序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇企業(yè)檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

一、企業(yè)檔案管理中的五種關(guān)系分析

（一）議“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系

檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，這已是共識(shí)。既然是學(xué)科，就需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級(jí)并不大，種類也遠(yuǎn)算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無論是數(shù)量還是難度都無需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的矛盾。

說到實(shí)用性，檔案的價(jià)值真諦即在于實(shí)用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實(shí)用的需求。因此檔案的管理與索引從實(shí)用角度來說，無需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識(shí)與本企業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實(shí)用性結(jié)合起來。

（二）議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn)，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個(gè)必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會(huì)的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當(dāng)然，法律反過來也會(huì)促進(jìn)素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當(dāng)然，不可否認(rèn)，盡快出臺(tái)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動(dòng)培養(yǎng)檔案意識(shí)和素質(zhì)，讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級(jí)”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級(jí)管，公司團(tuán)隊(duì)中多年來都有不同的認(rèn)知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢(shì)在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢(shì)也很多，比如集中保存風(fēng)險(xiǎn)、容納場(chǎng)地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對(duì)于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來說，檔案的集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合勢(shì)在必行。既然是集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中，為避免無效冗余，節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲(chǔ)。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實(shí)中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個(gè)略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對(duì)象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點(diǎn)也顯而易見，它將同一信息在多地重復(fù)存儲(chǔ)，即浪費(fèi)空間，也無法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時(shí)候才會(huì)通過編碼“聚首”，當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對(duì)象的編碼。

本人認(rèn)為，揚(yáng)長避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點(diǎn)是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁?xiàng)目的檔案除用編碼方式外同時(shí)用物理方式；篇幅較長的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項(xiàng)目立項(xiàng)及過程中的請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書檔案管理，綜合部對(duì)其編文書檔案編號(hào)，同時(shí)項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件作為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)保存；

2.項(xiàng)目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書表格、實(shí)驗(yàn)記錄及其他各類業(yè)務(wù)過程記錄等納入項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目主控部門自行保存；

3.項(xiàng)目過程中的對(duì)外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計(jì)監(jiān)察部）編合同檔案編號(hào)，同時(shí)注明與其關(guān)聯(lián)的請(qǐng)示文書的檔案編號(hào)，使其與文書檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項(xiàng)目主控部門作為項(xiàng)目檔案自行保存；

4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出將形成會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編碼，但應(yīng)同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的合同檔案編號(hào)，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項(xiàng)目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項(xiàng)總結(jié)應(yīng)以報(bào)告形式經(jīng)公司公文流程正式上報(bào)，最終由綜合部編文書檔案編號(hào)存檔，項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件納入項(xiàng)目檔案。

至此，該示例中的各個(gè)角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個(gè)人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個(gè)人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進(jìn)個(gè)人辦公“云存儲(chǔ)”，即每個(gè)人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中，便于實(shí)現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲(chǔ)，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來的紙質(zhì)審批記錄同時(shí)保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時(shí)各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級(jí)文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級(jí)結(jié)構(gòu)為每個(gè)崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實(shí)際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對(duì)應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來放入對(duì)應(yīng)盒中，各類無電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時(shí)對(duì)號(hào)入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個(gè)人認(rèn)為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來要義如表2：

（一）在檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)上

1.以實(shí)用為目標(biāo)，結(jié)合檔案知識(shí)，總部設(shè)立專職文檔管理員，負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強(qiáng)調(diào)部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行職責(zé)，檔案工作重在平時(shí)。

（二）在檔案管控機(jī)制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。

2.明確檔案集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則，即決策性、商務(wù)性、法務(wù)性、財(cái)務(wù)性、基礎(chǔ)保障性檔案總部集中管理；專業(yè)性、業(yè)務(wù)性、項(xiàng)目性檔案各板塊分級(jí)管理。

篇(2)

