序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理風(fēng)險(xiǎn)范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

1 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)問題

1.1 信息化風(fēng)險(xiǎn)問題

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進(jìn)行檔案管理會(huì)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如計(jì)算機(jī)病毒、黑客侵犯、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業(yè)造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產(chǎn)檔案管理工作存在一定的信息化風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 投資風(fēng)險(xiǎn)問題

投資風(fēng)險(xiǎn)也是影響房地產(chǎn)檔案管理工作的一項(xiàng)重要的因素，房地產(chǎn)企業(yè)一般考慮到運(yùn)行過程中可能發(fā)生的因素，就會(huì)采取異地檔案?jìng)浞?，但是在這種情況下，如果進(jìn)行異地檔案?jìng)浞荩蜁?huì)投入很多的成本，包括人員方面以及設(shè)備方面等，投資風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報(bào)與投資無法實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)平衡，就會(huì)很容易產(chǎn)生投資風(fēng)險(xiǎn)。比如在實(shí)行網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)的過程中，會(huì)引入大量的計(jì)算機(jī)、掃描儀等等設(shè)備，加大了資金的投入，在進(jìn)行投資時(shí)，管理不到位，投資風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)不可避免。

1.3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)問題

現(xiàn)今階段，房地產(chǎn)檔案管理在信息化建設(shè)下就是為了能夠達(dá)到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會(huì)誘發(fā)到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題上，資源分享的過程中，無法對(duì)資源信息進(jìn)行有效的保護(hù)，會(huì)使得資源信息出現(xiàn)篡改以及丟失的情況，房地產(chǎn)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)制度還并不完善，與檔案有關(guān)數(shù)據(jù)信息在分享參考時(shí)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)問題就會(huì)產(chǎn)生。

1.4 人員素質(zhì)有待提高

互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識(shí)，信息觀察力也不足，無法及時(shí)將檔案進(jìn)行歸總，信息技術(shù)的應(yīng)用不廣泛，不具備信息技術(shù)操作能力，當(dāng)前在房地產(chǎn)企業(yè)中，既能夠掌握房地產(chǎn)業(yè)務(wù)又能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人員少之有少，很多檔案管理人員在實(shí)際的過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤，檔案管理不到位，給房地產(chǎn)企業(yè)帶來了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產(chǎn)企業(yè)中很多對(duì)檔案管理并不重視，普遍認(rèn)為房地產(chǎn)檔案的管理工作即文件復(fù)制粘貼，進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，并不是房地產(chǎn)登記所重要的工作，也無法對(duì)登記產(chǎn)生一定的利潤(rùn)效益，只要確保檔案不會(huì)丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識(shí)嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的進(jìn)展。因此部分房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，從而出現(xiàn)了各種風(fēng)險(xiǎn)，給檔案管理工作產(chǎn)生了不好的因素，影響了企業(yè)的發(fā)展。

1.6 檔案管理技術(shù)手段較為落后

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，房地產(chǎn)檔案管理離不開互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，但部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門在信息系統(tǒng)開發(fā)方面還存著不足，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，由于技術(shù)方面認(rèn)識(shí)不足，還有一些資金方面的局限，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)化技術(shù)比較滯后，無法對(duì)信息系統(tǒng)的各個(gè)功能進(jìn)行更新，還有計(jì)算機(jī)設(shè)備也沒有及時(shí)的更換，使得信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)檔案管理方面得不到很好的發(fā)揮，還有部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實(shí)到位，依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案激勵(lì)，沒有運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，限制了檔案管理工作的進(jìn)展。

2 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略

2.1 房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，最大限度的避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，應(yīng)對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，為他們講解風(fēng)險(xiǎn)的危害性。在進(jìn)行異地備份的情況下加強(qiáng)管理，合理的運(yùn)用檔案數(shù)字化處理，新檔案在歸總時(shí)需進(jìn)行電子化的處理，如果需要進(jìn)行紙質(zhì)記錄檔案，與此同時(shí)也應(yīng)采取電子檔案，將電子檔案進(jìn)行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風(fēng)險(xiǎn)源的產(chǎn)生。

