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篇(1)

[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好實驗室規(guī)范。檔案管理工作是GLP管理體系中重要的組成部分。通過結(jié)合該類機構(gòu)的檔案管理工作，本文介紹了GLP實驗室中的電子檔案及標(biāo)本檔案管理的方法，以為其他同類實驗室提供一些幫助。

[關(guān)鍵詞]GLP；檔案；標(biāo)本；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準(zhǔn)則要求的，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機被應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標(biāo)本檔案的管理也不同于紙質(zhì)檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關(guān)于電子檔案及干濕標(biāo)本檔案的管理。

1 檔案管理中在GLP準(zhǔn)則下，檔案管理應(yīng)具備的基本要求

1.1 操作規(guī)程

結(jié)合本機構(gòu)的實際工作特點制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，并參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)，再加上符合各類GLP準(zhǔn)則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復(fù)的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復(fù)程序等。

1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求

試驗機構(gòu)負責(zé)人需要準(zhǔn)備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責(zé)時，需要候補管理員代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理人員在上崗前需要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的GLP準(zhǔn)則進行培訓(xùn)，考核通過后方可正式上崗。

2 電子檔案的管理

2.1 電子數(shù)據(jù)的來源

在GLP試驗室中，電子數(shù)據(jù)主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準(zhǔn)、臟器重量、解剖所見以及組織學(xué)所見等數(shù)據(jù)，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質(zhì)譜等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

2.2 電子數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)

電子數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。

2.3 電子檔案的檢驗與接收

送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應(yīng)對歸檔的每套介質(zhì)及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質(zhì)有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據(jù)SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。

2.4 電子數(shù)據(jù)的保管要求

（1）歸檔介質(zhì)應(yīng)作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。

（2）單片介質(zhì)應(yīng)裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導(dǎo)致介質(zhì)損壞。

（3）存放時應(yīng)遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。

（4）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃～20℃。相對濕度應(yīng)控制在35%～45%。

2.5 有效性保證

（1）檔案員每年均應(yīng)對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術(shù)的發(fā)展非常迅速，應(yīng)用目前的設(shè)備，相關(guān)人員是可以讀取存儲器中的數(shù)據(jù)，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設(shè)備的不斷更新，用新的設(shè)備有可能無法再次讀取數(shù)據(jù)，因此電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)是可以有效讀取的。當(dāng)設(shè)備環(huán)境更新時，應(yīng)先確認檔案室內(nèi)的介質(zhì)與新設(shè)備的兼容性；如果不兼容，應(yīng)進行歸檔電子檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)換工作，原介質(zhì)仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質(zhì)，清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的介質(zhì)應(yīng)按保密的要求進行處置。

（2）對磁性介質(zhì)每滿2年的、光盤每滿4年的，應(yīng)進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應(yīng)不低于電子檔案總體的20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時按照SOP采取恢復(fù)措施，并形成原始記錄。

（3）對磁性介質(zhì)上的電子檔案，應(yīng)每4年進行一次轉(zhuǎn)存。原介質(zhì)同時保留時間應(yīng)不少于4年。其轉(zhuǎn)移過程應(yīng)形成原始記錄，并驗證記錄轉(zhuǎn)移的完整性及其準(zhǔn)確性。如果無法將記錄轉(zhuǎn)移至另一電子存儲介質(zhì)中，可將其打印成為紙質(zhì)記錄。電子檔案的紙質(zhì)拷貝是檔案保存的方法之一。

2.6 電子檔案的使用

電子檔案封存后不應(yīng)外借，未經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)不允許擅自復(fù)制電子檔案。需使用時，應(yīng)使用拷貝件并遵守中心的保密規(guī)定。使用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi)。

作為檔案員應(yīng)不斷提升自我的學(xué)習(xí)能力，時代在不斷進步，也將會產(chǎn)生更多的電子檔案，如果沒有相應(yīng)的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風(fēng)險。保護措施的實施應(yīng)能確保電子記錄在存檔期限內(nèi)的完整性以及可獲得性。

3 干濕標(biāo)本的管理

3.1 干濕標(biāo)本的來源

干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。

3.2 干濕標(biāo)本的接收

檔案員根據(jù)歸檔清單逐項核對內(nèi)容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應(yīng)的記錄。

