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篇(1)

[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中，合同是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴(kuò)展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。

[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

1 企業(yè)合同檔案的基本特征

對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1 法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 憑證性

近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3 規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4 繁雜性

企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)

為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。

篇(2)

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中的問題

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績(jī)高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對(duì)于合同管理過程中出現(xiàn)的問題沒有及時(shí)認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識(shí)，導(dǎo)致部門和個(gè)人都沒有明確的崗位責(zé)任心，更加沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對(duì)自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對(duì)于合同管理工作的基本認(rèn)識(shí)，他們的合同管理知識(shí)體系不完善，甚至沒有任何專業(yè)知識(shí)。正因?yàn)槿绱耍麄冊(cè)谑占隀n案資料后，很少會(huì)及時(shí)歸納整理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于不及時(shí)歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯(cuò)誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對(duì)自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識(shí)，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長(zhǎng)，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會(huì)產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時(shí)性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識(shí)，法律知識(shí)體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對(duì)合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯(cuò)誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會(huì)依照自已的思維和習(xí)慣來對(duì)合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會(huì)加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個(gè)類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對(duì)合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時(shí)負(fù)責(zé)整理和收集，并對(duì)其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于出現(xiàn)問題的部門及個(gè)人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對(duì)于業(yè)績(jī)優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎(jiǎng)，以此來調(diào)動(dòng)員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識(shí)和合同管理知識(shí)，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時(shí)將績(jī)效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎(jiǎng)金、晉級(jí)評(píng)定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動(dòng)性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業(yè)務(wù)水平，把握原則，懂得斡旋，當(dāng)不同的合作單位之間，企業(yè)各部門之間，特別是領(lǐng)導(dǎo)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間存在意見分歧時(shí)，要勤跑腿，多動(dòng)嘴，按照主要領(lǐng)導(dǎo)的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將滿足用戶的需求擺在首位。

篇(3)

一、農(nóng)場(chǎng)土地承包合同檔案管理中存在的幾個(gè)問題

農(nóng)場(chǎng)建設(shè)開發(fā)后屬國(guó)有制企業(yè)，農(nóng)場(chǎng)土地承包合同是國(guó)革形成的，其檔案管理起步較晚，并缺乏應(yīng)有的重視，沒有及時(shí)將合同檔案作為檔案一個(gè)重要組成部分，在檔案管理中處于邊緣化。農(nóng)場(chǎng)土地承包初期，一是對(duì)土地承包合同保管、收集責(zé)任不明確，承包合同簽定后，沒有專職人員保管，檔案部門也沒將其化入收集范圍，使合同保管風(fēng)險(xiǎn)加大；二是對(duì)合同檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性以及結(jié)果的公證性、權(quán)威性認(rèn)識(shí)不足，合同簽定后沒有做到逐份核查，造成合同不完整、不齊全以及部分缺失等現(xiàn)象。三是對(duì)于收集時(shí)間不限，范圍不明，沒有在收集時(shí)間和內(nèi)容上加以明確，使其的完整度、準(zhǔn)確度下降。

二、如何做好土地承包合同檔案管理工作

1、做好土地承包合同檔案的收集工作

（1）土地承包合同檔案的收集工作要強(qiáng)化責(zé)任，注重時(shí)效。

全力抓好土地承包合同檔案收集中的監(jiān)控工作，做到責(zé)任規(guī)范化，就是讓土地承包合同檔案有明確的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，有專職的業(yè)務(wù)人員管理，做到各層有人管，人人有專責(zé)，形成一個(gè)完整的合同檔案管理體系，從而保證土地承包合同檔案能按時(shí)、及時(shí)、隨時(shí)收集。