2.2 完善信息?c資料檢索體系

為了使房地產(chǎn)企業(yè)檔案資料的完整性，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的核對(duì)，對(duì)檔案的內(nèi)容要認(rèn)真的核對(duì)，確保檔案的內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)所要記錄的內(nèi)容一致，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在問題，不符合實(shí)際的情況，應(yīng)及時(shí)的采取調(diào)整，按照一定的程序?qū)n案采取分類編目，創(chuàng)建案卷號(hào)、文號(hào)等多方面目錄，設(shè)置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴(kuò)大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時(shí)的查找到房地產(chǎn)信息，但在這個(gè)過程中需要對(duì)檔案采取防護(hù)措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產(chǎn)檔案信息至關(guān)重要，應(yīng)不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，確保檔案的準(zhǔn)確性與有效性，房地長(zhǎng)檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創(chuàng)在良好的條件，在這個(gè)過程中需要不斷的對(duì)檔案進(jìn)行更新，定期對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)與監(jiān)督，對(duì)從中所發(fā)現(xiàn)的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應(yīng)及時(shí)的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識(shí)，提高信息觀察力，及時(shí)將檔案進(jìn)行歸總，對(duì)人員進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其能夠精通互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高人員的職責(zé)意識(shí)。強(qiáng)調(diào)應(yīng)要求人員學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)上技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)登記信息統(tǒng)計(jì)，合理的對(duì)房地產(chǎn)資源進(jìn)行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)力度，可以實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)的措施，通過人員的業(yè)績(jī)，為他們實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，提高人員工作的積極性，增強(qiáng)他們的歸屬感，更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進(jìn)行。

2.5 做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作

在房地產(chǎn)檔案管理中，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)采取一定的評(píng)估，從而掌握風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的成因以及風(fēng)險(xiǎn)的危害性，從而能夠針對(duì)性的運(yùn)用應(yīng)對(duì)方法來解決這些風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案存在的某一個(gè)特定的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，對(duì)其所產(chǎn)生的概率進(jìn)行研究，然后再?zèng)Q定運(yùn)用哪一種方法解決這一風(fēng)險(xiǎn)比較有效，久而久之，就能夠避免這種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的過程中，需要結(jié)合實(shí)際情況來進(jìn)行，最好請(qǐng)這方面的專家來進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)，有效的減小風(fēng)險(xiǎn)帶來的危害。

篇(2)

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)成為了中國(guó)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營(yíng)習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營(yíng)。

2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型

根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

上文講過，長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國(guó)的市場(chǎng)化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對(duì)于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國(guó)社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營(yíng)過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)

合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施

上文對(duì)企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險(xiǎn)，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施。

篇(3)

關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；有效控制；方法

目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，我們?cè)谑褂眯畔n案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1、積極引進(jìn)最新技術(shù)。

計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2、制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

3、及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。

為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，我們尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。

4、及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。

為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，很多單位開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，我們都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評(píng)估電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施

篇(4)

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)師事務(wù)所；會(huì)計(jì)檔案；管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

在目前日益發(fā)達(dá)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)量越來越大，隨著各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)法規(guī)的不斷健全完善，對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的執(zhí)業(yè)要求也越來越高，會(huì)計(jì)師事務(wù)所面臨的執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)也越來越大，對(duì)于會(huì)計(jì)師事務(wù)所來說，會(huì)計(jì)檔案的保管無疑是風(fēng)險(xiǎn)控制中重要的一環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)師事務(wù)所內(nèi)控管理的重要措施。

一、會(huì)計(jì)師事務(wù)所面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)