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；對(duì)策

一、企業(yè)檔案的概述

企業(yè)檔案具有一定的保存價(jià)值，通過文字、視頻、音頻等載體將企業(yè)在改革與發(fā)展的過程中各個(gè)方面的活動(dòng)客觀、真實(shí)的記錄下來，主要包括生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等環(huán)節(jié)，是企業(yè)的重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。如果沒有企業(yè)檔案，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理都會(huì)受影響。因此，企業(yè)將檔案管理納入日常工作體系，使之成為企業(yè)管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

企業(yè)檔案為企業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展提供了保證，為企業(yè)重大戰(zhàn)略決策的制定與實(shí)施提供了可靠的參考依據(jù)，同時(shí)它還是企業(yè)文化厚重的積淀，做好檔案工作，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。首先能夠使企業(yè)的整體管理水平得到提升。檔案直接記錄的是企業(yè)開展的各項(xiàng)工作、各種活動(dòng)，通過檔案可以對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督，經(jīng)過分析利弊更利于為企業(yè)的管理，從而提升企業(yè)的整體管理水平。其次加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理既是自身發(fā)展的需要，也是時(shí)展的需要。隨著時(shí)代的進(jìn)步，先進(jìn)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，尤其是信息技術(shù)，更是在各行各業(yè)發(fā)揮著重要的作用，檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)。企業(yè)原有的檔案管理模式，已經(jīng)滯后于企業(yè)發(fā)展的步伐，使檔案的價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)，主要體現(xiàn)在檔案信息資源利用率不高，企業(yè)檔案管理涉及的范圍比較廣，繁瑣復(fù)雜，利用信息化手段進(jìn)行管理，可以使工作更加規(guī)范、嚴(yán)格，還有效實(shí)現(xiàn)了資源共享，使之積極主動(dòng)地為企業(yè)開展的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，不僅利于工作的開展，還促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理工作存在的主要問題