收集是檔案管理的主要工作環(huán)節(jié)，不按時(shí)收集會(huì)影響整理、保管、利用各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行，土地承包合同檔案也不例外；土地承包合同據(jù)有法律效力，農(nóng)場(chǎng)土地承包合同簽訂后，做到及時(shí)收集，避免合同在基層長(zhǎng)期存放后，其完整性和準(zhǔn)確性受到影響；農(nóng)場(chǎng)土地承包合同的簽訂是批量性的，簽訂時(shí)間基本也是一致的，這給合同的按時(shí)和及時(shí)收集提供了便利，但也有個(gè)別種植戶因土地面積、土地等級(jí)或其它原因不能與單位達(dá)成協(xié)議，導(dǎo)致個(gè)別承包合同簽訂滯后，從而影響了合同批量歸檔的完整。這時(shí)要特別關(guān)注這些合同的形成，檔案部門不能因其個(gè)例不管不問，應(yīng)該主動(dòng)了解情況，做到隨時(shí)簽訂，隨時(shí)收集，確保合同歸檔率。

（2）土地承包合同檔案收集要注重質(zhì)量、明確范圍。

土地承包合同是維護(hù)雙方利益的重要依據(jù)，其據(jù)有法律效力。因而在收集過程中一是要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一要求，認(rèn)真檢查，嚴(yán)格把好收集質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)處理，符合標(biāo)準(zhǔn)后方能入庫。二是要明確收集范圍。范圍要從三方面明確。即明確土地面積、明確承包戶數(shù)、明確合同內(nèi)容。凡是農(nóng)場(chǎng)發(fā)包的土地，不論水田、旱田還是林地、飼料地、號(hào)外地等，只要有承包合同，都在收集范圍內(nèi)，農(nóng)場(chǎng)土地承包合同面積應(yīng)與農(nóng)場(chǎng)發(fā)包的土地面積相符；承包農(nóng)場(chǎng)土地的人員，不論什么身份，農(nóng)場(chǎng)職工、非農(nóng)場(chǎng)職工、有戶籍人員、無戶籍人員都要簽定土地承包合同，合同檔案以份為單位，做到單位收集合同檔案份數(shù)與承包戶數(shù)相符；每份承包合同收集內(nèi)容要齊全，合同主體、合同變更、流轉(zhuǎn)、合同符加協(xié)議、承包人信息、承包土地信息等情況也應(yīng)一并收集。以確保合同收集的完整性與準(zhǔn)確性。

2、做好農(nóng)場(chǎng)土地承包合同檔案的整理工作。

土地承包合同檔案要系統(tǒng)分類規(guī)范整理。農(nóng)場(chǎng)大規(guī)模的土地承包是從1996開始的，大量的土地承包合同也是1996年開始形成的，根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》、《黑龍江省農(nóng)墾檔案分類法》的分類原則，土地承包合同檔案劃分在第十二類——農(nóng)業(yè)類（土地管理MA）。農(nóng)場(chǎng)土地承包合同期限偏短，一般是一至三年，合同期限劃為長(zhǎng)期。2000年12月6日，國(guó)家檔案局中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，取消案卷。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，農(nóng)場(chǎng)土地承包合同檔案采取年度-機(jī)構(gòu)（各作業(yè)點(diǎn)）-保管期限（30年）分類；以件為單位（每戶為一件）裝訂，排列方法強(qiáng)調(diào)同一作業(yè)點(diǎn)按合同號(hào)順序排列，作物品種作參考，遵循同一年度、同一作業(yè)點(diǎn)、同一流水號(hào)，題名必須填寫合同承包人姓名、合同種類，以便于微機(jī)檢索。

3、明確目的，做好農(nóng)場(chǎng)土地承包合同檔案的利用工作。

檔案管理工作的宗旨是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。檔案利用率直接關(guān)系到服務(wù)的質(zhì)量，隨著檔案工作發(fā)展和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，檔案面對(duì)新的需求趨勢(shì)，檔案利用越來越多土地承包合同檔案更是如此，它不只是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的要求，更關(guān)系到社會(huì)和諧和穩(wěn)定的需求。近年來，為使各方面利益關(guān)系得到有效的協(xié)調(diào)，土地承包制度不斷完善，由統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，農(nóng)場(chǎng)承包大戶數(shù)量不斷減少，土地承包合同戶數(shù)不斷增多，合同檔案數(shù)量也逐年增加，為解決農(nóng)戶種地資金問題，銀行根據(jù)土地承包合同聯(lián)保提供貸款，致使合同利用率呈不斷上升趨勢(shì)。為適應(yīng)社會(huì)的需要，更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，自2008年起，我場(chǎng)加快檔案數(shù)字化建設(shè)，安裝了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)軟件，建立八五O農(nóng)場(chǎng)檔案綜合數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫文書類中增設(shè)土地合同檔案庫，根據(jù)合同特點(diǎn)，創(chuàng)建土地合同檔案庫模板?！白侄巍变浫胄畔楹贤幪?hào)、承包地號(hào)、作業(yè)點(diǎn)名稱、承包人姓名、合同簽訂日期，合同頁數(shù)等，形成了一個(gè)簡(jiǎn)明方便的合同信息檢索庫，初步實(shí)現(xiàn)合同檔案信息數(shù)據(jù)化。為高效、精準(zhǔn)利用合同檔案打下良好的基礎(chǔ)。