3.3 干濕標(biāo)本的儲存

儲存條件應(yīng)確保質(zhì)量、完整性不受損害，因此，應(yīng)對干標(biāo)本和濕標(biāo)本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應(yīng)定期檢查歸入檔案室的濕標(biāo)本，防止有漏液現(xiàn)象的發(fā)生，如有漏液現(xiàn)象的發(fā)生應(yīng)依據(jù)機構(gòu)內(nèi)的相應(yīng)SOP進行操作，并形成記錄。依據(jù)OECD GLP準(zhǔn)則，標(biāo)本應(yīng)保存到無法進行質(zhì)量評價。

3.4 干濕標(biāo)本的借閱

干濕標(biāo)本的借閱不同于紙質(zhì)檔案的借閱，借用人應(yīng)填寫借用記錄，說明借用原因，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供相應(yīng)標(biāo)本，在檔案員的監(jiān)督下進行查閱，因為干濕標(biāo)本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內(nèi)必須要借出檔案室，經(jīng)過機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供，同時應(yīng)由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應(yīng)萬分小心，嚴(yán)防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應(yīng)進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。

3.5 防蟲害管理

檔案室應(yīng)放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應(yīng)對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象。

3.6 干濕標(biāo)本的處理

如果干濕標(biāo)本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，委托方必須簽字確認。如果干濕標(biāo)本超過保管期限后，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)，應(yīng)返還給委托方，經(jīng)過溝通，如果委托方不想保留時，由機構(gòu)統(tǒng)一處理。銷毀時應(yīng)委托專業(yè)公司進行處理，防止造成環(huán)境污染。

4 結(jié) 語

檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產(chǎn)和溯源的關(guān)鍵。作為檔案員應(yīng)嚴(yán)按照GLP準(zhǔn)則進行電子檔案及標(biāo)本檔案的管理。

主要參考文獻

[1]陳鐵春，蔡磊明，等.經(jīng)濟合作與發(fā)展組織良好實驗室規(guī)范準(zhǔn)則與管理系列（修訂版）[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2008.

篇(2)

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 藥檢

【Abstract】 The article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management， and puts forward some countermeasures， in order to exert the basic fuction of files information resources， and serve the drug testing work better.

【Key words】 Files management Durg test

藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅強有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1 藥檢檔案的基本內(nèi)涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構(gòu)在藥品檢驗實踐、科研、培訓(xùn)和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構(gòu)的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2 當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1 藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構(gòu)各個業(yè)務(wù)科室管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。

2.2 檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu)計量認證／審查認可(驗收)評審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實驗室資質(zhì)認定評審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3 藥檢機構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設(shè)備及其使用時產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實踐實施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4 未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機構(gòu)近、遠期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實驗室資質(zhì)的認定。

2.5 檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機構(gòu)管理中的廣泛運用，藥檢機構(gòu)管理手段在不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

3 適應(yīng)形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務(wù)，要求藥檢機構(gòu)調(diào)整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1 建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進一步加強藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構(gòu)每個單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2 加強藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調(diào)動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。 四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務(wù)費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。

3.3 注重信息化建設(shè)?，F(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。為此，應(yīng)以藥監(jiān)系統(tǒng)信息化建設(shè)、政務(wù)信息公開為核心，以實驗室資質(zhì)認定評審為契機，加大投入。大力增強藥檢檔案管理工作的手段和能力。如創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、采辦GD2000等適用的檔案計算機管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強，實現(xiàn)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和科學(xué)化，使藥檢檔案發(fā)揮最大效益。

篇(3)

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范管理；內(nèi)容；發(fā)展方向；意義；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強化系統(tǒng)思維意識以適應(yīng)企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運行的需要.

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提-―制發(fā)公文。絕大多數(shù)的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標(biāo)準(zhǔn)，提升實際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來實行規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，在行文中避免簡稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字，有助于未來規(guī)范管理及運用信息化檢索方式的實行。

（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則――立卷歸檔。公文相似、重復(fù)及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構(gòu)成，要運用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國對文書處理的實踐準(zhǔn)則，從而促進標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實工作里；應(yīng)嚴(yán)格按照國務(wù)院頒布的關(guān)于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內(nèi)容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工?，F(xiàn)實操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質(zhì)量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量至關(guān)重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向

（一）做好辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)――依法治檔。現(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續(xù)變革，方可順應(yīng)時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。各部門也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理

（二）增進辦公室檔案工作目標(biāo)――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現(xiàn)其自身價值的徑直辦法，搞好其開發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在，它已成當(dāng)今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發(fā)運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應(yīng)時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發(fā)展。