1.重視程度不夠，缺乏先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。企業(yè)為了在競(jìng)爭中獲得優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營投入的資金比較充足，而忽視了檔案管理工作，檔案意識(shí)認(rèn)識(shí)比較淺薄，導(dǎo)致檔案工作重保管輕利用，在企業(yè)中沒有充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)果造成大量信息資源處于閑置狀態(tài)。其次，重形式輕內(nèi)容現(xiàn)象突出，多數(shù)情況主要是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，忽略了對(duì)于信息、文件的收集、歸檔工作，再加上人員流動(dòng)性大，檔案管理交接工作不到位，造成很多文件資料、技術(shù)資料丟失、流失現(xiàn)象，不利于工作。2.檔案管理的方式方法有待于改進(jìn)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作內(nèi)容不斷細(xì)化，數(shù)量急劇增長，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滯后，如果企業(yè)一味停留在老路上，不僅提高不了工作效率，甚至給管理部門增加了負(fù)擔(dān)，不利于檔案價(jià)值最大化的實(shí)現(xiàn)。很多企業(yè)檔案的整理、歸檔工作，仍以手工方式為主，面對(duì)大量的工作，只能望檔案而興嘆，勞動(dòng)強(qiáng)度增加了，工作效率得不到提升，在使用時(shí)檢索慢、查準(zhǔn)率低，雖然有些企業(yè)配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于人員素質(zhì)、系統(tǒng)單一等問題，缺乏綜合處理技術(shù)能力。3.檔案管理制度不完善，工作不規(guī)范。在很多企業(yè)，對(duì)于檔案管理缺乏明確的制度，致使檔案工作不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在職責(zé)不夠明確，在工作中做事推諉，使很多有價(jià)值的資料不能及時(shí)歸檔、或使檔案破損嚴(yán)重，喪失了其價(jià)值與功能，這對(duì)企業(yè)來說造成的損失較大。4.企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠高。缺少專業(yè)的管理人員也是目前企業(yè)檔案管理水平低的一個(gè)重要原因。一方面從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識(shí)老化嚴(yán)重，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不熟練，不能為檔案管理的實(shí)際工作帶來有益的幫助。其次，檔案人員身兼多職的，精力和時(shí)間上難以保證，達(dá)不到新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)檔案工作的需要。四、提高企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策1.提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。企業(yè)上下應(yīng)該形成共識(shí)，達(dá)成一致意見，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，雖然檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，但檔案管理可以為企業(yè)的其他工作提供便利，促進(jìn)其創(chuàng)造效益，具有明顯的幫助作用，所以企業(yè)要通過多種形式加強(qiáng)宣傳，為提高檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)，把檔案管理工作作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，使檔案管理工作高效、實(shí)效、有效，做好企業(yè)檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。另外，鼓勵(lì)企業(yè)在做出重大決策前多參考相關(guān)歷史檔案材料，制定合理正確的發(fā)展策略。2.深化檔案改革，升級(jí)管理方式。將信息技術(shù)引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，大力引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，支持檔案管理工作。不斷更新管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作更加實(shí)用、更加人性化。存儲(chǔ)和快速檢索有機(jī)結(jié)合，不僅信息檢索的流程更簡便了，提高了準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。簡便的操作，既省力又快捷，給工作提供便利的同時(shí)，工作效率大大提高。企業(yè)應(yīng)該盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化與檔案現(xiàn)代化的同步發(fā)展，使企業(yè)檔案管理工作不再是一個(gè)口號(hào)，而且真正做到為企業(yè)做事，為企業(yè)著想，讓企業(yè)享受到更多的權(quán)益。3.加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)的提高。隨著檔案現(xiàn)代化管理逐步的深入，對(duì)檔案工作人員提出了較高的要求，人才是提高檔案管理工作效率的主要因素，高素質(zhì)、復(fù)合型人才才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需求。不僅熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，還要努力掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以適應(yīng)檔案管理工作的新要求。企業(yè)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高工作人員的整體素質(zhì)，其次，通過培訓(xùn)，讓檔案工作人員深入了解形勢(shì)，使檔案管理工作適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用。另外，提升檔案管理人員的責(zé)任感，提高工作自覺性，工作中遇到的困難及時(shí)想辦法解決，在實(shí)際行動(dòng)中做好檔案工作。4.健全檔案管理制度。企業(yè)應(yīng)積極完善、健全檔案管理制度，在工作中做到有章可循，有法可依，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學(xué)，進(jìn)一步加大應(yīng)用力度。結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，通過制定獎(jiǎng)懲制度等，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，激發(fā)每個(gè)人的工作能力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作充滿活力和創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)功能和利用率。五、結(jié)語新時(shí)期做好企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，檔案管理是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中必不可少的組成部分，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)改革意義非同小可。新形勢(shì)的發(fā)展對(duì)企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求，因此，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，發(fā)揮其高效、便捷的服務(wù)功能，更好地推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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篇(3)

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 管理 創(chuàng)新

國有大型企業(yè)檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業(yè)務(wù)對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又使檔案管理工作再上一臺(tái)階。本人作為已擁有73年歷史大型企業(yè)且獲國家級(jí)檔案室從事檔案管理工作將近20年的一名工作者，就企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新淺述如下：

1.企業(yè)檔案管理

1.1檔案庫房的設(shè)立。?從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設(shè)立，必須按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建或?qū)旆扛皆O(shè)在辦公樓內(nèi)。但應(yīng)注意作庫房的房間首先要考慮到樓墻、板的承重性，從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開、閱覽室三分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保管、維護(hù)檔案保密與安全的基本保障。

1.2制定可行的檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有關(guān)。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責(zé)尤顯重要。職責(zé)制度就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是目的。

1.3 注重檔案的交接 。由于檔案具有延續(xù)性，檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。然而在實(shí)際工作中，尤其是在基層單位中，很容易忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：檔案交接不及時(shí)，交接手續(xù)不嚴(yán)密和檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。