篇(4)

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；合同管理；制度

1、合同的作用

在工程項(xiàng)目中，合同管理貫穿于工程的整個(gè)建設(shè)周期。在這個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程中，只有在建設(shè)各方的共同合作下，才能確保進(jìn)度管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。特別是大型的建設(shè)項(xiàng)目其建設(shè)規(guī)模大、投資多、周期長(zhǎng)，參與建設(shè)單位間的關(guān)系復(fù)雜，這勢(shì)必導(dǎo)致在建設(shè)過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價(jià)值量和質(zhì)量對(duì)企業(yè)尤其重要，直接影響企業(yè)建設(shè)工程施工全過程。作為衡量工程目標(biāo)的主要依據(jù)，只有在確定工程的建設(shè)實(shí)施和合同管理同步進(jìn)行的情況下，工程的竣工驗(yàn)收才能有效進(jìn)行，由此可見，工程的合同管理直接關(guān)系著項(xiàng)目能否順利開展竣工驗(yàn)收工作，做好工程建設(shè)合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1合同是安排項(xiàng)目施工的指導(dǎo)性文件

每一個(gè)建筑單位都應(yīng)該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對(duì)各級(jí)項(xiàng)目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，對(duì)合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設(shè)備應(yīng)按合同約定的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行采購，工程的進(jìn)度、質(zhì)量等目標(biāo)也需要根據(jù)合同要求組織施工，除此之外，項(xiàng)目部門還要根據(jù)工程合同中所規(guī)定的內(nèi)容，進(jìn)行工程施工組織、計(jì)劃、竣工結(jié)算的編制和報(bào)送。

1.2合同是進(jìn)行索賠的依據(jù)

合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應(yīng)該完成的工作，以及未能按時(shí)撥付預(yù)付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對(duì)承包方提出變更、索賠的答復(fù)等；二是由于工程項(xiàng)目本身變更引起，如工程量的變化、材料價(jià)格變化、現(xiàn)場(chǎng)簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進(jìn)行室外作業(yè)等。

1.3合同是控制工程成本和進(jìn)行竣工結(jié)算的依據(jù)

合同簽訂后，該工程的預(yù)算成本就可確定下來。組建項(xiàng)目班子時(shí)，根據(jù)預(yù)算成本按照市場(chǎng)法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械臺(tái)班費(fèi)，及其它直接費(fèi)和間接費(fèi)等。項(xiàng)目經(jīng)理組織施工時(shí)，首先可將以上費(fèi)用分解到各分部、分項(xiàng)中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應(yīng)合理用工、用料、控制人工費(fèi)用、管理費(fèi)用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)工程合同管理的措施

伴隨著工程設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行等階段工作的開展，各參建單位之間的關(guān)系越來越復(fù)雜，最終在管理層上會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的記錄文件，它們的表現(xiàn)形式可以是多樣的，并同時(shí)是工程建設(shè)與管理工作中的重要內(nèi)容。當(dāng)前情勢(shì)下，很多工程合同管理工作卻表現(xiàn)出一定的落后性和低效性，很難滿足時(shí)代所賦予的新要求。為加強(qiáng)合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，個(gè)人建議做好以下幾方面的工作：

2.1增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)

做好工程合同的管理工作，意識(shí)是關(guān)鍵。首先要爭(zhēng)取項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識(shí)，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識(shí)是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對(duì)合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。

2.2建立完善的管理制度

企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗(yàn)收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個(gè)完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實(shí)施細(xì)則，使每個(gè)檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個(gè)方面的作用。

