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篇(1)

關(guān)鍵詞：圖書 檔案 一體化管理

中圖分類號：G251 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0204-01

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，人們對于信息資源的需求發(fā)生了根本性的改變，不在滿足于單一的信息資源，而是需要無空間、時間、地域、借閱限制的多元化信息服務(wù)，內(nèi)容新穎、類型完整多樣、來源廣泛的信息。信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化正在成為這個時代的發(fā)展趨勢，在這種大背景下，圖書館與檔案館如何快捷、準(zhǔn)確地為讀者提供高效的服務(wù)， 進行信息資源整合、實現(xiàn)信息資源共享迫在眉睫。

1 圖書檔案一體化管理的必要性

1.1 圖書檔案一體化管理是時展的產(chǎn)物

每個圖書館、檔案館的館藏建設(shè)各有差異，側(cè)重點不同：有的館藏量大而全，有的館藏量少而精，有的側(cè)重單一專業(yè)的圖書資源，有的面對所有讀者，圖書范圍廣。由于空間、時間上的差異，圖書資源不能共享，讀者只能利用附近的圖書資源，造成圖書館、檔案館的信息資源沒有得到充分利用。解決圖書館、檔案館不同程度的側(cè)重與局限性的最好辦法就是實現(xiàn)文獻檔案資源共享，做到相互之間溝通融合共享來彌補自身的局限和不足。單一的、沒有資源流通共享的圖書館、檔案館的館藏建設(shè)已經(jīng)不能滿足讀者對于信息多樣化與深層次需求，這種現(xiàn)狀使得圖書館和檔案館面臨一個新的挑戰(zhàn)，必須尋找到一個新的方法實現(xiàn)圖書館、檔案館的持續(xù)發(fā)展，滿足讀者在新時代背景下對于資源的需求。圖書館、檔案館的網(wǎng)絡(luò)化資源共享平臺無疑是最好的選擇。構(gòu)建圖書檔案的一體化網(wǎng)絡(luò)，建立一個與互聯(lián)網(wǎng)對接的平臺，快速進入信息高速公路，打通信息交叉服務(wù)的隧道，才能實現(xiàn)信息資源全球共享，加快信息現(xiàn)代化建設(shè)的進程，方便讀者快捷地查閱所需的信息。

1.2 圖書、檔案實行一體化管理是信息管理一元化的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，學(xué)科間相互交叉、相互滲透，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)正不斷的走向綜合化、一體化。全球互聯(lián)網(wǎng)廣泛普及，信息傳播速度的加快，信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展，形成了一個巨大的信息資源庫和信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為信息資源的交流和共享提供了發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。信息管理一體化的整體優(yōu)勢凸出，利用信息管理一體化使得圖書、檔案的管理更加合理，將會發(fā)揮更大優(yōu)勢，提高資源利用率，是學(xué)科整合的需要，通過一體化管理實現(xiàn)資源共享也是圖書館事業(yè)和檔案事業(yè)自身的發(fā)展需求。圖書館和檔案館館藏的特點各有不同，都具有一定的局限性，單一使用無法將滿足信息時代讀者對信息資源的綜合化的需求，所以只有在圖書檔案管理上實現(xiàn)一體化，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源信息共享，才能滿足當(dāng)今相互滲透和交叉極為頻繁的學(xué)科要求，才能滿足社會進步和科學(xué)發(fā)展對圖書檔案管理的要求。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)急速發(fā)展的大環(huán)境下，圖書檔案一體化管理給學(xué)科和信息提供了一個交叉整合的平臺。

2 制約圖書檔案管理一體化的因素

2.1 管理體制相對落后，不統(tǒng)一

我國現(xiàn)行的圖書、檔案系統(tǒng)雖同出一源，但現(xiàn)在卻分屬于不同的系統(tǒng)，這樣就形成了圖書、檔案部門各自為政，彼此之間缺乏聯(lián)系溝通協(xié)作，形成了獨門獨院的現(xiàn)象，阻礙了信息的互通、交流和共享，制約了圖書檔案一體化的實施和資源共享的實現(xiàn)。這種管理體制也使得檔案圖書系統(tǒng)難以進行交流和實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在這種無交流的情況下各自進行著自我建設(shè)，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)和信息大量重復(fù)，造成資源配置不合理，人力、物力、財力的巨大浪費的現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)信息資源的有效發(fā)展和合理利用，不符合科學(xué)發(fā)展的理念。

2.2 綜合性人才匱乏

圖書、檔案的一體化管理尤為需要人才隊伍的支持，它的實現(xiàn)需要一批具有新型知識結(jié)構(gòu)、掌握多學(xué)科知識、熟悉各領(lǐng)域發(fā)展的高素質(zhì)綜合性專業(yè)人員隊伍。但實際上，由于現(xiàn)有人才培養(yǎng)模式，真正精通圖書管理學(xué)、檔案管理學(xué)理論和實踐技能的人并不多，在實踐中具有這方面組織能力的人才則更為短缺，這嚴(yán)重制約了圖書管理一體化建設(shè)的發(fā)展進程，影響了信息資源管理水平。

2.3 信息基礎(chǔ)設(shè)施不健全

信息基礎(chǔ)設(shè)施是實施圖書、檔案管理一體化必須構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。當(dāng)前，我國大部分高校的信息基礎(chǔ)設(shè)施已初具規(guī)模，但圖書館、檔案部門的信息設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，特別是檔案管理機構(gòu)，多是微型計算機單機操作，有些甚至仍然靠人工手工翻閱查找。同時，校園網(wǎng)絡(luò)帶寬較窄、容量有限制約著圖書、檔案的一體化。圖書館信息資源服務(wù)對象僅限于全校師生，利用率相對較低，造成了信息資源的浪費，不利于圖書管理資源的交流和共享。另外，由于檔案資料的內(nèi)容和來源與圖書資源相比有很大的不同，多是信息資源內(nèi)容比較專指、明確，保存形式是紙質(zhì)版，導(dǎo)致對網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的存取要求不同，尚需開發(fā)專門的信息管理系統(tǒng)。

3 建立圖書檔案一體化管理的具體實施步驟

通過制定相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和規(guī)范信息資源一體化的管理體制，在宏觀上實現(xiàn)國家對檔案圖書一體化建設(shè)的保障和指導(dǎo)作用。建立圖書、檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心，確保圖書檔案信息資源共享的順利進行。同時，相關(guān)管理部門應(yīng)該對于圖書檔案一體化管理的重要性和迫切性，部門整合、人力統(tǒng)籌的必然性有一個宏觀全面的意識；對于圖書檔案一體化管理的發(fā)展趨勢有一個清晰的發(fā)展藍圖，轉(zhuǎn)變消極態(tài)度，只有在充分認(rèn)識到一體化管理的必要性時，圖書檔案一體化管理才能出現(xiàn)成效，才能有發(fā)展空間，才能推動體制和政策上的改革，加快圖書檔案一體化管理的步伐。加強圖書、檔案管理方面人才的培養(yǎng)，另外，也要對現(xiàn)已在職的圖書、檔案工作人員進行相關(guān)的培訓(xùn)，促使他們掌握圖書、檔案一體化管理方面的理論和實踐知識，更好的落實一體化管理。

參考文獻：

[1] 李麗君.高校圖書、檔案一體化建設(shè)與資源共享[J].蘭臺世界，2006（6）.