1.4致力企業(yè)檔案的信息電子化建設(shè)。充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。大多檔案室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的效率低，造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.5做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：嘴勤、眼勤、手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。

2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

2.1模式的創(chuàng)新。企業(yè)檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠企辦，或者一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向企業(yè)發(fā)展的要求。隨著企業(yè)管理體制改革的深化，一些企業(yè)管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在企業(yè)機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)企業(yè)檔案管理變革具有重要意義，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的超越，呈現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

篇(4)

（一）檔案意識(shí)有待提高。

首先我們要認(rèn)識(shí)到，企業(yè)改革重組，機(jī)構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員發(fā)生了很大的變化，由于個(gè)別人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案不重視，造成歸檔文件資料不能及時(shí)地歸檔立卷。檔案意識(shí)的薄弱，如：上級(jí)來文未按規(guī)定發(fā)送到公司綜合管理部，而直接發(fā)到承辦部門，這些部門往往忽視應(yīng)到公司綜合管理部辦理簽收的程序，而自行傳遞、辦理，導(dǎo)致不歸檔，造成了企業(yè)檔案的不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，使檔案失去應(yīng)有的價(jià)值。完整、系統(tǒng)的文書檔案不僅反映企業(yè)管理水平，而且映射企業(yè)管理整體素質(zhì)。因此可以說，文書檔案管理的好壞，檔案意識(shí)至關(guān)重要。

（二）檔案保護(hù)收集工作。

檔案工作人員不可能參加公司的各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)掌握各類信息，有針對(duì)性地進(jìn)行文件材料的收集工作。而參加各種重要活動(dòng)、會(huì)議的人員，若無人督促，很少人能主動(dòng)將有保存價(jià)值的文件材料整理、歸檔，因而難以收集齊全。至使檔案材料短缺，手續(xù)不完備，直接影響檔案立卷的歸檔，檔案管理不規(guī)范。如：有關(guān)的內(nèi)部單位部門不熟悉或不遵守文書及檔案管理方面的操作規(guī)范和方法，只憑經(jīng)驗(yàn)辦事，文件的收集遞送工作不及時(shí)、不規(guī)范，結(jié)果只能使許多重要的有存檔價(jià)值的文件失去歸案的機(jī)會(huì)。而檔案材料來源渠道多、內(nèi)容涉及范圍廣，且這些材料分散于不同的工作階段，以及不同的管理人員和工作人員手中，只有及時(shí)地進(jìn)行收集、整理，才能確保其齊全完整。

（三）檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)。

企業(yè)改革重組，機(jī)構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部人員發(fā)生了很大變化，人員素質(zhì)參差不齊。檔案產(chǎn)生于工作及工作管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)是對(duì)傳統(tǒng)方式、手段的改進(jìn)與提高，需要具有一支精通企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)、掌握企業(yè)信息服務(wù)技能的人才隊(duì)伍，這也是企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)的必然要求。

（四）檔案制度方面。

在企業(yè)改制過程中，檔案的交接缺乏約束機(jī)制，造成檔案資料的遺失和斷檔。在企業(yè)改革或重組的操作程序中，對(duì)撤、并或整體劃轉(zhuǎn)的單位，其人、財(cái)、物的交接都有比較具體的規(guī)定，而檔案如何交接，缺乏具體的實(shí)施細(xì)則或規(guī)定，致使部分撤、并單位的檔案，或者有一定價(jià)值的檔案資料，仍留在部分管理人員手中。如果這些人員面臨下崗分流、重新就業(yè)的選擇，勢(shì)必?zé)o暇顧及檔案的整理移交。這就是檔案管理制度方面不明確，責(zé)任不分明造成的后果之一。應(yīng)當(dāng)完善企業(yè)檔案管理人員的配備，完善檔案管理體制。

