送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關(guān)手續(xù)，令城建檔案管理更為科學(xué)有序。

（三）創(chuàng)新城建檔案工作模式新時期，城建檔案管理應(yīng)解放思想，全面創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)工作方式，跟上新時代步伐。應(yīng)由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統(tǒng)工作中在項(xiàng)目竣工收尾后方開始檔案管理的陳舊模式。業(yè)務(wù)上，應(yīng)從被動接收積極向著主動提供服務(wù)的方向發(fā)展。方式方法上，應(yīng)從指導(dǎo)管理主體向著積極主動服務(wù)的主體發(fā)展，扭轉(zhuǎn)機(jī)械式的傳統(tǒng)管理，真正開創(chuàng)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)。城建檔案管理過程中，有關(guān)管理對象單位應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系與合作，構(gòu)成上級與下屬良好協(xié)調(diào)的關(guān)系，使實(shí)踐工作更加順暢，預(yù)防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問題，進(jìn)而對管理工作效能產(chǎn)生負(fù)面影響。另外，應(yīng)積極應(yīng)用信息化平臺，推動城建檔案管理工作更加科學(xué)有效?？蛇M(jìn)一步擴(kuò)充軟硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入，推動檔案管理由以往的手工作業(yè)向著自動化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展變革，進(jìn)而全面提升實(shí)踐工作效率，降低工作強(qiáng)度，使有價值的城建檔案信息能夠充分的得到應(yīng)用。應(yīng)積極引入現(xiàn)代化、設(shè)計(jì)成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計(jì)算機(jī)實(shí)踐管理流程之中，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)流程的緊密銜接與互相配套，降低重復(fù)性勞動。

三、結(jié)語

篇(6)

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進(jìn)檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數(shù)字化的可行性分析

（一）技術(shù)條件

檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

（二）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)條件

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)主要包括兩個方而，一方而是通過網(wǎng)絡(luò)對檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，對檔案原件進(jìn)行更好的保護(hù)；另一方而通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提高。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的前提條件，主要的內(nèi)容包括局域網(wǎng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況決定了檔案管理數(shù)字化是否能夠?qū)崿F(xiàn)，具有非常重要的基礎(chǔ)作用。

（三）資金與人才條件

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)非常龐大的工程，在實(shí)現(xiàn)的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應(yīng)該對自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)行評估，依據(jù)自身實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展。同時，檔案管理數(shù)字化中包含了很多新的知識、技術(shù)等，對高素質(zhì)的專業(yè)人才有著更大的需求，人才是檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

二、檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)措施

檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，在發(fā)展的過程中必須制定可行的實(shí)施方案。實(shí)施方案中包括現(xiàn)狀分析、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要素與保障系統(tǒng)四個方而的內(nèi)容。

（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案部門在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之前，應(yīng)該對檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查與分析，從而全而掌握檔案部門的現(xiàn)狀與問題。

1.管理制度的調(diào)查與分析

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進(jìn)行明確與了解。

2.硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

3.技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對白身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。

4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

（二）檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。

（三）檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素

在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時要素的確定。在整個的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。

篇(7)

檔案管理作為一種公共管理活動，其發(fā)生、發(fā)展、變遷與一定的行政管理模式息息相關(guān)，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代，我國行政管理強(qiáng)調(diào)“高度集中管理”，對經(jīng)濟(jì)、社會、文化的管理表現(xiàn)為微觀直接干預(yù)的模式，政府對社會公共事務(wù)的管理體現(xiàn)為“管制型”模式，政府所觸及的領(lǐng)域幾乎無所不包，形成一種“全能普化型”的行政管理文化。在此背景下，檔案管理作為一種基于公共權(quán)力視角下的公共事務(wù)，被行政權(quán)力直接介入，導(dǎo)致檔案管理淪為純粹的行政管理活動，失去其原本該有的獨(dú)立性、公眾性、服務(wù)性的社會形象。在“政府本位”檔案管理行政范式的主導(dǎo)下，檔案資源被政府壟斷，具有極強(qiáng)的行政色彩，政府機(jī)關(guān)與事業(yè)單位成為檔案管理部門的核心服務(wù)對象，檔案管理的社會功能難以發(fā)揮，是檔案管理公眾利益“失位”的典型表現(xiàn)。