2.3加強(qiáng)合同信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運(yùn)用這點(diǎn)，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。

2.4加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

要想要做好工程合同的管理工作，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面了解合同的內(nèi)容、特點(diǎn)、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對(duì)工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢(shì)必要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。

2.5嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)

一般而言，工程在竣工驗(yàn)收前，都會(huì)對(duì)工程合同進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)合同驗(yàn)收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。所以在工程竣工驗(yàn)收過程中，工程合同的各級(jí)管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實(shí)性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

3、結(jié)語

合同是企業(yè)安排施工、進(jìn)行索賠、控制工程成本和進(jìn)行竣工結(jié)算的依據(jù)，也為轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)提供可能。所以企業(yè)不僅要重視合同的簽訂過程，還應(yīng)重視合同管理，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高制度建設(shè)水平，建立科學(xué)的合同管理體系?？梢姡訌?qiáng)合同管理更對(duì)合理確定和有效控制工程造價(jià)、提高投資效益有著重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]李幼琴.建設(shè)工程合同管理探析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2007,26（6）：54-55．

篇(5)

民營(yíng)企業(yè)檔案是指民營(yíng)企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)自身以及國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對(duì)于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時(shí)代特點(diǎn)：21秘書世紀(jì)網(wǎng)

1、自主性。眾所周知，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代國(guó)有企業(yè)只能在政府意志下嚴(yán)格按照國(guó)家計(jì)劃從事各項(xiàng)活動(dòng)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權(quán)有限。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)初步確立的今天，國(guó)有企業(yè)普遍建立了法人治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)有了極大的提高，但由于所有權(quán)國(guó)有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的烙印，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國(guó)有企業(yè)不同，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生發(fā)展起來的民營(yíng)企業(yè)，對(duì)自身的資產(chǎn)具有完全的所有權(quán)和支配權(quán)，它與政府不存在被領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，它完完全全以市場(chǎng)為導(dǎo)向，走自我約束、自我抉擇、自負(fù)盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲(chǔ)備技術(shù)、儲(chǔ)備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)檔案，民營(yíng)企業(yè)對(duì)它的自也是不言而喻的。首先，企業(yè)對(duì)自身的檔案具有獨(dú)立支配權(quán)，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對(duì)檔案享有獨(dú)立占有和獨(dú)立收益的權(quán)力，這兩項(xiàng)權(quán)力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營(yíng)企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場(chǎng)變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權(quán)力。

2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤(rùn)為目的的經(jīng)濟(jì)組織，民營(yíng)企業(yè)尤甚。相較于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置上更加注重效益性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是一種競(jìng)爭(zhēng)經(jīng)濟(jì)，從整個(gè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境看，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)提出了更高的管理機(jī)制要求。精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，精簡(jiǎn)管理人員，降低管理成本，集中資源、強(qiáng)化發(fā)展核心事業(yè)是民營(yíng)企業(yè)面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必然選擇。因此，民營(yíng)企業(yè)在內(nèi)部事務(wù)上總是追求以最少的代價(jià)獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當(dāng)企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時(shí)，企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負(fù)責(zé)保管檔案；當(dāng)企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)，企業(yè)在管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中形成的文件材料很多，且門類復(fù)雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時(shí)，企業(yè)才會(huì)成立專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。

3、多元性。一是民營(yíng)企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對(duì)科技檔案，其它如經(jīng)營(yíng)銷售檔案、合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來越受到關(guān)注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質(zhì)檔案，還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國(guó)家檔案局長(zhǎng)毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營(yíng)企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)之間、民營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個(gè)行業(yè)或整個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一模式在民營(yíng)企業(yè)中不可能存在。

4、隨意性。這是與民營(yíng)企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營(yíng)企業(yè)在對(duì)其自身檔案具有獨(dú)立支配權(quán)的同時(shí)，由于其管理者素質(zhì)的差異和對(duì)檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導(dǎo)致不少問題，例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動(dòng)，缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設(shè)施不配套等，最終導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)整體檔案管理水平低下。