會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)是訴論風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)常被作為第二被告要求承擔(dān)民事責(zé)任。會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)業(yè)務(wù)和驗(yàn)資業(yè)務(wù)都可能帶來訴訟風(fēng)險(xiǎn)。如某些企業(yè)想從銀行騙貸，銀行要求必須有會(huì)計(jì)師事務(wù)所提供的審計(jì)報(bào)告，企業(yè)就會(huì)利用較高的審計(jì)費(fèi)誘惑，要求會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具虛假的審計(jì)報(bào)告，虛列企業(yè)的盈利和資產(chǎn)總額，使企業(yè)的財(cái)務(wù)指標(biāo)符合銀行的貸款要求，在銀行放貸后，企業(yè)將資金轉(zhuǎn)走，等到貸款到期，企業(yè)可能人去樓空，給銀行造成壞賬損失，這樣銀行將會(huì)把企業(yè)和會(huì)計(jì)師事務(wù)所作為第一第二被告，要求承擔(dān)賠償損失，如上世紀(jì)九十年代沈太福非法集資案，北京長(zhǎng)城會(huì)計(jì)師事務(wù)所就因此而作為第二被告要求賠償損失，最后事務(wù)所被迫解散。

除了企業(yè)銀行騙貸外，還可能因出具不實(shí)審計(jì)報(bào)告，通過虛假的盈利信息，誘導(dǎo)投資者購(gòu)買股票，結(jié)果因股票暴跌而被股民索賠，早期如銀廣廈案，近期的綠大地，萬福生科等股民索賠案。為其承擔(dān)審計(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所除了要承擔(dān)民事賠償外，還被證監(jiān)會(huì)處以高額罰款，損失極其慘重。

驗(yàn)資業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)也不容小覷，現(xiàn)在有很多不法之徒為了詐騙錢財(cái)，通過注冊(cè)虛假的公司，進(jìn)行虛假的購(gòu)銷業(yè)務(wù)，在注冊(cè)公司的過程中，客戶會(huì)將公司注冊(cè)手續(xù)外包給公司，由公司墊資進(jìn)行注冊(cè)，再由公司找一家會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具驗(yàn)資報(bào)告，并給予較高的驗(yàn)資費(fèi)用，一旦這些皮包公司詐騙成功，受騙方在找不到對(duì)方的情況下，會(huì)要求出具驗(yàn)資報(bào)告的會(huì)計(jì)師事務(wù)所承擔(dān)連帶責(zé)任，這種案例已屢見不鮮。

由于會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中會(huì)接觸到企業(yè)的商業(yè)秘密，負(fù)有對(duì)知曉的商業(yè)秘密保密的責(zé)任，如客戶的重要客戶、重要的供應(yīng)商、重要的配方、采購(gòu)價(jià)格、成本購(gòu)成及管理模式等，都負(fù)有為客戶保密的責(zé)任，一旦泄露給客戶造成重大損失，在客戶弄清泄露源頭后，會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行索賠。

所以會(huì)計(jì)師師事務(wù)所在開展審計(jì)和驗(yàn)資業(yè)務(wù)時(shí)，除了要求具有業(yè)務(wù)勝任能力外，還必須盡職盡責(zé)，做好審計(jì)基礎(chǔ)工作，通過檢查、監(jiān)盤、觀察、查詢及函證、分析性復(fù)核等手段獲取充分必要的審計(jì)證據(jù)，做好審計(jì)工作底稿并保存好審計(jì)證據(jù)，形成能獲得審計(jì)證據(jù)支撐的審計(jì)或驗(yàn)資結(jié)論，一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，如果所獲證據(jù)真實(shí)充足，在訴論過程中也會(huì)減輕自己的責(zé)任。

二、目前會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理存在的一些問題

我國(guó)從1991年恢復(fù)注冊(cè)會(huì)計(jì)師統(tǒng)一考試以來，到現(xiàn)在已有二十多年時(shí)間，注冊(cè)會(huì)計(jì)師的業(yè)務(wù)也有很大的發(fā)展，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的檔案管理也取得了很大的進(jìn)展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中，由于過份重視經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)需要費(fèi)時(shí)費(fèi)力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會(huì)計(jì)師事務(wù)所會(huì)計(jì)檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會(huì)計(jì)檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規(guī)范