二、企業(yè)改革過程中檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）提高檔案意識(shí)。

檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案工作的新特點(diǎn)、新情況，深入細(xì)致地開展宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的活動(dòng)，努力提高員工的檔案意識(shí)，特別要強(qiáng)化各管理部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使他們能充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，并自覺地把檔案管理工作納入本部門的工作計(jì)劃和議事日程。同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)不失時(shí)機(jī)地宣傳企業(yè)檔案的重要性，讓人人知道檔案重要，檔案必須集中保管。使企業(yè)全體員工清楚地認(rèn)識(shí)到，在從事企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動(dòng)汗水的結(jié)晶，更是企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的歷史文化財(cái)富，受《檔案法》保護(hù)，私人無權(quán)占為己有，必須使之完整無缺，并按規(guī)定向檔案工作人員移交。

（二）切實(shí)改進(jìn)檔案收集工作。

檔案部門要定期對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督。檔案工作人員要深入了解各部門的工作內(nèi)容和工作規(guī)律，把握其歸檔的文件材料的范圍，制定出相應(yīng)的收集工作計(jì)劃，指導(dǎo)各部門有步驟、有計(jì)劃地安排落實(shí)好檔案的收集工作。同時(shí)檔案部門工作人員要及時(shí)了解各立檔部門的工作動(dòng)態(tài)，盡力幫助他們解決實(shí)際困難。企業(yè)檔案工作做得好壞，將直接影響到企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。如何抓好企業(yè)改制后的檔案工作，本人認(rèn)為：首先要加大《檔案法》宣傳力度，進(jìn)一步增強(qiáng)全體職工的檔案意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)法人要提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，把檔案工作真正納入企業(yè)管理程序，列入企業(yè)的工作計(jì)劃，納入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。其次要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，全面提高企業(yè)檔案管理水平。各級(jí)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)要按照有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)所屬企業(yè)改制后的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。各級(jí)檔案部門也要大膽地抓好改制后企業(yè)檔案工作，要明確企業(yè)改制后檔案的收集、分類、歸檔等具體辦法，幫助推進(jìn)企業(yè)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。最后要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，重視對(duì)改革后企業(yè)檔案工作的調(diào)研，做好服務(wù)工作。改革后的企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)新形勢(shì)、新情況，需要我們?nèi)パ芯俊⑻剿?。我們必須轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，深入企業(yè)開展認(rèn)真細(xì)致的調(diào)查研究，針對(duì)企業(yè)檔案工作中的熱點(diǎn)和難點(diǎn)，總結(jié)出一套符合企業(yè)現(xiàn)狀、切實(shí)可行的檔案管理辦法，使企業(yè)檔案工作為促進(jìn)企業(yè)管理、加速企業(yè)發(fā)展做好服務(wù)工作。

（三）建立高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。

要做好檔案管理工作，首先需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案工作隊(duì)伍。其次要注重對(duì)檔案工作人員進(jìn)行再教育，包括專業(yè)知識(shí)教育和職業(yè)道德教育。通過這些教育，增強(qiáng)檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。再次，要逐步培養(yǎng)檔案人員的創(chuàng)造性，激勵(lì)檔案工作人員研究檔案和檔案工作，提高其學(xué)術(shù)水平。在企業(yè)檔案管理的模式重構(gòu)實(shí)踐中，人是企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)的核心，既是模式重構(gòu)的實(shí)施者，又是模式重構(gòu)的受益者，其整體素質(zhì)的優(yōu)劣高低，必將影響到企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)的建設(shè)質(zhì)量與實(shí)際效果。因此，必須研究制定提升企業(yè)檔案管理人才素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能的培養(yǎng)辦法、培養(yǎng)內(nèi)容和培養(yǎng)制度，加大對(duì)專業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)力度，建立科學(xué)的人才管理辦法，并從吸收、激勵(lì)、管理、教育等方面不斷地加以完善，切實(shí)使企業(yè)檔案管理的模式重構(gòu)獲得良好的人才條件支持。