二、如何加強(qiáng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管

針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的這些特點(diǎn)，檔案行政管理部門應(yīng)如何加強(qiáng)監(jiān)管呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)提高一種意識(shí)，抓住兩個(gè)重點(diǎn)，搞好三項(xiàng)服務(wù)，探索社會(huì)化協(xié)作之路。

（一）提高法制意識(shí)。依法監(jiān)管是加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的有效手段，應(yīng)從三個(gè)方面入手：一是大力開展《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳工作，增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)管理者的法制意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到建立和管好檔案的重要意義，認(rèn)識(shí)檔案的潛在效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監(jiān)管。二是針對(duì)性的制定民營(yíng)企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則，以便在工作中有所遵循。三是要對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作實(shí)施登記管理，定期進(jìn)行執(zhí)法檢查，對(duì)其建檔、保管條件、檔案工作人員資質(zhì)認(rèn)證、檔案出賣與轉(zhuǎn)讓、檔案銷毀等進(jìn)行全程監(jiān)督和檢查，依法對(duì)違反《檔案法》的情況進(jìn)行查處。

（二）抓住兩個(gè)重點(diǎn)。民營(yíng)企業(yè)規(guī)模不一，變動(dòng)頻繁，無主管部門，檔案管理相對(duì)滯后，給監(jiān)管工作帶來諸多不便，必須堅(jiān)持抓重點(diǎn)監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營(yíng)企業(yè)作為監(jiān)管重點(diǎn)。規(guī)模企業(yè)毫無疑問對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對(duì)于國(guó)家、社會(huì)的價(jià)值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點(diǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。民營(yíng)企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要保持競(jìng)爭(zhēng)力，必須維護(hù)自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后，隨著市場(chǎng)的開放和關(guān)稅壁壘的拆除，企業(yè)將面臨空前激烈的市場(chǎng)角逐和前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力，這又集中在產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)上，因此加快新產(chǎn)品研發(fā)具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻(xiàn)。同時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)中還經(jīng)常涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)、信譽(yù)等無形資產(chǎn)的保護(hù)問題，在報(bào)章雜志上經(jīng)常可以看到，許多企業(yè)忽視商標(biāo)、專利保護(hù)，商標(biāo)被人搶注，專利被人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業(yè)的商標(biāo)檔案、專利權(quán)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案以及關(guān)乎企業(yè)商業(yè)機(jī)密的檔案，在必要時(shí)候能夠發(fā)揮憑證價(jià)值，維護(hù)好企業(yè)的利益。此外，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，往往又不可避免地會(huì)涉及到商業(yè)糾紛，合同檔案和財(cái)務(wù)檔案也就必不可少。

篇(6)

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是構(gòu)成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的環(huán)境下，多數(shù)企業(yè)利潤(rùn)出現(xiàn)滑坡甚至虧損，檔案工作陷入困境，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼，主要表現(xiàn)在：

1.企業(yè)檔案工作邊緣化

企業(yè)降低管理成本，削減管理層次，精簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)，裁減管理人員，以提高市場(chǎng)應(yīng)變能力。在企業(yè)扁平化過程中，檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員往往成為清理的重點(diǎn)對(duì)象。許多企業(yè)在薪酬方面，檔案人員的工資水平低于其他部門工作人員，甚至一些具有高中級(jí)技術(shù)職稱的檔案人員不再享受原有的職稱待遇。如某大型國(guó)企，建設(shè)初期，檔案機(jī)構(gòu)是處級(jí)單位，檔案工作遇到難處，主管經(jīng)理通過檔案處領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋，能及時(shí)掌握實(shí)情，在人、財(cái)、物方面對(duì)檔案部門給予了極大的支持，而且工資待遇與其他處室也完全相同，因此，當(dāng)時(shí)的檔案工作開展得相當(dāng)順利。如今，檔案機(jī)構(gòu)幾經(jīng)精減，最終變?yōu)榭萍?jí)部門，今天合并到技術(shù)中心，明天又掛靠到公司辦公室，檔案工作不再是所屬部門工作的重點(diǎn)，集團(tuán)高管也不掌握檔案機(jī)構(gòu)工作的實(shí)際情況，使其工作不能提到企業(yè)工作的議事日程上。同時(shí)，隨著企業(yè)的做大做強(qiáng)，其主業(yè)由當(dāng)時(shí)的一條生產(chǎn)線變?yōu)槠邨l生產(chǎn)線，下屬公司也逐步增多，檔案的館藏量由原來的兩萬多卷，增加到九萬多卷，過去基本上保存紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)在還要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，人員少了，工作量卻增加了，而工資待遇卻沒有增加。造成的直接后果就是檔案人員工作無積極性，企業(yè)檔案管理水平的下降。