[2] 江福蘭.高校圖書檔案一體化管理探析[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007（17）.

[3] 關(guān)曉春.淺談圖書檔案一體化管理[J].黑龍江科技信息，2012（13）.

篇(2)

一、文檔一體化管理的重要性

眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有機地結(jié)為一體，才能實現(xiàn)文書運轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。由于文檔一體化有共同之特點，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行管理，做到即輸進庫?；诙咧g的關(guān)系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。通過文檔一體化管理完全可以統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項目使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進行著錄奠定了基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來，隨著辦公自動化程度的提高，出現(xiàn)了大量各種形式的信息文件，紙質(zhì)文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過渡，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。文件作為人們進行信息交流和貯存的一種工具，有其相對穩(wěn)定的物質(zhì)載體。文件包含有信息、意識、知識內(nèi)容的一種物質(zhì)形態(tài)，它與其他物質(zhì)一樣是運動的。文件從其形成后的運轉(zhuǎn)，承辦和現(xiàn)行、半現(xiàn)行直到轉(zhuǎn)為檔案后的管理和利用，經(jīng)歷了一個完整的過程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過程劃分為四個階段，即制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。通常后兩個階段的文件即是檔案。企業(yè)單位檔案室主要保存第三個階段的文件，其特點是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續(xù)存查和利用，所以說在一段時間內(nèi)，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價值；2保密性較強，處于封閉狀態(tài)；3文件對形成單位依附性大；4有相當(dāng)部門文件只有一定時期內(nèi)有利用價值；5具有永久保存價值的文件，一般必須通過這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應(yīng)市場發(fā)展的需要，機構(gòu)整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、利益保障體系，并盡快使各項工作正常運轉(zhuǎn)?！拔臋n一體化管理”工作模式隨著新機構(gòu)的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發(fā)、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護、利用、信息統(tǒng)計等環(huán)節(jié)均由文檔管理專職統(tǒng)一跟蹤管理，中間過程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節(jié)，充分發(fā)揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，通過競聘考核聘用了經(jīng)驗豐富、綜合素質(zhì)高的文檔管理專職來擔(dān)任此項工作。文檔管理專職上崗后，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，根據(jù)文書管理與檔案管理的特點，從企業(yè)自身特點出發(fā)，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規(guī)章制度、文件辦理程序來制定管理框架，規(guī)范檔案管理，明確管理職責(zé)；同時充分地利用現(xiàn)代化管理手段，利用電子文件收發(fā)處理，對歸檔文件進行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個工作流程很好地整合起來完成。文檔管理專職對文件的收發(fā)、公文處理、文件歸檔等過程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復(fù)勞動的現(xiàn)象，更不會再像以往那樣出現(xiàn)“兩個和尚挑水喝”甚至于“三個和尚沒水喝”尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的辦公效率。

結(jié)語

綜上所述，在辦公自動化的條件下，實行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是科學(xué)合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費。

目前企業(yè)文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規(guī)范。作為企業(yè)文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關(guān)鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗。隨著時代的發(fā)展，科學(xué)的進步，對信息化管理要求越來越高，這項工作對我們來說，任重而道遠(yuǎn)。

篇(3)

關(guān)鍵詞：圖書、情報、檔案;一體化管理

1.前言

圖書、情報、檔案的一體化管理于20世紀(jì)50年代首先由國外的優(yōu)秀學(xué)者提出，并于70年代傳入我國，迅速得到專家學(xué)者的重視和研究。圖書、情報、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務(wù)模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發(fā)展，新型技術(shù)和信息技術(shù)為圖書、情報、檔案的一體化管理創(chuàng)造了優(yōu)越的外界背景，信息化為圖書、情報和檔案管理實現(xiàn)一體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的發(fā)展水平提供了契機。

2.圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化管理的必然性和可行性

2.1三者一體化管理的必然性

知識經(jīng)濟和精神文化的發(fā)展標(biāo)志著新時代的進步，隨著生活水平和社會經(jīng)濟的發(fā)展使得信息用戶對使用系統(tǒng)提出了新的需求。在信息化技術(shù)如此發(fā)達的今天，使用用戶對繁瑣、復(fù)雜、單一的信息應(yīng)用能力較反感，因此追求系統(tǒng)、完整、動態(tài)的信息管理系統(tǒng)是競爭的主體力量。高校圖書、情報、檔案一體化管理結(jié)束了多重單一管理的復(fù)雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動態(tài)的、便捷的服務(wù)信息;另外，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的推進，打破了傳統(tǒng)的信息查收弊端，為用戶創(chuàng)造了時間自由、信息量廣的搜集平臺，可見，圖書、情報、檔案的一體化管理是時展的必然要求和結(jié)果。

2.2三者一體化管理的可行性

首先，就目前的圖書館管理模式調(diào)查來看，一般將圖書、情報和檔案分開進行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營，互不干預(yù)，自行購買管理設(shè)備和信息資源，這種現(xiàn)象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經(jīng)費投入中消耗過高，無法實現(xiàn)經(jīng)費的最優(yōu)化使用;其次，圖書、情報和檔案具有想通的本質(zhì)意義，在網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展背景下，將三者協(xié)調(diào)結(jié)合，共同管理，形成系統(tǒng)、科學(xué)、綜合化的管理系統(tǒng)，便于對信息資源的搜集、整理和服務(wù)，保證信息的高質(zhì)量、高效率、高動態(tài)地服務(wù)用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財力等方面提出優(yōu)化的使用結(jié)構(gòu)，避免分散管理所造成的一些資源浪費和重復(fù)建設(shè)，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟保障基礎(chǔ)。

3.高校構(gòu)建圖書、情報、檔案一體化管理的實現(xiàn)途徑

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，樹立一體化觀念

實現(xiàn)三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認(rèn)識到圖書、情報和檔案統(tǒng)計管理的優(yōu)勢和價值，轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)管理思想，正確認(rèn)識到在長期工作中所養(yǎng)成的不良習(xí)慣、消極怠工和安于現(xiàn)狀的不良現(xiàn)象。積極探索和轉(zhuǎn)變管理思維，在圖書、情報和檔案管理工作中樹立遠(yuǎn)矚性、主動性和科學(xué)性的觀念，認(rèn)識到三者一體化管理所產(chǎn)生的價值。將圖書、情報和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設(shè)性戰(zhàn)略目標(biāo)，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻的共享措施，各部門之間應(yīng)加強交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創(chuàng)新性的建議和方案，落實到高校圖書、情報、檔案一體化的實踐工作中。