（四）健全檔案管理制度。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是企業(yè)的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。此外，還應(yīng)該利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編碼管理，提高查詢效率，建立電子檔案和數(shù)據(jù)庫，使檔案更高效地為企業(yè)服務(wù)。只有建立健全一套完整的檔案管理制度，并確定檔案管理人員的職責(zé)范圍，使檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任心、事業(yè)心，這樣才能體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。

三、總結(jié)

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關(guān)鍵詞：企業(yè) 科研 設(shè)備 檔案管理

1.企業(yè)科研檔案管理

科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是單位的寶貴財(cái)富，在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備、創(chuàng)新技術(shù)的作用。

1.1搞好科研檔案的保密工作

由于科研檔案的安全直接關(guān)系到單位的安全和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，因此，為了維護(hù)科研檔案的安全，確?？萍济孛苋f無一失，必須做好科研檔案的保密工作：

（1）通過加強(qiáng)科研檔案保密法制教育，使檔案領(lǐng)導(dǎo)干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識(shí)和相關(guān)技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識(shí)為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動(dòng)。

（3）從工作實(shí)際出發(fā)，制定和充實(shí)完善科研檔案保密制度。

1.2實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化

利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。

1.3提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，科研檔案材料的形成從調(diào)研起到項(xiàng)目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。所以，科研檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.企業(yè)設(shè)備檔案管理

企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機(jī)器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運(yùn)行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購設(shè)備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護(hù)說明書、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計(jì)劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。

2.1企業(yè)設(shè)備檔案管理的問題表現(xiàn)

在實(shí)際工作中,許多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在：檔案意識(shí)淡薄、設(shè)備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。

2.2企業(yè)設(shè)備檔案管理的對(duì)策措施

（1）領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強(qiáng)宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。力爭把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé)，同時(shí)列入績效考核并嚴(yán)格執(zhí)行。

（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動(dòng)與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通,以便及時(shí)跟蹤了解設(shè)備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動(dòng)進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確。

（3）及時(shí)收集檔案材料。一臺(tái)設(shè)備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。

（4）對(duì)圖紙的修改要嚴(yán)格審批。圖紙修改主要有兩個(gè)方面：一是設(shè)備項(xiàng)目施工完成后，因施工單位依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對(duì)每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動(dòng)。技術(shù)人員要對(duì)已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說明，使之符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí),必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖,做好設(shè)計(jì)變更技術(shù)文件材料的配套管理，確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙，技術(shù)人員必須填寫變更通知單，對(duì)變更原因及新改圖紙圖號(hào)要予以確認(rèn),并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況并作好記錄,避免對(duì)外提供已作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；管理

一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

1．會(huì)計(jì)憑證方面。會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時(shí)檢查憑證序號(hào)，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅(jiān)固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會(huì)計(jì)賬簿方面。會(huì)計(jì)賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細(xì)分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊(cè)，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號(hào)。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個(gè)帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細(xì)賬本，會(huì)計(jì)主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會(huì)計(jì)主管人員簽章。

3．會(huì)計(jì)報(bào)表方面。會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是反映單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報(bào)表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報(bào)表以及匯算清繳表等等。季度和年度會(huì)計(jì)報(bào)表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊(cè)，每冊(cè)為一卷。

4．其他會(huì)計(jì)檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其附件；財(cái)務(wù)工作計(jì)劃，財(cái)務(wù)工作總結(jié)，財(cái)務(wù)決算資料，財(cái)務(wù)會(huì)議文件；財(cái)務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報(bào)表部分：年度各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報(bào)表；內(nèi)部審計(jì)報(bào)告和其他重要會(huì)計(jì)檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會(huì)計(jì)資料和報(bào)表，由經(jīng)辦人在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成時(shí)及時(shí)整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會(huì)計(jì)檔案的保管