有些會(huì)計(jì)師事務(wù)所在上半年審計(jì)業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，只注重出報(bào)告，而不注重會(huì)計(jì)檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務(wù)淡季時(shí)才專門抽時(shí)間進(jìn)行會(huì)計(jì)工作底稿的整理，往往由于時(shí)間太長(zhǎng)，在整理過程中會(huì)出現(xiàn)缺少各種審計(jì)證據(jù)的情況，如關(guān)鍵的詢證函沒有，企業(yè)的銀行對(duì)賬單不齊，重要的合同沒有復(fù)印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報(bào)表都沒有蓋公章，要補(bǔ)的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對(duì)檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結(jié)果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)時(shí)，原告方提供了會(huì)計(jì)憑證之類的會(huì)計(jì)檔案，事務(wù)所注冊(cè)會(huì)計(jì)師在叫來被告詢問某些細(xì)節(jié)時(shí)，被告要求看對(duì)方會(huì)計(jì)憑證的附件，被告利用注冊(cè)會(huì)計(jì)師缺少經(jīng)驗(yàn)，趁注冊(cè)會(huì)計(jì)師有事不在場(chǎng)的幾分鐘時(shí)間，將某些重要證據(jù)撕下帶走，有些進(jìn)行涂改，造成在開庭質(zhì)證時(shí)，原告方證據(jù)效力受到影響。會(huì)計(jì)師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)時(shí)還會(huì)將一些自相矛盾的審計(jì)證據(jù)一同保存，比如說本期確認(rèn)了收入，但發(fā)貨單之類的審計(jì)證據(jù)卻又不是當(dāng)期的，有的驗(yàn)資報(bào)告的出資單據(jù)如銀行繳款單或進(jìn)賬單上款項(xiàng)用途寫的是借款，但又作為實(shí)收資本的依據(jù)。這些無疑存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

3、重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個(gè)事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個(gè)事務(wù)所關(guān)門。所以，業(yè)內(nèi)人士將會(huì)計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時(shí)炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務(wù)所對(duì)于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對(duì)其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴(yán)重散失，處于無人管理的狀態(tài)。

三、加強(qiáng)檔案管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

會(huì)計(jì)師事務(wù)所如何化解在執(zhí)業(yè)過程中遇到的風(fēng)險(xiǎn)，除了加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)勝任能力，對(duì)明顯有風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)避外，在會(huì)計(jì)檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會(huì)計(jì)檔案管理制度、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管

每個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范管理，都應(yīng)該制定會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案管理制度，對(duì)檔案的整理，保管等工作進(jìn)行分工，明確各部門的責(zé)權(quán)利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細(xì)的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高執(zhí)業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

有許多注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)過程中，會(huì)帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計(jì)證據(jù)的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)審計(jì)證據(jù)也難判斷真假，這樣，就必須事先對(duì)助理人員進(jìn)行有關(guān)審計(jì)工作底稿相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們對(duì)審計(jì)證據(jù)的范圍和重要性有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)審計(jì)證據(jù)的真假能進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋鎰e，同時(shí)，執(zhí)業(yè)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)助理人員搜集的證據(jù)的完整性和真實(shí)性要負(fù)有主要責(zé)任，不能一旦出事就將責(zé)任推卸給助理人員。

3、對(duì)重要的證據(jù)要重點(diǎn)保存

在進(jìn)行審計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)企業(yè)重要資產(chǎn)的權(quán)證，如銀行存款的對(duì)賬單，房產(chǎn)和土地的產(chǎn)權(quán)證、應(yīng)收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點(diǎn)保存；對(duì)驗(yàn)資業(yè)務(wù)中的投入資本的單據(jù)，如貨幣資金出資的繳款單或進(jìn)賬單，實(shí)物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明及移交記錄等，都必須重點(diǎn)保存。

4、注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)會(huì)計(jì)檔案要嚴(yán)加審核，保證審計(jì)證據(jù)的真實(shí)性