3.2加快高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息全球化的外部環(huán)境中，高校管理部門要積極引入網(wǎng)絡(luò)、通信、計算機操作技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，從而為高校圖書、情報和檔案的信息管理系統(tǒng)奠定堅持的設(shè)備基礎(chǔ)，提高三者管理系統(tǒng)的發(fā)展進程，這就需要高校積極投入到信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中。高校圖書、情報和檔案信息含量大，且處于動態(tài)變化中，因此要將網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為后臺支撐，從而借助網(wǎng)絡(luò)平臺建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施。據(jù)調(diào)查，我國高校圖書館在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上已初具規(guī)模，但是在設(shè)施建設(shè)的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發(fā)展進程。針對此現(xiàn)象，高校還應(yīng)不斷地為信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入精力，積極開拓多渠道的發(fā)展機會，為圖書、情報和檔案一體化管理提供物質(zhì)保障。

3.3優(yōu)化文獻資源的配置

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、信息資源平臺的載入，在高校的圖書、情報和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網(wǎng)上信息情報與電子檔案等資源，這些電子與網(wǎng)絡(luò)信息打破了傳統(tǒng)的時間限制和空間局限性，應(yīng)積極開發(fā)和利用電子與網(wǎng)絡(luò)圖書、情報和檔案信息資源，針對傳統(tǒng)文獻資源的管理模式，進一步優(yōu)化文獻信息的配置和使用效能。

3.4培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才

傳統(tǒng)的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業(yè)知識技能，但是隨著高校圖書建設(shè)和現(xiàn)代化技術(shù)的引進，對圖書、情報和檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)都提出了新的要求。人才是圖書、情報和檔案管理體系中的基礎(chǔ)保障，扎實的專業(yè)能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語能力是復(fù)合型圖書工作者的重點要求，此外，對圖書、情報和檔案的專業(yè)管理能力、信息檢索能力也是實現(xiàn)符合型人才的必需技能要求。

總之，高校圖書、情報和檔案的一體化管理是一項長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性發(fā)展過程，因此，高校圖書館管理部門應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，制定科學(xué)、系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，有條理、有計劃地推進高校圖書、情報和檔案進程，在借鑒優(yōu)秀單位的管理模式基礎(chǔ)上，結(jié)合本校特色，最終實現(xiàn)資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學(xué)圖書館館員）

參考文獻：

[1] 陳潔.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書情報一體化管理模式的構(gòu)建[J].新課程（教研版），2012，（2）：96-97.

[2] 王永輝. 整合圖書情報檔案資源 實現(xiàn)信息一體化管理[J].吉林農(nóng)業(yè)，2010，（13）：46-47.

篇(4)

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理；文檔；一體化；建設(shè)；質(zhì)量管理

引言

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文秘工作的開展效果，二者密不可分，互有聯(lián)系。應(yīng)時展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設(shè)，不僅可以提高文件管理、利用的規(guī)范性，同時也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現(xiàn)實意義

文秘-檔案一體化建設(shè)是社會發(fā)展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續(xù)及整體性角度出發(fā)，和互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范建立的綜合檔案管理系統(tǒng)，這樣將實現(xiàn)對公文檔案的全過程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設(shè)意義非凡。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點從文件實體轉(zhuǎn)向文件形成過程；從注重分散的個別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向關(guān)注導(dǎo)致文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)職能、活動、任務(wù)、事物處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價值或研究價值進行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計劃和活動，挑選出反映其主要工作活動的文件加以保存；通過文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質(zhì)量，這對信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國內(nèi)文秘工作和檔案管理一體化銜接時的問題

首先，缺乏原稿文件，編號不規(guī)范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過在歸檔時卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領(lǐng)導(dǎo)的重要批示無從顯現(xiàn)；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒有復(fù)印存檔的情況下進行存檔，這就導(dǎo)致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規(guī)范的附件。在實施檔案管理的過程中，多數(shù)實施歸檔的文件缺乏印發(fā)部門、抄送單位、發(fā)放時間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進行案卷標(biāo)題確定的難度。

最后，應(yīng)用了錯誤文種，辦理程序缺乏規(guī)范性。在應(yīng)用文種時經(jīng)常發(fā)生“意見”和“決定”不區(qū)分情況，同時“通告”、“通知”亂用現(xiàn)象嚴(yán)重，這就降低了文種應(yīng)用的規(guī)范性，給公文受理單位的辦公帶來了阻礙，降低了工作的實際作用。另外，在公文辦理中，也將長出現(xiàn)違規(guī)、不按照程序辦事的現(xiàn)象，很多單位都存在越級行文、不登記印發(fā)等違規(guī)現(xiàn)象，這位后續(xù)的檔案管理帶來了負(fù)面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設(shè)的對策

首先，應(yīng)實現(xiàn)案卷質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。①實施安全全面普查。一般企事業(yè)單位沒有精力對綜合檔案室進行定點檢查，并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內(nèi)會遺留大量沒有利用價值的文件；所以，可以運用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質(zhì)量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎(chǔ)。企事業(yè)單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質(zhì)量對之后的檔案管理質(zhì)量、效果由直接影響，進而也會對檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)產(chǎn)生影響。因此要提高公文的質(zhì)量，要用幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量好的公文用紙，采用橫寫橫排、左側(cè)裝訂的排版形式；認(rèn)真檢查制發(fā)公文履行簽發(fā)手續(xù)的情況，是否與審批權(quán)限相符，公文標(biāo)題、主送單位及抄送單位的準(zhǔn)確性，落款、日期等；在書寫公文時要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長期保存的效果。另外，要科學(xué)選擇文種，做好格式、行文等的規(guī)范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理更具優(yōu)勢，但是電子文件收到文件形式、儲存條件等影響，一定要做好文件儲存介質(zhì)的選擇才行。

其次，要完善全過程的管理工作。①要在企事業(yè)內(nèi)部建立質(zhì)量管理意識，為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質(zhì)量管理意識，通過推行個人責(zé)任制的方式，提高全過程管理質(zhì)量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設(shè)，所以要調(diào)整基礎(chǔ)機構(gòu)，建立健全規(guī)章制度。因此要建立專業(yè)部門同意處理文書、檔案管理問題，對文書及檔案整理、收集工作的銜接進行監(jiān)督，為文檔管理部門提供橫縱聯(lián)系、協(xié)商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎(chǔ)。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓(xùn)工作，為其提供外出學(xué)習(xí)的機會，提高員工的綜合專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，改善文檔提提化管理隊伍整體質(zhì)量。并且要完善管理制度，嚴(yán)格落實公文新聞規(guī)定，嚴(yán)格審核公文減法制度，確保發(fā)文文件在規(guī)定權(quán)利范圍之內(nèi)。③要加強文檔一體化管理模式硬件建設(shè)工作，積極的選購性能、品質(zhì)過關(guān)的設(shè)備與工具，通過培訓(xùn)提高員工操作的熟練度和規(guī)范性等。