社會環(huán)境的變化發(fā)展呼喚著新型檔案管理范式的衍生，亟需對“政府本位”檔案管理范式進(jìn)行深入反思。首先，市場經(jīng)濟(jì)的縱深發(fā)展，產(chǎn)生了大量非公有制經(jīng)濟(jì)實(shí)體，成為市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，伴隨產(chǎn)生的巨大檔案管理需求，何以滿足？亟需構(gòu)建與之相適應(yīng)的檔案管理職能和機(jī)構(gòu)。其次，政治體制改革的推進(jìn)，政府職能開始由“管制型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，尤其是在社會公眾主體意識、民主意識增強(qiáng)的前提下，檔案資源仍然傾斜與政府，必須與“服務(wù)型”政府的理念相悖，也被社會公眾所詬病，難以凸顯檔案管理的社會公共形象。最后，文化體制改革的進(jìn)一步深入，需要檔案管理為文化發(fā)展做出努力。毋庸置疑，利用檔案是公眾的基本文化權(quán)益，然在“政府本位”的檔案管理范式下，造成了檔案資源與社會公眾的脫離，難以發(fā)揮檔案管理服務(wù)文化發(fā)展的職能，群眾的基本文化權(quán)利也難以得到保障。

二、構(gòu)建基于“社會本位”維度下的檔案管理新模式

在全球化、信息化的時代，為推進(jìn)我國的改革，也為實(shí)現(xiàn)國人千年期盼之“中國夢”，政治、經(jīng)濟(jì)、社會等層面的改革在深入推動，內(nèi)在需要檔案管理這一社會管理活動必須變革，構(gòu)建起以服務(wù)為理念、以公眾為導(dǎo)向、以公共利益為目標(biāo)的檔案管理新范式，實(shí)現(xiàn)改革管理范式由“政府本位”向“社會本位”轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)其服務(wù)公共利益的本質(zhì)目標(biāo)。

（一）公共利益――檔案管理價值取向的回歸

公共管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)社會公共利益，究其緣由，在于公共權(quán)力作為一種從屬性權(quán)力，其本質(zhì)來源是社會公眾，假使其價值取向未能落腳于社會公眾，其合法性必然遭受質(zhì)疑。傳統(tǒng)“行政本位”檔案管理范式無疑就是忽視公共需求、公共利益的典型表現(xiàn)，為社會公眾所質(zhì)疑其公共性，與檔案信息資源作為一種公共性資源是明顯不符合的?！吧鐣疚弧睓n案管理范式的構(gòu)建，最大程度地將“公共利益”考慮進(jìn)來，始終立足于“公共利益”的實(shí)現(xiàn)作為其檔案管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，滿足公眾對于檔案管理資源利用的基本需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會層面而非政府層面的共享，檔案管理的最終價值取向則是通過“檔案”來重構(gòu)“社會記憶”和傳承“社會文明”。因此，“社會本位”檔案管理范式強(qiáng)調(diào)開放性、共享性、免費(fèi)性，唯有如此，才能彰顯檔案管理的價值取向回歸。

（二）服務(wù)公眾――檔案管理理念的本質(zhì)

現(xiàn)代公共管理的核心意涵是以人為本、服務(wù)本位，以滿足公眾基本需要為出發(fā)點(diǎn)，以企業(yè)管理模式來重塑政府形象，引入競爭機(jī)制，讓公眾獲得更優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)，以提升政府的公信力和服務(wù)力。檔案管理作為一種社會公共管理的模式，必須將其管理理念定位于服務(wù)公眾的基礎(chǔ)上，并以此作為工作評價的標(biāo)準(zhǔn)。社會環(huán)境的發(fā)展變化，傳統(tǒng)管制型的行政管理模式已然失去競爭力，更弱化政府的公眾權(quán)威，由此凸顯檔案管理“行政本位”的“肌無力”?！吧鐣疚弧睓n案管理新范式的引入，要求檔案部門確立服務(wù)宗旨、樹立服務(wù)意識、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、豐富服務(wù)方式、改進(jìn)服務(wù)水平來為公眾提供有效的、方便的、高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。這一轉(zhuǎn)變，對于改善檔案部門工作作風(fēng)以及優(yōu)化服務(wù)公眾的形式，必將產(chǎn)生難以料想的“正能量”。

（三）多元格局――檔案管理組織機(jī)構(gòu)的呈現(xiàn)

現(xiàn)代社會是一個多元共存的社會結(jié)構(gòu)，公眾的需求也開始彰顯多元化趨勢，原本政府“一元獨(dú)大”的格局將被打破，從而形式包括政府在內(nèi)的扁平式社會多元結(jié)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)公眾基本權(quán)益。在此過程中，檔案部門必須深化改革，秉承“政事分開、局館分立”的原則，從行政機(jī)構(gòu)中分離，成為保存與傳播社會文化財(cái)富的獨(dú)立性機(jī)構(gòu)。此外，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理、利用、開發(fā)，必須打破檔案僅由檔案館獨(dú)家“經(jīng)營”的態(tài)勢，建構(gòu)起檔案管理部門為主，民間組織、私人組織以及公眾協(xié)同參與的“立體共管”之多元管理格局，為更好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)公眾的目標(biāo)奠定根基，以實(shí)現(xiàn)類型廣泛、覆蓋面廣、活力盡顯的現(xiàn)代檔案工作網(wǎng)絡(luò)和機(jī)制。