注冊(cè)會(huì)計(jì)師在執(zhí)業(yè)時(shí)，對(duì)證據(jù)的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)師事務(wù)所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會(huì)形成很大的隱患，存在重大的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。曾有個(gè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所在做驗(yàn)資業(yè)務(wù)時(shí)，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺(tái)的銀行人員，在詢證函上蓋個(gè)假章，后來產(chǎn)生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會(huì)計(jì)師事務(wù)所因工作失職承擔(dān)連帶責(zé)任。另外對(duì)自相矛盾的證據(jù)要運(yùn)用替代程序進(jìn)行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，做好保密工作

篇(5)

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險(xiǎn)；優(yōu)點(diǎn)；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個(gè)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時(shí)，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會(huì)給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動(dòng)化，這相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過文檔的形式來對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲(chǔ)器不僅存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲(chǔ)器沒有受到損害，其文檔的存儲(chǔ)期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲(chǔ)過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時(shí)也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時(shí)也可以通過信息技術(shù)的利用來為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，以及社會(huì)文化的多元化，越來越多的學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個(gè)過程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時(shí)一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

首先，針對(duì)于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專機(jī)專用來保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時(shí)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)電子學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)以及對(duì)電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對(duì)電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整性和存儲(chǔ)設(shè)備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時(shí)可以通過對(duì)重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過存儲(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代以及對(duì)其使用后進(jìn)行及時(shí)修復(fù)等措施來實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的種種風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對(duì)學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學(xué)籍檔案管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實(shí)用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時(shí)通過設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險(xiǎn)，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學(xué)校還應(yīng)該實(shí)行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。

篇(6)

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；問題與對(duì)策

房地產(chǎn)檔案管理工作涉及重大，檔案管理中存在的問題將阻礙檔案作用的發(fā)揮和檔案管理工作的發(fā)展，因此，針對(duì)這些問題，必須采取有效措施加以完善。本文通過房地產(chǎn)檔案管理的基本內(nèi)涵、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題以及改善房地產(chǎn)檔案管理的對(duì)策三個(gè)方面展開探討。

1、概述房地產(chǎn)檔案管理

房地產(chǎn)檔案是房屋管理機(jī)構(gòu)在對(duì)房地產(chǎn)的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門的日常工作的總結(jié)和真實(shí)寫照。

房地產(chǎn)檔案具有專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性和廣泛性的特點(diǎn)，此外房地產(chǎn)管理工作還面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，主要有：突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的研究和防范是提高房地產(chǎn)檔案管理工作的主要內(nèi)容，風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)是當(dāng)前檔案管理中比較缺乏的理念，它的推廣對(duì)整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步都將產(chǎn)生非常重要的意義。

房地產(chǎn)檔案在解決房產(chǎn)糾紛，科學(xué)進(jìn)行城市規(guī)劃，加快舊城改造步伐，查找房屋，推進(jìn)小區(qū)建設(shè)，深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用，為很多爭(zhēng)議提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案管理工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的作用越來越重要，推動(dòng)了房地產(chǎn)檔案管理水平的提高，但是，我們肯定成績(jī)的同時(shí)也要明確房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題，這是完善和進(jìn)步的開始。

2、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題主要集中在一下幾個(gè)方面：

2.1管理模式陳舊檔案利用率低

我國(guó)的檔案管理模式大多還沿用傳統(tǒng)的管理模式，設(shè)置檔案部門，手工進(jìn)行檔案的整理和保管，效率低下且浪費(fèi)人力資源，檔案查找困難，很難被有效利用，檔案工作的意義得不到發(fā)揮，檔案管理水平低下，這都是由于陳舊的檔案管理模式造成的。