三、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規(guī)范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。它承載整個單位在發(fā)展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發(fā)展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運營情況與及時調(diào)整運營政策。所以，在我國規(guī)范好企事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發(fā)展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現(xiàn)實意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發(fā)展里的現(xiàn)實作用及戰(zhàn)略意義。實際工作里出現(xiàn)的無責(zé)任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統(tǒng)至新型過渡階段出現(xiàn)阻礙，不利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對辦公室檔案工作的管理。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規(guī)范化，方可順應(yīng)時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當(dāng)今信息化下的企事業(yè)單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發(fā)展有力基礎(chǔ)。所以，規(guī)范好辦公室檔案工作勢在必行。

參考文獻：

篇(4)

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；醫(yī)院；檔案管理

檔案是組織內(nèi)部的核心資料，檔案管理是現(xiàn)代化企事業(yè)單位或政府服務(wù)部門的重要工作之一。良好的落實檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價值，還能使更好的輔助企事業(yè)單位各部門更好的工作，為促進企事業(yè)單位良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但就當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理實際情況來看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細化建設(shè)不佳有很大關(guān)系。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進技術(shù)來進行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設(shè)檔案信息化，利于提高醫(yī)院檔案管理水平。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值

從傳統(tǒng)意義上來看，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位未做到準(zhǔn)確了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財務(wù)及員工等方面情況的重要基礎(chǔ)。而對于醫(yī)院來講，檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，其有效的實施，可以提高檔案的利用價值，這對于醫(yī)療研究、臨床治療、人員調(diào)配等工作的良好開展有很大幫助。所以，在信息化建設(shè)已經(jīng)在社會各個行業(yè)領(lǐng)域中迅速鋪開的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息細化建設(shè)，輔助檔案管理，促進檔案管理與時俱進，滿足現(xiàn)代行業(yè)發(fā)展的客觀要求及醫(yī)院檔案應(yīng)用要求，為推動醫(yī)院持續(xù)健康的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。所以，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值較高。

二、加快檔案信息化建設(shè)提升醫(yī)院檔案管理實效的有效措施

基于以上內(nèi)容的分析，確定加快檔案信息化建設(shè)是非常重要的，利于提高醫(yī)院檔案管理的實效性。當(dāng)然，要想加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施。筆者參考相關(guān)文獻及自身工作經(jīng)驗總結(jié)，提出以下建議：

（一）增強檔案信息的管理水平。隨著計算機管理軟件越來越多地運用到現(xiàn)代檔案管理工作中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注意到這一點，積極增強檔案信息的管理水平。也就是結(jié)合醫(yī)院實際情況，為檔案部門單獨建立局域網(wǎng)絡(luò)，購置計算機、掃描儀、管理軟件等，以便這些設(shè)備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過對其應(yīng)用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視增強檔案信息的管理水平

（二）加快檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作的核心應(yīng)該是檔案信息資源的建設(shè)。因為只有建立檔案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當(dāng)然，要想更好的建設(shè)檔案信息資源，需要合理地進行計算機軟件和硬件的配置，也就是結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，從而選擇適合的、有效的技術(shù)手段來設(shè)置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應(yīng)用，方便檔案管理人員快速、有效地開展各項管理工作，如業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學(xué)、合理地應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫，以便存儲和共享檔案資源，方便醫(yī)院各部門人員應(yīng)用檔案。

（三）做好基礎(chǔ)工作推進檔案信息化進程。透過表面，看檔案管理的本質(zhì)，確定其是服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位的各項活動，因此檔案部門對單位的各項活動的記錄文件與相關(guān)材料的收集、規(guī)劃、存檔是非常必要的。而通過對醫(yī)院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會存在一些問題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續(xù)檔案管理帶來諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，給檔案管理信息化、現(xiàn)代化、高效化推進帶來負面影響，在積極進行的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)注意整治檔案基礎(chǔ)工作問題，確保檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準(zhǔn)確，要制定部門人員工作準(zhǔn)則，以便檔案工作人員嚴(yán)格按照準(zhǔn)則執(zhí)行工作，并且遵守國家相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進行電子檔案資料的錄入。另外，對于過去的一些紙質(zhì)檔案，我們不能隨意的堆放，在其數(shù)字化之后要及時處理。

三、結(jié)束語

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進技術(shù)來進行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的今天，積極構(gòu)建檔案信息化來提高醫(yī)院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價值，使之在醫(yī)院醫(yī)療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發(fā)揮作用，促進醫(yī)院持續(xù)健康地發(fā)展。

【參考文獻】

[1]尉紅.現(xiàn)代化醫(yī)院管理須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2013（z4）：139-139.