（1）會(huì)計(jì)檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會(huì)計(jì)檔案目錄，寫明案卷號(hào)，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會(huì)計(jì)檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉?fàn)€。保證會(huì)計(jì)檔案完整無損。（3）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的，必須定期對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次?；謴?fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對(duì)所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號(hào)歸檔管理。（4）必須妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的移動(dòng)備份硬盤，移動(dòng)備份硬盤應(yīng)貼上標(biāo)簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。移動(dòng)備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會(huì)計(jì)檔案的移交。負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管人員，應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。如果保管人員有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會(huì)計(jì)檔案保管年限。會(huì)計(jì)檔案的保管年限，按財(cái)政部有關(guān)會(huì)計(jì)檔案保管年限執(zhí)行。一是會(huì)計(jì)憑證保管15年。二是會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會(huì)計(jì)檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限。本單位財(cái)務(wù)部內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人提供；會(huì)計(jì)檔案存在檔案管理部檔案庫的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人準(zhǔn)后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場(chǎng)。本單位其他部門借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，要經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會(huì)計(jì)檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案管理部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。（8）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。公司會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計(jì)和財(cái)務(wù)部對(duì)應(yīng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。報(bào)批準(zhǔn)方能銷毀。會(huì)計(jì)部門保管的會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。由檔案、審計(jì)部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案保管期滿應(yīng)銷毀時(shí)，其中有的原始憑證還有使用價(jià)值的，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價(jià)值時(shí)再銷毀。會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告，一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸檔備查。

總之，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會(huì)計(jì)發(fā)展的需要。

參 考 文 獻(xiàn)

篇(7)

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè) 企業(yè)制度 企業(yè)檔案管理 檔案研究

企業(yè)檔案管理在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中起到的作用很重要，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程在企業(yè)檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術(shù)創(chuàng)新、企業(yè)改革等重要措施也會(huì)被企業(yè)檔案記錄在案，企業(yè)的銷售、進(jìn)貨渠道等等統(tǒng)統(tǒng)會(huì)在企業(yè)檔案信息中出現(xiàn)，所以企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下有著舉足輕重的作用。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理核心職能

在過去的企業(yè)模式管理制度中，企業(yè)檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門開展的，進(jìn)入現(xiàn)代企業(yè)管理制度后，核心變更為以資產(chǎn)為紐帶的企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理，通過企業(yè)資產(chǎn)的比重來確定資產(chǎn)檔案管理的隸屬關(guān)系，企業(yè)可以自由選擇符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理模式，其最終要將企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中的資產(chǎn)劃分以及權(quán)責(zé)變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則

真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性、有效性四部分為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則，這四部分相互優(yōu)化互相結(jié)合，其能夠快速、有效的為企業(yè)的發(fā)展提供全面信息保障。

（一）真實(shí)性

現(xiàn)代企業(yè)能否做出正確的商業(yè)決策取決于企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確、真實(shí)的信息，如果企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)虛假信息，會(huì)直接對(duì)企業(yè)的決策和企業(yè)本身造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，在企業(yè)進(jìn)行的檔案管理時(shí)，要將信息進(jìn)行核實(shí)、落實(shí)，保障信息來源的真實(shí)性、可靠性，充分排出虛假信息，為現(xiàn)代企業(yè)決策提供真實(shí)性信息有利于企業(yè)的決策和發(fā)展。

（二）系統(tǒng)性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理勢(shì)必要有自己的組織構(gòu)架，不同的人員和部門應(yīng)該有不同的職能或工作范圍，通過各自的職能將收集的文件、資料進(jìn)行分類管理，這就是檔案管理系統(tǒng)性?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化可以很大程度上提高企業(yè)辦公效率，同時(shí)能夠提高企業(yè)管理制度的清晰度和規(guī)范度，能夠在企業(yè)決策時(shí)更準(zhǔn)確的查找、搜索到相關(guān)信息。系統(tǒng)化的檔案管理模式有利于提高信息準(zhǔn)確利用，推動(dòng)企業(yè)的戰(zhàn)略決策和工作效率。