最后，要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時不可或缺的環(huán)節(jié)，同時文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系y性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門的文件材料應(yīng)交由文秘人員進行統(tǒng)一管理，并基于立卷原則和方法實施文書立卷，讓文件立卷常態(tài)化。除此之外，必須重視文書立卷的日常管理工作，要完善文書的分門別類管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結(jié)束語：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設(shè)已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然選擇。因此，企事業(yè)單位要積極攻克文檔一體化建設(shè)中遇到的問題，早日完善文檔一體化建設(shè)工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻：

[1]張思盈.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（05）

篇(5)

1.1 檔案管理的概念

檔案管理是一個非常復(fù)雜的工作，分為多個步驟和層次，首先要按類別對文件進行分類，然后對每一個類別的文件的重要性進行調(diào)整，然后對檔案的基本信息進行整理和總結(jié)，最后把檔案歸檔到各個區(qū)域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動，但目標(biāo)是使企業(yè)更好地適應(yīng)社會發(fā)展的需要，具有一定的服務(wù)性。文件的形成、傳遞、處理、管理和檔案的收集、整理、標(biāo)識、保管和使用環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理。這就需要建立統(tǒng)一的文檔管理機制，使檔案管理與檔案管理有機結(jié)合，整合管理。還需要將公文這一文檔實體從生成、流轉(zhuǎn)，歸檔到?N毀或永久保存的整個過程進行全面一體化管理。文件整合理論的形成經(jīng)歷了一個漫長的過程。

1.2 文檔一體化計算機管理的現(xiàn)狀

檔案管理體制逐步完善，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會的需求，差距主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）基層檔案管理不平衡。文件管理系統(tǒng)不完善。管理機制不好行使職權(quán)。檔案管理部門沒有專業(yè)書籍，沒有文件規(guī)范操作，沒有專業(yè)人員。一是缺乏檔案管理意識。對檔案重要性認(rèn)識不足，認(rèn)識不夠。在人們的心目中，檔案部門是一個無足輕重的單位，不重要。有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要經(jīng)濟建設(shè)就行，檔案工作質(zhì)量沒關(guān)系。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，檔案管理工作沒有得到很大的發(fā)展。

（2）管理模式陳舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，新事物層出不窮，記錄形式和內(nèi)容紛繁復(fù)雜，檔案范圍進一步擴大。然而，大多數(shù)單位跟不上檔案管理的發(fā)展。文件管理部門不能用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理服務(wù)，但一直采用傳統(tǒng)的操作模式。

（3）機關(guān)檔案管理存在問題。一般權(quán)限僅限于紙質(zhì)文件的管理，電子信息統(tǒng)一集中，無需錄入，無需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優(yōu)勢。

（4）企業(yè)檔案管理存在問題。企業(yè)檔案工作反映了生產(chǎn)、經(jīng)營和科研的重大活動，但由于缺乏計算機化，許多企業(yè)的內(nèi)部檔案資源無法共享。影響了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息互用。

2 文檔一體化計算機管理現(xiàn)代化的必要性

1.時展的要求。新世紀(jì)、新時代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。計算機網(wǎng)絡(luò)等三次科技革命帶來了新技術(shù)和新方法，在社會生活各個領(lǐng)域和各部門得到了廣泛的應(yīng)用。

2.文件保護和利用要求。檔案的保護和有效利用也要求企業(yè)早日實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。由于許多文件存放時間長，除檔案保護措施不充分外，造成了紙質(zhì)檔案中一些因長期缺乏保護而出現(xiàn)脫落和模糊現(xiàn)象。同時，它不能同時掌握相關(guān)檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實現(xiàn)工作的有效性和靈活性?，F(xiàn)代檔案管理將帶來許多好處，最初，要保存檔案完整性的內(nèi)容，但經(jīng)常性發(fā)生文件被打破或丟失的現(xiàn)象，引進現(xiàn)代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細(xì)分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強度，又提高了工作效率。

3 我國現(xiàn)階段的文檔一體化計算機管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題

3.1 檔案管理工作的規(guī)范性較差

企業(yè)檔案管理的一個重要因素是檔案管理的規(guī)范化和規(guī)范化。然而，由于中國的經(jīng)濟仍處于發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，許多行業(yè)都在發(fā)生變化，許多行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。當(dāng)然，這個問題也反映在國內(nèi)企業(yè)檔案管理問題上?，F(xiàn)階段，在中國很多企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任分工是極其混亂的保密規(guī)定，內(nèi)部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規(guī)定的現(xiàn)象。因此沒有規(guī)范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業(yè)本身帶來了一些問題，阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，同時也給其他部門在企業(yè)工作中造成了一定的障礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

3.2 檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個粗略的工作，會帶來很多隱患；越來越多的企業(yè)檔案管理進入了一個資金嚴(yán)重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已經(jīng)損壞，許多文件已經(jīng)發(fā)霉。這些都直接關(guān)系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對資金投入的成果也較少；現(xiàn)代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業(yè)規(guī)劃面臨資金短缺的問題。

不協(xié)調(diào)的計算機技術(shù)和管理的發(fā)展，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。有的檔案部門在利用計算機的同時，開發(fā)和利用了管理模式的改革，不重視軟件的新思路指導(dǎo)，人為隔離了文檔與信息之間的相互密切聯(lián)系，由于文件計算機管理自身的發(fā)展和應(yīng)用，它們沒有整體的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、銜接和利用，技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用使計算機文件系統(tǒng)開始從重復(fù)的數(shù)據(jù)輸入中脫離尷尬。這種計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，不僅沒有提高勞動生產(chǎn)率，減輕了員工的負(fù)擔(dān)，而且大大增加了檔案工作的負(fù)擔(dān)和復(fù)雜性。

4 文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

鑒定工作需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個方面進行鑒定。傳統(tǒng)檔案的鑒定與鑒定內(nèi)容之一基本上是相同的，即對檔案內(nèi)容進行審查，確定其科學(xué)性、歷史性和實用價值，進而確定保管期限。

由于電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的使用，安全工作有別于傳統(tǒng)檔案館，電子檔案館與傳統(tǒng)檔案館的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多樣化，存在更多的安全隱患。電子檔案的保密主要包括兩個方面。