2.2房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弱

房地產(chǎn)檔案是具有保存價(jià)值的文件資料，雖然房地產(chǎn)檔案管理部門采取了一些基本措施，防潮、防火、防蟲、防盜，但是這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以抵御一些突發(fā)的自然災(zāi)害，例如：地震、滑坡、泥石流等，一些突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)房地產(chǎn)檔案的破壞造成的損失是不可估量的，并給財(cái)產(chǎn)管理財(cái)產(chǎn)理賠以及災(zāi)后的恢復(fù)重建工作帶來諸多的困難，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待加強(qiáng)。

2.3房地產(chǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

隨著時(shí)代的變遷，不同的工作人員對(duì)檔案的收集也不同，房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容和質(zhì)量也各不相同，而且，房地產(chǎn)檔案管理工作人員的素質(zhì)也不盡相同，有些人員對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在不足，而且沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范來衡量房地產(chǎn)檔案的質(zhì)量，這句導(dǎo)致對(duì)資料的收集存在不規(guī)范或者遺漏的現(xiàn)象，同時(shí)，檔案管理中存在的問題也得不到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和校正，影響檔案管理的水平，也大大降低了檔案的利用價(jià)值。

2.4房地產(chǎn)檔案的形式過于單一

房地產(chǎn)檔案是房屋管理機(jī)構(gòu)在對(duì)房地產(chǎn)的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。依據(jù)定義可以知道，房地產(chǎn)檔案的表現(xiàn)形式文字、圖表、聲像等形式，但是，在具體的管理工作中，房地產(chǎn)檔案的載體就顯得比較單一了，大多為紙質(zhì)的文字資料，并且對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的記載也存在過于簡(jiǎn)單、模棱兩可的現(xiàn)象。一方面是由于其他形式的房產(chǎn)檔案成本相對(duì)較高，另一方面，我們?cè)谄渌问降臋n案管理方面缺少經(jīng)驗(yàn)和一些必要的前提支持，在這方面的人才也很缺乏。過于單一的檔案形式不能很好地加載相關(guān)信息，也不能有效滿足人們的需求，影響房地產(chǎn)檔案的質(zhì)量和房地產(chǎn)檔案管理水平的提高。

2.5房地產(chǎn)檔案的后續(xù)管理和維護(hù)工作面臨諸多困難

房地產(chǎn)檔案形成后要進(jìn)行驗(yàn)收才能予以歸檔，不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的不予歸檔。對(duì)于存在問題的房地產(chǎn)檔案，退還經(jīng)辦人員重新修改的工作就面臨很大的困難，另外，房地產(chǎn)檔案中的信息大都是有關(guān)聯(lián)的，一個(gè)地方出錯(cuò)就要導(dǎo)致很多后面的環(huán)節(jié)出錯(cuò)，這些問題修改起來非常繁瑣，工作量很大，操作困難。此外，隨著世間的推移以及現(xiàn)在檔案的生成的速度和數(shù)量的加快，房地產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量急劇增加，以人工處理了的檔案管理方式很難有效、及時(shí)的完成相關(guān)的檔案管理工作，使得檔案信息存在錯(cuò)誤，檔案存儲(chǔ)空間不足，維護(hù)不到位以及信息難以共享檔案資料得不到有效地利用。規(guī)范檔案的后續(xù)管理和維護(hù)工作也是需要關(guān)注的問題。

3、完善房地產(chǎn)檔案管理工作的相關(guān)對(duì)策

以上為房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的主要問題，這些問題已經(jīng)阻礙了房地產(chǎn)檔案管理工作的有效展開，影響了房地產(chǎn)檔案管理水平的提高，使得檔案管理工作的意義得不到發(fā)揮，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了一定的影響，針對(duì)存在的問題，提出以下完善措施：

3.1建立數(shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的需要，為了更好地管理房地產(chǎn)檔案應(yīng)該建立起數(shù)字化的房地產(chǎn)管理模式。要統(tǒng)籌規(guī)劃，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立一個(gè)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。數(shù)字化的房產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠節(jié)省很多人力資源，提高檔案管理工作的效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，能夠避免很多傳統(tǒng)管理模式下的問題，例如：防潮、防火、防蟲等。此外，數(shù)字化的檔案管理信息系統(tǒng)能夠快捷、有效地進(jìn)行信息共享和檢索，增強(qiáng)檔案的利用率，同時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，及時(shí)進(jìn)行篩選和修改，及時(shí)對(duì)檔案信息盡心完善，提高檔案資料的價(jià)值。