（三）全面性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新格局下，現(xiàn)代企業(yè)的交流貿(mào)易范圍極為廣闊，不再局限于國家、地理等范圍的影響，特別是在互聯(lián)網(wǎng)介入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)的貿(mào)易范圍實(shí)現(xiàn)了世界化，很多企業(yè)通過外貿(mào)公司將產(chǎn)品銷往海外，在這種范圍廣、復(fù)雜化的情況下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更面臨著挑戰(zhàn)性，企業(yè)檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對(duì)企業(yè)背景、企業(yè)文化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、外貿(mào)出口、當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、企業(yè)信用等方面進(jìn)行全面性的收集，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和貿(mào)易提供保障。

（四）有效性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時(shí)間有效率以及價(jià)值有效性。

（1）時(shí)間有效性?，F(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的需求或者招標(biāo)上通常會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，如果有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上需求或者招標(biāo)公文時(shí)，企業(yè)檔案管理在第一時(shí)間進(jìn)行信息采集，提供給銷售部，有利于銷售部門更快的找到意向客戶，可以促使企業(yè)快速銷售產(chǎn)品，為企業(yè)在銷售方面掙得優(yōu)勢(shì)。

（2）價(jià)值有效性。當(dāng)企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，會(huì)進(jìn)行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進(jìn)行分類塞選，對(duì)于有價(jià)值的信息資料進(jìn)行保存，對(duì)于無效信息應(yīng)該進(jìn)行排除，這樣既不浪費(fèi)儲(chǔ)存資源又能夠在利用時(shí)提供有價(jià)值的信息，是充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理工作不被重視

在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)的檔案管理工作并不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，很多企業(yè)在看待檔案管理工作時(shí)，皆認(rèn)為此工作可有可無，實(shí)則是因?yàn)榇蠹覍?duì)企業(yè)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，并不了解企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。很多工作人員因?yàn)闄n案管理工作不受重視，在工作中沒有了責(zé)任感、沒有了奉獻(xiàn)精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識(shí)缺乏，更不能發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。

（二）檔案管理理念、工作方式落后，危害企業(yè)自身安全

當(dāng)前企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)中檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員仍然是通過人際關(guān)系來獲得信息，而這種信息的真實(shí)性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理上的資源投入甚少，很多企業(yè)檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動(dòng)上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來源都會(huì)導(dǎo)致檔案信息混亂，編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章、信息不準(zhǔn)確、假信息等問題在很多企業(yè)層出不窮。也正是為此企業(yè)對(duì)檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時(shí)，因?yàn)閮?nèi)勤人員的更換還有可能將企業(yè)自身的商業(yè)秘密對(duì)外透露，會(huì)極大的造成企業(yè)自身的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨，企業(yè)檔案管理應(yīng)該由原來的紙質(zhì)媒介向信息智能化網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變，而很多企業(yè)仍然停留在大量紙質(zhì)資料的收集和整理上，在企業(yè)作決策時(shí)不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因?yàn)榧堎|(zhì)資料發(fā)霉而導(dǎo)致信息缺失。有的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電腦辦公數(shù)字化，但因?yàn)榧堎|(zhì)資料不能詳盡的儲(chǔ)存到數(shù)字化電子檔案中，而造成企業(yè)利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有極大的不利因素。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的存在是極為重要的，企業(yè)檔案管理工作雖然不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，但是在信息時(shí)代的背景下，企業(yè)在面臨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作能夠使企業(yè)突破惡劣的市場(chǎng)競(jìng)爭環(huán)境，能夠?yàn)槠髽I(yè)的產(chǎn)品提供新型技術(shù)的創(chuàng)新信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)在市場(chǎng)中謀得一席之地，同時(shí)，也為企業(yè)在重大決策時(shí)提供有力的信息保障。

參考文獻(xiàn)：