網(wǎng)絡(luò)文件的安全存儲在網(wǎng)絡(luò)計算機上，為不同的用戶提供不同級別的服務(wù)，在線數(shù)字檔案網(wǎng)站的文件信息極易泄漏。因此，數(shù)字檔案館必須分類歸檔和公開記錄?；ヂ?lián)網(wǎng)是一個完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計算機黑客竊取和未經(jīng)授權(quán)使用機密文件的信息，我們在計算機網(wǎng)絡(luò)的檔案中做了保密工作。

（2）在傳輸文件的安全性方面，很多互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站都有自己的附加安全機制，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶看到這些網(wǎng)站發(fā)送和接收郵件。這些站點通常稱為"安全島”。當(dāng)然，只是選用這一保密措施是遠(yuǎn)不足的，加密方法有兩種，一種是硬件加密：另一種是件加密。硬件加密速度比軟件加密快。

（3）使檔案管理的建筑和設(shè)備達標(biāo)

從每個房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設(shè)備，增加科學(xué)檔案管理，爭取早日實現(xiàn)對檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)。

篇(6)

關(guān)鍵詞：文秘工作；文書檔案；管理工作；企業(yè)

進入信息化時代，隨著我國企業(yè)管理日趨規(guī)范，行政管理、辦公室業(yè)務(wù)等各項工作也逐漸朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。所以，企業(yè)想要在激烈的市場競爭中更加穩(wěn)健發(fā)展，需要充分認(rèn)識到文秘、檔案管理等行政工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并給予一定的重視與關(guān)注。實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，可以有效提升企業(yè)管理質(zhì)量與管理效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。所以，本文對加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化措施等內(nèi)容進行相應(yīng)闡述。

一、文秘工作與文書檔案管理工作一體化概述

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到快速普及應(yīng)用，為人們生活帶來極大便利，也為企業(yè)當(dāng)中文秘工作與文書管理工作一體化提供了便利性、可行性與必然性。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，通常情況下會被稱為文檔一體化。企業(yè)對先進計算機技術(shù)以及行政辦公管理系統(tǒng)等進行充分利用，將文秘工作與文書檔案管理工作進行有機結(jié)合，能夠有效推動文秘工作與文書檔案管理工作的一體化、智能化、現(xiàn)代化，進而能夠?qū)馁Y料的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督，促使文書檔案資料真正實現(xiàn)一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系闡述

文秘工作與文書檔案管理工作，兩者之間在很大程度上是相互聯(lián)系的，但是同時也在一定程度上彼此獨立。文秘工作與文書檔案管理工作的對象都是公文。公文寫作是文秘工作的重要內(nèi)容之一，是公文成文的前置條件。而檔案資料主要是從公文中收集提取并分類保存，所以，可以將文書檔案的管理視為公文以后的延續(xù)工作。由此可以看出，文秘工作與文書檔案管理工作兩者之間通過公文這一主體緊密聯(lián)系起來。如果想要保證文書檔案管理工作的順利展開，就需要從公文擬定、處理環(huán)節(jié)做出嚴(yán)格要求與規(guī)范。公文處理工作是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵。公文處理工作的好壞在很大程度上會對文書檔案管理工作造成一定影響，因此，公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重點。在社會科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理工作也逐漸朝著電子化、體系化方向發(fā)展。文檔一體化的管理模式主要是從文秘工作與文書檔案管理工作的大局著手，在公文生成、公文歸檔、公文檢索、公文查閱等各項工作中對現(xiàn)代辦公自動化技術(shù)等進行充分利用。如果想使檔案資料的真實性與準(zhǔn)確性得到保障，同時發(fā)揮檔案最大價值，就需要企業(yè)各相關(guān)工作人員在進行檔案錄入與檔案輸出時，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程展開。這樣做的好處在于，不僅可以提升工作效率、提高工作質(zhì)量，還可以促使文秘工作與文書檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，促進企業(yè)行政管理更加科學(xué)有效。

三、加強文秘工作與文書檔案管理一體化的措施

（一）明確管理意識。要想實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展，需要在企業(yè)實際運行中切實樹立并加強兩者之間一體化的管理意識。通過樹立一體化管理意識，可以保證文書檔案管理工作的順利展開。同時，文書檔案管理工作的工作流程也會得到進一步規(guī)范與完善。能夠簡化企業(yè)當(dāng)中檔案管理的工作流程，避免重復(fù)工作，從而為企業(yè)節(jié)省更多成本。文秘工作是實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，相關(guān)文秘工作人員需要加強文書檔案管理意識，要做好文書檔案各項基礎(chǔ)性、前期性工作，使文書檔案質(zhì)量得到有效保障。具體可以從以下幾點展開：第一，公文紙張需要保證統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格，同時內(nèi)容排版需要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)規(guī)定，在進行裝訂工作時保證從左側(cè)進行。第二，需要對公文的審批權(quán)限以及簽發(fā)手續(xù)等進行嚴(yán)格檢查，除此之外，還需要對主送單位、公文標(biāo)題、公文文種、保密程度等進行審核，保證各環(huán)節(jié)工作能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。第三，文秘工作人員在公文草擬、公文定稿時，需要及時簽字、記錄，保證字跡清晰、清楚，為日后檢查與審核工作提供便利。

（二）強化文書立卷工作。在企業(yè)文書檔案管理工作中，文書立卷在其中占據(jù)重要位置。文書立卷工作能夠保證文書檔案的體系化與標(biāo)準(zhǔn)化，在文秘工作與檔案管理工作之間發(fā)揮著銜接作用。文書立卷工作既是文秘工作的最終一個環(huán)節(jié)，與此同時，也是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)。因此，這一環(huán)節(jié)在文秘工作與文書檔案管理工作一體化中發(fā)揮的重要作用不言而喻。強化文書立卷工作，可以從以下幾點展開：一是經(jīng)常性對工作人員展開公文、檔案等相關(guān)法律法規(guī)方面的專業(yè)培訓(xùn)，通過廣泛的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，切實提高相關(guān)人員對文書立卷工作的重視，增強檔案意識，從而為做好此項工作奠定良好的基礎(chǔ)。二是強化文書立卷工作的規(guī)范化、智能化、日?；芾怼，F(xiàn)在很多企業(yè)開始使用電子檔案管理系統(tǒng)，這就要求相關(guān)人員不僅要對紙質(zhì)公文檔案資料進行及時收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列、編號裝盒，還要及時進行電子公文檔案資料的整理歸檔，同時要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案完整、準(zhǔn)確、一致。三是持續(xù)強化并落實相關(guān)工作人員的崗位職責(zé)，做到文秘工作人員與文書檔案管理工作人員之間既相互幫助、互相協(xié)作，又分工明確、職責(zé)清晰，確保在展開文書立卷工作時，能夠嚴(yán)格按照工作程序展開，保證最終公文資料的真實性與準(zhǔn)確性，為企業(yè)后續(xù)文書檔案管理工作提供保障。