3.2樹立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

目前房地產(chǎn)管理部門對(duì)房地產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)并沒有給予足夠的重視。房地產(chǎn)管理工作面臨的諸多風(fēng)險(xiǎn)主要有：突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)引入房地產(chǎn)檔案管理工作中來要求管理部門對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究，加深對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，及時(shí)采取措施防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)如果不能得到及時(shí)的防范和化解，就會(huì)給房地產(chǎn)檔案帶來損害，繼而產(chǎn)生的損失是不可估量的。因此，一定要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)檔案工作面臨的種種風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)教育，定期對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)要防止外部侵害，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全，保證電子檔案的安全性，提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

3.3建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

房地產(chǎn)檔案需要一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范來衡量檔案的形成流程和質(zhì)量，使得檔案管理工作能夠合理的進(jìn)行，并可以依照規(guī)范對(duì)一些檔案及時(shí)進(jìn)行清理、檢查和鑒定，以確保檔案的完整性和有用性。

3.4注重檔案管理人才的培養(yǎng)

當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中從業(yè)人員的素質(zhì)良莠不齊，這也是導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理水平比較低下的一個(gè)重要的原因，基于此，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)勝任能力，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理形勢(shì)的需要，推動(dòng)房產(chǎn)管理工作的全面進(jìn)步，進(jìn)而給社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來積極地影響。另外，數(shù)字化的房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)技能提出新的要求，管理人員要注重學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。

3.5豐富房地產(chǎn)檔案的形式

豐富的形式能夠更加生動(dòng)和完整地記錄相關(guān)信息，更好地滿足人們的需要，這方面需要特殊的人才來進(jìn)行特殊載體檔案資料的生成和保管。另外，也需要制度的支持。

參考文獻(xiàn)：

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篇(7)

醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案的管理最重要的目的就是降低醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)，最大程度的保障醫(yī)療安全。醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案能夠完全地記錄風(fēng)險(xiǎn)管理的過程，對(duì)其進(jìn)行分析，提升其管理價(jià)值。

（一）分析醫(yī)療事故的原因。風(fēng)險(xiǎn)檔案管理中，發(fā)生了醫(yī)療事故之后，需要進(jìn)行全程的追蹤和調(diào)查，從而保證事故問題得到處理，確定事故的發(fā)生原因，是解決的基礎(chǔ)，通過對(duì)事故資料的研究分析，可以確定事故發(fā)生的根本原因，從而確定多種解決方案并實(shí)施。

（二）提升風(fēng)險(xiǎn)管理方檔案的管理水平。當(dāng)醫(yī)院進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)檔案管理后，醫(yī)護(hù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)會(huì)得到很好的提升，主動(dòng)的避開自己崗位中存在的醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)所帶來的后果，使得風(fēng)險(xiǎn)得到更好的規(guī)避。其次可以保證醫(yī)療活動(dòng)的質(zhì)量，醫(yī)療質(zhì)量是醫(yī)院業(yè)績(jī)的重要體現(xiàn)，而風(fēng)險(xiǎn)管理檔案就是檢驗(yàn)質(zhì)量的最好過程，醫(yī)院加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的宣傳，有助于在院內(nèi)營(yíng)造很好的管理氛圍。

（三）促進(jìn)醫(yī)院決策更加科學(xué)化。檔案的一項(xiàng)基本功能就是為醫(yī)院的決策提供科學(xué)依據(jù)，但是現(xiàn)階段很多醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理缺少統(tǒng)一的管理模式，大多采用部門方式的管理方法，不同部門之間的管理方式也不盡相同，缺少完善的考核體系，增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理能夠有序的收集檔案，讓內(nèi)容更加標(biāo)準(zhǔn)和完善。采用專業(yè)的人員進(jìn)行填寫和保存，減少了檔案保存的隨意，從而更好的幫助醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)化的決策。