篇(5)

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理

中圖分類號：C93 文獻標(biāo)識碼： A

聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項目中屬于一個記錄節(jié)目內(nèi)容的重要載體，同時也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應(yīng)積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。

聲像檔案的管理狀態(tài)

1.1管理檔案的意識不足

在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于項目整個過程記錄的重要性，導(dǎo)致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復(fù)多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。

1.2聲像檔案維護設(shè)備落后

在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦?，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。

1.3聲像檔案管理方法不先進

在管理聲像檔案過程中，應(yīng)根據(jù)周圍綜合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以項目重大的事件和活動為中心，積極主動的履行能反映整個工程的宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴(yán)重的制約，導(dǎo)致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設(shè)備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統(tǒng)一的集中管理【2】。

1.4聲像檔案管理準(zhǔn)則未完善

大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統(tǒng)一的集中管理。管理準(zhǔn)則的不完善，導(dǎo)致部分單位沒有將有關(guān)制度貫徹落實好，難以起到應(yīng)有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現(xiàn)象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。

加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加大宣傳力度，爭取領(lǐng)導(dǎo)與攝錄人員支持

加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經(jīng)濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業(yè)，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導(dǎo)、宣傳部門負責(zé)人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。

（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度

改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應(yīng)的管理制度。規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）增強與檔案部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。因此，應(yīng)結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動

針對企業(yè)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)（項目）重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。

結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過程中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義

參考文獻

[1]楊思源.聲像檔案管理存在的問題及解決辦法[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，（13）：78-79.

[2]龔志英.做好聲像檔案管理工作的幾點思考[J].中國水運（下半月），2011，（07）：113-114.

[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業(yè)文化（下半月），2011，（06）：431-432.

篇(6)

一、認真學(xué)習(xí)，積極提高業(yè)務(wù)能力

我從事圖文資料、影像資料的檔案管理工作，為使自己掌握檔案管理必備的理論知識，具有從事檔案管理的崗位能力和技能，我認真學(xué)習(xí)，深入鉆研《中華人民共和國檔案法》等國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和相關(guān)政策，經(jīng)常翻閱檔案管理方面的書籍，積極借鑒先進單位的檔案管理經(jīng)驗，有不清楚的業(yè)務(wù)問題，積極向有關(guān)專業(yè)人員和老同志請教，切實提高自己的業(yè)務(wù)工作本領(lǐng)。近年來，我充分發(fā)揮自己的業(yè)務(wù)特長，能夠獨立完成檔案管理工作任務(wù)，確保把檔案管理工作做好，提高檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用，為有線電視臺整體工作服務(wù)。

二、努力工作，全面完成工作任務(wù)

我充分認識檔案工作的重要性，認真努力工作，全面完成檔案管理工作任務(wù)，

發(fā)揮檔案的作用和效能。一是建立健全檔案管理制度。我先后建立健全《檔案管理暫行辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等檔案管理制度，做到以制度管人管事，初步實現(xiàn)檔案管理制度化和規(guī)范化。二是認真努力整理好檔案。我及時收集需要歸檔的圖文資料、影像資料，按照檔案管理要求進行整理，確保整理好的檔案符合標(biāo)準(zhǔn)，便于收藏和今后查閱使用。三是強化檔案管理規(guī)范化建設(shè)。我堅持保密、安全的原則，檔案室配置空調(diào)、除濕機、防盜、防高溫、防火、防鼠、防蟲、溫濕度計等設(shè)施，確保檔案安全；檔案排放規(guī)范整齊，有資料存放示意標(biāo)記，每月定期檢查檔案，保證檔案完整齊全。四是加強檔案信息化建設(shè)。我積極做好檔案信息化工作，配置了檔案所用的電腦，建立機讀目錄，安裝了檔案管理軟件，使檔案管理步入信息化軌道，有效提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

三、愛崗敬業(yè)，培育良好工作作風(fēng)

篇(7)

1.1缺乏足夠的檔案管理意識

事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。

1.2沒有建立完善的檔案管理制度

目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學(xué)、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復(fù)雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權(quán)威性導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，管理人員的責(zé)任心不夠強也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。

1.3缺乏信息化的檔案管理

計算機技術(shù)已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當(dāng)前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

1.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術(shù)。對于檔案管理人員來說，不僅應(yīng)該具有良好的職業(yè)責(zé)任感還應(yīng)具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責(zé)不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應(yīng)付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務(wù)不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

2.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑

2.1重視檔案管理工作的宣傳

通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務(wù)的關(guān)鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定

檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進行操作，同時建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

2.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和當(dāng)代的信息化管理技術(shù)，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。