（三）促進標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想更好實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，需要進一步推動文秘工作與文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文秘工作與文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定展開，與此同時，需要因企制宜，結(jié)合企業(yè)文書檔案管理工作以及文秘工作的實際情況，加強對外部影響因素的分析與研究，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。保證文秘工作與文書檔案管理工作一體化軟件的實用性與通用性，加強綜合管理工作。這樣可以在很大程度上實現(xiàn)文書資料與檔案管理之間的有效銜接，在企業(yè)當(dāng)中實現(xiàn)資源共享，保證各項資源能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢與作用，促進企業(yè)更好發(fā)展。除此之外，需要在企業(yè)內(nèi)部針對文秘工作與文書檔案管理工作一體化構(gòu)建管理體制，各工作人員之間需要加強交流與溝通。管理部門要針對文秘工作以及文書檔案管理工作加強監(jiān)督與管理，強化日?？己?，促使相關(guān)人員在實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化建設(shè)中積極主動作為，充分發(fā)揮自身作用。

四、結(jié)語

綜上所述，實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化是增強企業(yè)行政管理、實現(xiàn)更好發(fā)展的必備條件。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要給予一體化工作高度的重視與關(guān)注，做好對相關(guān)人員的教育、引導(dǎo)、培訓(xùn)工作，培養(yǎng)一批具備一體化意識、具有較強業(yè)務(wù)能力的工作人員，為推動企業(yè)在新時期的可持續(xù)發(fā)展做好智力保障工作。

參考文獻

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篇(7)

美國檔案學(xué)會權(quán)威邁勒最近指出：“多少年來，檔案學(xué)家認(rèn)為檔案手稿不能達到標(biāo)準(zhǔn)化，也不能進行資源共享，因為所藏資源都是孤本的。在圖書館技術(shù)和自動化的影響下，這種情況要改變?！?0世紀(jì)90年代，國際上成立了一個由檔案學(xué)家、圖書館學(xué)家和情報學(xué)家組成的研究“在交接點――信息生產(chǎn)者和利用者之間的共同范圍”的團體，旨在推行一體化管理。

美國俄亥俄州大學(xué)由該州投資2000萬美元以于1994年完成了一項龐大的圖書館、情報中心、檔案庫三者自動化聯(lián)網(wǎng)計劃，使全州18個最重要的圖書、檔案、情報部門連成一個信息網(wǎng)絡(luò)，讀者或用戶可以在網(wǎng)內(nèi)查到所有館藏信息。館際互借將變得十分快捷。期刊文章、檔案源、情報資料可以傳真方式來傳遞，并可函寄給需求者，而且傳真和郵寄對用戶免費。其中最重要的兩項數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信工程是美國檔案學(xué)會和英國檔案學(xué)會共同承擔(dān)完成的。這些例證都真正體現(xiàn)了資源共享的宗旨，反映了西方發(fā)達國家在圖書、檔案、情報三部門一體化方面所進行的探索。其中的一些先進成果，是很值得我們認(rèn)真借鑒的。

從美、英兩國的實際做法中，我們可以發(fā)現(xiàn)他們在文獻信息資源建設(shè)及布局方面具有一些相同之處：(1)都有權(quán)威性的文獻信息資源整體建設(shè)組織機構(gòu)；(2)都有明確的文獻信息資源建設(shè)計劃；(3)都從學(xué)科、主題方面系統(tǒng)收集文獻；(4)都能相互配合，分工協(xié)作收集文獻；(5)都能實現(xiàn)資源共享。

世界各國政府和部門，尤其是發(fā)達國家，已把開發(fā)利用文獻信息源作為國際市場競爭的主要手段，拓寬光盤服務(wù)范圍，在建立光盤數(shù)據(jù)庫的同時相應(yīng)考慮利用通訊技術(shù)的發(fā)展來實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化。這就要求圖書館、檔案館、情報所都有責(zé)任按照明確的目標(biāo)，設(shè)計的統(tǒng)一線路建立各有特色的專題數(shù)據(jù)庫，在取得經(jīng)驗的基礎(chǔ)上：

(1)組建用戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。力爭根據(jù)協(xié)作網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生的集團優(yōu)勢，早日產(chǎn)生兼具社會效益和經(jīng)濟效益的拳頭服務(wù)項目，如國際聯(lián)機檢索、項目論證、課題查新等，來確定基本的用戶對象，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)成員，建立起較為穩(wěn)定的用戶服務(wù)網(wǎng)；同時還應(yīng)積極做好廣告宣傳工作，讓用戶能充分了解信息網(wǎng)絡(luò)的功能、條件、服務(wù)質(zhì)量和效率，并選派懂得圖書、檔案、情報一體化技術(shù)的公關(guān)人員攜帶服務(wù)項目，直接去需求信息的單位，上門開展宣傳推銷活動。這樣既可以及時了解到用戶的需求，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)新成員，又?jǐn)U大自己的知名度，再輔以大力開展市場調(diào)研，及時把握信息市場動態(tài)，隨時不斷地調(diào)整好自身的服務(wù)方式。

(2)開展信息，提供主動定向服務(wù)，從而大力發(fā)展信息商品生產(chǎn)，可根據(jù)企業(yè)的委托，對用戶產(chǎn)品進行跟蹤調(diào)查，對新產(chǎn)品進行如何開拓市場的探索，使企業(yè)可以更加掌握商品信息、了解行業(yè)動態(tài)，為其新產(chǎn)品的發(fā)展提供科學(xué)決策的依據(jù)。發(fā)達的信息市場需要發(fā)達的信息商品生產(chǎn)來支持，兩者相輔相成，缺一不可。處理好兩者的關(guān)系，不僅能提供大量的適銷的現(xiàn)貨信息產(chǎn)品，而且可以廣泛、公開承攬高、新、尖的信息產(chǎn)品業(yè)務(wù)，滿足社會對信息產(chǎn)品的期貨需要，改變信息市場客體的不完整性。

二

一體化管理的具體實施方案：

第一，實行有效的國家管理。在信息化的過程中，國家應(yīng)該也必須履行宏觀管理的職能。它主要包括：A.建立全國性的專門管理機構(gòu)和相關(guān)體制。B.頒布專門的以及對其有利的法律、政策。C．制訂專門的以及對其有利的發(fā)展戰(zhàn)略計劃。D．健全保護信息用戶的各種機制。同時對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)進行統(tǒng)一的監(jiān)督、管理和控制，構(gòu)建系統(tǒng)化的動態(tài)鏈接。