二、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的主要內(nèi)容

（一）管理性文件。管理性文件指的是能夠保持風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性，比如法律文件、醫(yī)院委員會(huì)組成、變動(dòng)文件、責(zé)任授權(quán)、管理程序規(guī)定、管理目標(biāo)的制定文件、事故報(bào)告、任務(wù)表等文件，這些文件使得風(fēng)險(xiǎn)管理中的活動(dòng)有依據(jù)可尋查，過期文件和無效的文件被及時(shí)的清除，使得風(fēng)險(xiǎn)檔案的管理更加有效。

（二）操作性文件。第一，檔案中的資料性文件，指的是風(fēng)險(xiǎn)管理人員在醫(yī)療過程中的事件報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查資料、患者資料、安全檢測(cè)等與風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)性資料，事件包含藥品不良事件、員工傷害事件、物品丟失和暴力事件等；第二是指標(biāo)檔案，比如醫(yī)院的統(tǒng)計(jì)、國(guó)家統(tǒng)計(jì)和文獻(xiàn)中已經(jīng)確定的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)；第三，已經(jīng)確定的風(fēng)險(xiǎn)和改進(jìn)的措施，醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理部分根據(jù)信息對(duì)以往風(fēng)險(xiǎn)的分析，確定出預(yù)期的改進(jìn)目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)和方案評(píng)估等，第四是已經(jīng)實(shí)施的方案，根據(jù)資料的評(píng)估情況，實(shí)施改進(jìn)措施，確保檔案修正的有效性，第五是評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)的有效性資料，比如醫(yī)院進(jìn)行評(píng)審后確定有效的資料，評(píng)審的范圍、預(yù)期目標(biāo)，修正可以減少風(fēng)險(xiǎn)，保證醫(yī)療活動(dòng)的安全性。第六是風(fēng)險(xiǎn)檔案培訓(xùn)資料，加強(qiáng)培訓(xùn)，從而保證醫(yī)院質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。

（三）決策性文件。決策性文件包含風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行的溝通和決策，在與部門進(jìn)行溝通的時(shí)候，對(duì)于問題的結(jié)論、建議和有效性改進(jìn)等方面進(jìn)行的資料記錄，定期地向相關(guān)科室進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，呈現(xiàn)出改進(jìn)報(bào)告和評(píng)價(jià)報(bào)告。

三、規(guī)范化管理的應(yīng)用途徑

首先要明確風(fēng)險(xiǎn)檔案管理的責(zé)任人，成立以院長(zhǎng)為主要負(fù)責(zé)人的風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)各種管理制度的制定、實(shí)施和協(xié)調(diào)，定期召開風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)議，分析風(fēng)險(xiǎn)問題并且進(jìn)行改進(jìn)，確保風(fēng)險(xiǎn)管理方案可以進(jìn)行規(guī)范化的管理。其次是成立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理部門，用于負(fù)責(zé)醫(yī)院各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)事件的管理，比如制定事故原因調(diào)查表、報(bào)告表、評(píng)估記錄和改進(jìn)方法等，收集、分析、整理各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)事件的檔案資料，形成報(bào)告，定期向風(fēng)險(xiǎn)委員會(huì)進(jìn)行報(bào)告。再次是醫(yī)院各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)，根據(jù)科室的特點(diǎn)，明確其風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理資料，并且定期向風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)提交規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)檔案資料。最后是醫(yī)院全員參與，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)檔案中不良事故的資料，向醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員講述風(fēng)險(xiǎn)事件，從而提升其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，能夠在各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的事件要形成事件報(bào)告，按照風(fēng)險(xiǎn)檔案管理的程序進(jìn)行資料的提交，配合調(diào)查，幫助醫(yī)院完善風(fēng)險(xiǎn)檔案管理。

四、結(jié)語