2.企業(yè)檔案管理模式的老化

檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)從根本上動(dòng)搖了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案的歸檔模式、標(biāo)準(zhǔn)至今未得到很好的解決。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，面對(duì)大量電子文件的涌現(xiàn)，仍然固守傳統(tǒng)的針對(duì)檔案實(shí)體的管理模式，使得企業(yè)的電子文件自生自滅，造成了檔案資源的嚴(yán)重流失。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，看不到檔案信息資源給其帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以不注重企業(yè)信息化建設(shè)，使得企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)，ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及財(cái)務(wù)、銷售、供應(yīng)等管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案電子管理系統(tǒng)相脫節(jié)，造成了企業(yè)大量電子檔案信息資源的流失。

檔案信息化建設(shè)的目的在于如何利用信息技術(shù)更好地為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)為迎合上級(jí)檔案部門檢查或與同行業(yè)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，只重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，忽視檔案信息資源的開發(fā)與利用，使得檔案信息管理模式實(shí)效性不高。筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)將重要職能管理機(jī)構(gòu)的軟件管理系統(tǒng)與檔案電子信息管理系統(tǒng)相連接，使檔案機(jī)構(gòu)成為從企業(yè)各個(gè)職能部門所形成的電子檔案信息源頭，采集大量檔案信息資源，從根本上確保企業(yè)檔案信息資源收集工作的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。

3.企業(yè)檔案工作面臨困境的根本原因

企業(yè)檔案工作陷入困境的根本原因是，企業(yè)為提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，將絕大部分資源與精力集中在生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、人力資源管理等能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上。傳統(tǒng)的企業(yè)管理機(jī)構(gòu)注重保存企業(yè)歷史，忽視了創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加企業(yè)管理成本，自然就成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象，因而被企業(yè)管理層冷落。

總的來說，企業(yè)檔案工作要努力適應(yīng)以資產(chǎn)為紐帶的管理模式，企業(yè)主業(yè)是什么，檔案管理的重點(diǎn)就是什么，它是為提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)的。企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，為企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中求得生存和發(fā)展，是擺在企業(yè)檔案人員面前的一個(gè)急需解決的問題。隨著國(guó)家工作重心轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)建設(shè)之后，企業(yè)由生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型，企業(yè)對(duì)檔案需求的內(nèi)容和數(shù)量也相應(yīng)發(fā)生了變化，這就需要我們檔案工作者解放思想、更新觀念，樹立市場(chǎng)意識(shí)，不斷探索，勇于創(chuàng)新。

二、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我們正在步入信息社會(huì)，信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的方向和趨勢(shì)。檔案信息化是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件數(shù)字化，將新產(chǎn)生的檔案信息系統(tǒng)地組織成具備有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，使企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)的發(fā)展提供可靠、全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息，有計(jì)劃有步驟地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)與前提，主要包括系統(tǒng)軟件、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。企業(yè)檔案部門要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的資金與實(shí)力，配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，保證系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的質(zhì)量與性能，滿足檔案信息化業(yè)務(wù)的順利開展。

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息檢索的自動(dòng)化、檔案信息管理的一體化及檔案信息資源共享五個(gè)方面。

總之，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、創(chuàng)新是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題

創(chuàng)新是一種精神，一種態(tài)度，一種深層次的文化，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。只有創(chuàng)新，才有發(fā)展，因?yàn)閯?chuàng)新是對(duì)常規(guī)的突破和發(fā)展。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。只有將檔案管理緊緊融入企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)和管理中，檔案的管理才能有生機(jī)與活力。企業(yè)檔案創(chuàng)新工作應(yīng)在創(chuàng)新思維、創(chuàng)新管理、創(chuàng)新人才方面下工夫。