實行統(tǒng)一管理，要將重點放在研究文獻信息系統(tǒng)的有效管理問題上。對文獻信息進行科學(xué)的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通，控制管理所必需的信息數(shù)量，合理控制信息流量，深化文獻信息開發(fā)層次，提高文獻信息傳遞效率、吸收能力和利用率，建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)，發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效益，必須有整體機制管理。建立一個強有力的、國家一級的、統(tǒng)一的集中領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，加快三位一體的全信息事業(yè)的現(xiàn)代化管理。

第二，通過現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺，建立圖書、情報、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站，在各數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實現(xiàn)有效的動態(tài)鏈接，使其進一步公開化、社會化。

從具體的數(shù)字館藏建設(shè)來說，必須以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，以數(shù)字化的信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術(shù)為手段，以寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。除了包括將館藏數(shù)字化的工作外，還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程。它是一種引入管理和應(yīng)用數(shù)字化的物理信息對象的方法。功能有以下五項：(1)各種載體數(shù)字化。(2)數(shù)據(jù)的接收、存儲和管理。(3)組織對數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢。(4)數(shù)字化信息的網(wǎng)上和傳遞。(5)系統(tǒng)管理和安全維護。

第三，合理解決圖書、情報的著作權(quán)、隱私權(quán)以及檔案的有限閱讀等問題。

美國數(shù)字檔案館的核心技術(shù)――EAD技術(shù)，它是美國的編碼檔案著錄文獻類型技術(shù)的形成、記錄結(jié)構(gòu)、構(gòu)成元素、相關(guān)屬性及其著錄方法。檔案編碼著錄(EAD)的出現(xiàn)就是希望提供一種標(biāo)準(zhǔn)編碼結(jié)構(gòu)，EAD是應(yīng)用新技術(shù)解決問題的，標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)識(SGML)和擴展標(biāo)識語言(XML)就是EAD的兩大技術(shù)基礎(chǔ)。加州伯克萊大學(xué)、杜克大學(xué)、國家數(shù)字圖書館采用EAD編譯檢索工具，以測試其理論與技術(shù)的完善程度。耶魯大學(xué)、哈佛大學(xué)在1996年初DTD初版發(fā)行時，就開始把它應(yīng)用到工作中。加利福尼亞大學(xué)、圣地亞哥大學(xué)成功地把EAD檢索工具用于數(shù)據(jù)庫的建立。

EAD二版發(fā)行后，一些館室開始著手更改檢索工具。倫敦公共文件署目前正在進行更改館藏指南的開發(fā)戰(zhàn)略。一經(jīng)完成，此項目將詳細(xì)描述幾個世紀(jì)以來英國公共文件的狀況。英國的一些大學(xué)，如利物浦大學(xué)、牛津大學(xué)、達拉姆大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)，也在開展EAD項目。美國加州伯克萊著力于加州遺產(chǎn)數(shù)字圖像檢索項目，此項目旨在論證全宗級文件與EAD編碼檢索工具的結(jié)合，能夠有效地收集從班克羅伏特圖書館大型圖片集中選出的關(guān)于圖片材料的25000種數(shù)字描述，來反映加拿大歷史和文化。有意義的是，加州遺產(chǎn)項目的檢索系統(tǒng)正應(yīng)用于加州伯克萊K一12展望項目的大學(xué)互動計劃中。在此計劃中，由全體教員和圖書館人員組成的小組與來自洛杉磯奧克蘭公共學(xué)校的K一12項目的教師協(xié)同工作，從1997―1998學(xué)年開始，利用數(shù)字檔案館教授與加州歷史和文化相關(guān)的科目。

加州遺產(chǎn)項目同時也為另外兩個項目奠定了基礎(chǔ)，即美國遺產(chǎn)虛擬檔案項目和加州大學(xué)EAD項目(UCEAD)，后者由加州大學(xué)資助，作為一系列加州大學(xué)全面開展數(shù)字圖書館項目的起點。UCEAD除為加州大學(xué)建立了檢索工具數(shù)據(jù)庫，其主要目標(biāo)是培訓(xùn)9所加州大學(xué)的檔案人員在利用傳統(tǒng)軟件“32具箱”時，能夠有效

運用EAD。美國遺產(chǎn)項目是斯坦福大學(xué)、弗吉尼亞大學(xué)、杜克大學(xué)和加州大學(xué)伯克萊之間的一項合作，其目的是為了說明在同樣記錄美國文化遺產(chǎn)但檢索工具種類不同的四個合作檔案館中，EAD都可適用，并依此能夠建立一個聯(lián)合虛擬檔案館。當(dāng)前，此項目正在研究需要解決的理論、行政、技術(shù)方面的問題，以便為眾多的機構(gòu)提供綜合利用的檢索工具；、項目的核心是在將EAD運用到現(xiàn)有的檢索工具中時，設(shè)計一個“統(tǒng)一實踐中可被接受的范圍”。1996年11月，在伯克萊召開的一次會議上，來自四個合作機構(gòu)的代表在伯克萊技術(shù)人員和檔案人員工作的基礎(chǔ)上，展開了討論并取得一致意見，整理形成EAD轉(zhuǎn)化方針的初稿。不久，9所加州大學(xué)的檔案人員著手開展UCEAD項目，并進一步完善方針?biāo)U述的內(nèi)容。美國遺產(chǎn)項目和UCEAD的參與者――代表著12個大學(xué)的檔案機構(gòu)，一致同意遵循這個方針。這些檔案機構(gòu)希望以這個方針為討論基礎(chǔ)，對“統(tǒng)一實踐中可被接受的范圍”達成全國的共識。

愛荷華大學(xué)和佛蒙特州大學(xué)、紐約公共圖書館、北卡羅來那大學(xué)以及北卡羅來那州立大學(xué)都在開展某些項目的研究。通過融合EAD編碼檢索工具來豐富“美國檔案”數(shù)據(jù)庫的成果，這使得檔案界認(rèn)識到編碼和著錄標(biāo)準(zhǔn)的價值及重要性。從而為檔案利用提供一種全面細(xì)致的檢索工具，這也就構(gòu)成了檔案館利用工作的重心，加強了對全世界文化資源和歷史資源全面的綜合的利用，檔案人員不僅能更好地為傳統(tǒng)對象服務(wù)，而且也將第一次使我們的館藏為不同層次的教育者、學(xué)生及普通公眾所利用。

EAD是基于《通用檔案著錄國際標(biāo)準(zhǔn)》之上的一部檔案著錄交流標(biāo)準(zhǔn)。它是已標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語言和擴展標(biāo)記語言文獻類型定義的形式存在的，它與國際檔案理事會的《團體機構(gòu)、個人和家族檔案規(guī)范記錄國際標(biāo)準(zhǔn)》相兼容。自從1996年2月EAD的第一初版以來，在許多美國、加拿大、英國(尤其是公共檔案局)檔案庫房和一些歐洲、澳大利亞檔案庫房都在執(zhí)行EAD計劃。EAD目前正由美國國會圖書館和SAA聯(lián)合維護。國會圖書館負(fù)責(zé)實體上的維護，SAA負(fù)責(zé)行政上和智能上的維護。

此類項目主要是由圖書館等機構(gòu)發(fā)起而由檔案館參與的項目，其中較為典型的有伊利諾斯數(shù)字檔案館。該“數(shù)字檔案館”主要是由該州的圖書館和行政部門聯(lián)合建設(shè)和維護，參加者有15個機構(gòu)，除了伊利諾斯州檔案館之外，還包括兩所學(xué)校，一個歷史研究會和一個博物館。其項目的主要目的是在網(wǎng)上為用戶提供有關(guān)該州歷史和現(xiàn)狀的信息，同時為項目參加機構(gòu)向伊利諾斯數(shù)字檔案館上傳數(shù)據(jù)提供工具。

這樣的合作項目還有美國的西北數(shù)字檔案館，該數(shù)據(jù)庫于2002年初由13個機構(gòu)共同建立。該項目得到美國國家人文基金批準(zhǔn)，資助金額為兩年35萬美元。參加該項目的13個機構(gòu)除了高校和歷史協(xié)會之外，還包括華盛頓州檔案館，西雅圖市檔案館。該數(shù)據(jù)庫最終將安裝在華盛頓州立大學(xué)，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務(wù)。

因為在歐美國家數(shù)字圖書館的建設(shè)中包括檔案資源，因此這種由圖書館、檔案館參加的基于信息共享的數(shù)字檔案館非常普遍。其核心部分主要是數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中除了遇到數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)組織、信息檢索等技術(shù)問題之外，還會遇到數(shù)字化權(quán)、著作權(quán)、隱私權(quán)等法律問題。由于該類型的項目主建方不是檔案機構(gòu)，也就無形中降低了從專業(yè)角度對它進行分析的價值。從目前掌握的材料，似乎還沒有由若干檔案館聯(lián)合建立的基于信息共享的數(shù)字檔案館。

三

在信息化社會，不論是數(shù)字檔案館還是數(shù)字圖書館，或是其他信息服務(wù)機構(gòu)，都十分強調(diào)“用戶中心”的觀念，都把能夠為用戶提供完美的信息服務(wù)作為一個非常重要的目標(biāo)，提供智能化的信息檢索和現(xiàn)代化的服務(wù)手段，進行信息服務(wù)。

隨著社會的進步、科學(xué)的發(fā)展，一種新型的數(shù)字圖書館、檔案館的數(shù)字化、智能化和虛擬化，將使二館成為新的信息集散地、信息傳播中心和知識寶庫。隨著計算機高容量、大密度存儲功能的開發(fā)，今后兩館的館藏資源要進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并在網(wǎng)上流通，這將改變現(xiàn)有的館藏結(jié)構(gòu)。

隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)和計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字信息化技術(shù)時代已經(jīng)到來，電子圖書、電子檔案服務(wù)以其館藏容量大，閱讀效率高和獲取信息快等優(yōu)點迅速崛起，深受廣大讀者青睞。所謂電子圖書館和檔案館，是指一個特定組織范圍內(nèi)用電子方式存儲圖書、檔案的全文內(nèi)容，并提供檢索、訪問、查閱和提供全文服務(wù)的信息系統(tǒng)。電子圖書館、電子檔案館與傳統(tǒng)的圖書館、檔案館相比，其優(yōu)勢在于館藏容量大、信息資料新、查閱速度快、內(nèi)涵更廣、發(fā)揮的功能更多、提供的服務(wù)更全面，所起的社會作用更大。特別是電子化推行的館際互借互查業(yè)務(wù)，將圖書、檔案的異地借閱變?yōu)榭赡?。圖書檔案兩館的信息知識含量高、存儲著各學(xué)科比較系統(tǒng)的、成熟的、權(quán)威的信息資源。開展電子圖書、電子檔案服務(wù)可以最大限度地利用這些豐富資源實現(xiàn)將科學(xué)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的目的。

根據(jù)國外檔案、圖書、情報工作的“一體化”情況分析，“一體化”的實質(zhì)是指文獻信息資源開發(fā)利用的最佳組合模式的選擇。積極研究和制定有關(guān)檔案、圖書、情報工作通用的著錄標(biāo)引、檢索標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。

美國人James H．Billington在題為“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“數(shù)字圖書館要讓所有的學(xué)校、圖書館、家庭同那些公共閱覽室的長期讀者一樣，能夠任意從自己所在的地點接觸到這些對他們來說嶄新而重要的資料，并按個人的要求來理解，重新整理和使用這些資料?！边@個定義強調(diào)了能夠任意從自己所在的地點接觸到所需的資料，突破了圖書館傳統(tǒng)的束縛，實現(xiàn)了物理位置的虛擬化，信息服務(wù)的即時化、自主化。

在美國、歐洲和日本等國家20世紀(jì)90年代初推出的信息高速公路建設(shè)計劃中，數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用占有相當(dāng)重要的地位，并被看成未來信息高速公路的重要的信息資源之一。譬如，1993年由美國國家科學(xué)基金會(NSF)、美國國防部尖端研究項目機構(gòu)(DAR-PA)、國家航空與太空總署(NASA)聯(lián)合發(fā)起的數(shù)字圖書館工程(Digital Library Initiative，代號DLI)投資6800萬美元，其中2400多萬美元撥給了以六所大學(xué)為中心的數(shù)字圖書館創(chuàng)始工程。這是世界上最早的圖書館建設(shè)工程。之后，DLI的二期工程投資單位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了國家圖書館(NLM)、國會圖書館(LOC)、國家人文科學(xué)基金會(NEH)以及聯(lián)邦調(diào)查局(FBI)。協(xié)作單位有國家檔案館(NARA)、史密斯松尼機構(gòu)(Smithsoian Institute)、聯(lián)邦博物館與圖書館服務(wù)機構(gòu)(LMLS)等。投資力度數(shù)億美元，可見數(shù)字圖書館在美國政府規(guī)劃中的日益顯著地位。

英國大不列顛圖書館也于1993年宣布了“2000年的政策目標(biāo)”，即通過數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用戶能最大限度地利用其收藏。同年，該圖書館提出了包括20多個項目的“信息利用倡議”，推進數(shù)字圖書館的發(fā)展。

日本已決定建造一個新的國家圖書館，該圖書館的目標(biāo)包括，研制一套信息資源數(shù)字化處理系統(tǒng)，廣泛收集和使用各種載體的文獻，建立一個與國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫相連的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。