1.創(chuàng)新思維

牛頓說：“我只是整天想著去發(fā)現(xiàn)而已”。創(chuàng)新思維是可以培養(yǎng)的，只要擁有創(chuàng)新的意念，整天想著去發(fā)現(xiàn)，思路就會(huì)源源不斷地涌現(xiàn)出來。

創(chuàng)新需要打破思維定式。作為檔案部門，往往習(xí)慣了數(shù)十年所形成的老傳統(tǒng)、老套路，恪守老經(jīng)驗(yàn)、老做法，日復(fù)一日，年復(fù)一年地從事重復(fù)性工作。但經(jīng)驗(yàn)告訴我們那只是過去成功的過程，并不代表未來如何成功。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，檔案收集范圍及數(shù)量日趨增大，傳統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，已不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。我們打破了常規(guī)，將文書前四類檔案調(diào)整為三類，即黨群檔案、行政檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案，將技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案合并為經(jīng)營(yíng)管理檔案。因?yàn)?，立卷部門檔案人員很難準(zhǔn)確分清其業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的文書檔案，那個(gè)屬技術(shù)管理類、那個(gè)屬于經(jīng)營(yíng)管理類，鑒于兩者都屬于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案文件，所以統(tǒng)一歸屬經(jīng)營(yíng)檔案類。黨、政、工、團(tuán)自發(fā)文及上級(jí)來文的紅頭文件――為黨群檔案；行政辦公室自發(fā)及上級(jí)來文的紅頭文件――為行政檔案。在檔案的整理方面，我們重在收集檔案文件的內(nèi)容完整，不再注重文件的裝訂。如此，效果是檔案分類準(zhǔn)確，查找方便快捷，為立卷歸檔人員減少了大量繁瑣的工作環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。

2.創(chuàng)新管理

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動(dòng)都是圍繞創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化這一根本目標(biāo)而展開的。企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力應(yīng)源于為企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化服務(wù)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)基本活動(dòng)的歷史記錄，忽視積極主動(dòng)地為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。如我企業(yè)建設(shè)初期，我們只注重對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件材料及紅頭文件檔案的收集與保管。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，各子公司及下屬單位的各類檔案逐漸形成，甚至造成積壓。我集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)為加強(qiáng)對(duì)二級(jí)單位的管控力度，開展了深入基層調(diào)研與幫扶工作，使許多直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的重要職能機(jī)構(gòu)的檔案被及時(shí)接收與歸檔。如機(jī)關(guān)職能處室的各種經(jīng)營(yíng)管理檔案、集團(tuán)各控股法人單位的會(huì)計(jì)檔案、產(chǎn)品質(zhì)量辦證書等產(chǎn)品檔案、技術(shù)研發(fā)、科技創(chuàng)新的科研檔案、大型設(shè)備采購的國(guó)內(nèi)外合同檔案、國(guó)內(nèi)外備品備件合同檔案、物料采購合同檔案、技術(shù)改造項(xiàng)目檔案等，由此豐富了企業(yè)檔案的館藏量，擴(kuò)大了檔案服務(wù)范疇，為企業(yè)的技術(shù)改造、財(cái)務(wù)審計(jì)、股票上市、反傾銷、資產(chǎn)核算、質(zhì)量、安全、環(huán)境認(rèn)證等提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，體現(xiàn)了檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、獲得高額利潤(rùn)、服務(wù)大局的宗旨。

3.創(chuàng)新人才

人，是社會(huì)進(jìn)步的主體，是檔案工作的第一資源，是開拓檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本所在。

檔案人員素質(zhì)直接影響檔案工作和檔案信息資源的開發(fā)與利用。

長(zhǎng)期以來，檔案人員由于不受企業(yè)的關(guān)注，往往處于安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、知識(shí)老化、狹窄的現(xiàn)象比較多見，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。

比如，企業(yè)集團(tuán)專職檔案人員年齡偏高，男女職工比例嚴(yán)重失調(diào)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)學(xué)科的人員少。因此，檔案人員的整體專業(yè)素質(zhì)存在專業(yè)技能水平不高，計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用水平低下等問題。

篇(7)

一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)

米脂縣電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合陜西電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸；第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。