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篇(1)

關(guān)鍵詞：管道工程；檔案資料；存在問題；解決方案

一、管道工程檔案資料管理工作中存在的問題

1.對于檔案資料的管理意識較低

目前，一些管道施工團隊對于工程檔案資料的管理意識普遍不高。當(dāng)管道工程竣工，交付驗收使用后，一段時間內(nèi)，工程沒有出現(xiàn)什么大的質(zhì)量問題，這個時候，施工團隊就認(rèn)為自己的任務(wù)已經(jīng)做完，做好了，于是把一些工程檔案束之高閣，再也不去過問，甚至某些企業(yè)認(rèn)為存檔是多余的，便私自將其進行銷毀。人們對于“檔案資料”的重視程度不高，使得企業(yè)部門對于檔案資料的管理意識薄弱，沒有辦法對管理工作進行一定的改進革新，導(dǎo)致許多團隊仍然依賴于手工作業(yè)，以及采取傳統(tǒng)的檔案資料存儲手段，只停留于紙張之上，而沒有電子版本，使得檔案資料易受損、易丟失，讓管道工程檔案資料管理工作的現(xiàn)代化進程受到約束。除此之外，一些管道工程團隊往往只注重利益的最大化，就檔案資糧管理這一工作板塊，重視力度不高，沒有派遣相關(guān)的專職人員，沒有設(shè)立相關(guān)的收藏機構(gòu)，導(dǎo)致管理工作無法系統(tǒng)化，檔案資料也常常出現(xiàn)遺失、損壞等問題，而在以后管道建設(shè)中，更無法提供相應(yīng)有效的資料，讓管理效率與工程進展效率大大降低。

2.檔案資料管理的基礎(chǔ)工作還不到位

讓檔案資料管理工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是目前我們所面臨的的難題之一。究其原因，主要是基礎(chǔ)工作還不夠扎實。雖然科技發(fā)展迅速，但就對檔案的檢索工具來說，其仍處于落后的態(tài)勢，而一些部門在管理工作中，沒有按照國家檔案局制定的要求進行操作，這些都是導(dǎo)致檔案資料管理工作無法高效開展的原因。現(xiàn)如今，檔案資料多是文字多，圖像少，管道工程中的實際情況無法得到有效的反映，也難以讓人心服口服。而歸檔的不完整，甚至?xí)斐晒艿澜ㄔO(shè)中出現(xiàn)誤差、失真等嚴(yán)重后果，資料內(nèi)容的不切實際，還會影響施工進度，施工質(zhì)量也由此下降。

3.沒有足夠的檔案資料管理人才

檔案資料管理工作的順利開展，離不開人為操作。想要檔案資料管理工作更為現(xiàn)代化，就必須要確保管理人員對于管理知識的儲備量夠多，管理的技術(shù)手段夠高，且文化素養(yǎng)不能偏低。而就目前狀況來看，大多數(shù)企業(yè)以及施工團隊，其內(nèi)部檔案資料管理人員普遍不夠?qū)I(yè)，對于管理知識的把握不足，管理技能水平也有待提高，對檔案資料的認(rèn)識度還不高，甚至對于國家檔案局所制定的相關(guān)管理制度不了解，導(dǎo)致在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏、失誤等。除此之外，企業(yè)往往追求工程建設(shè)所帶來的效益，很少甚至不愿在資料管理的工作上投入資金，管理設(shè)備也較為落后，這也間接加大了人才引進的困難程度，最終出現(xiàn)惡性循環(huán)的不利局面。

二、提高工程檔案資料管理工作效率的具體措施

想要管道工程資料檔案管理工作得到有序地開展，就必須從管理工作的特性出發(fā)，從而了解管理檔案的意義，進而加大對工程檔案資料管理的重視力度。

1.完善相關(guān)制度，提高管理意識

隨著社會的發(fā)展，我國就檔案管理這一板塊的法律制度也被逐步完善。在《檔案法》出臺后，各省各市也緊跟腳步，制定了一些地方性的法規(guī)。這些措施的實行，給予了檔案資料管理良好的工作環(huán)境，并且也能及時服務(wù)于管理工作，為如何提高資料檔案的管理效率，提供了寶貴的，具有指導(dǎo)性的建議。另外，也讓管道工程檔案資料管理工作的開展，能夠有理可尋，有據(jù)可依。因此，我們要加大對這些制度的宣傳力度，從而讓有關(guān)部門意識到管理工作的重要性，嚴(yán)格要求各企業(yè)各部門按照相關(guān)法律制度對檔案資料進行管理，進而提高管理工作的高效性、準(zhǔn)確性。

2.做好基礎(chǔ)工作

高樓大廈的屹立，離不開地層可靠的基石。檔案資料的管理工作也不例外。要提高檔案管理工作的規(guī)范性，在管道施工前，應(yīng)進行責(zé)權(quán)劃分，便于后續(xù)工作中，資料的收集、編制、保管等工作都能有序地開展。要派遣專門的資料管理人員，在沒有紙質(zhì)檔案的同時，管理人員應(yīng)及時收集電子、圖像等資料，讓后續(xù)施工能夠有據(jù)可依。同時相關(guān)的資料管理人員必須確保資料的真實可靠性，要對檔案資料進行仔細(xì)保管，避免遺失，損壞等事故的發(fā)生。另外，資糧檔案的管理工作必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)實行，要符合專業(yè)技術(shù)要求，確保檔案文件的書寫、用墨、繪圖等方面不出差錯。當(dāng)檔案資料出現(xiàn)漏、缺等問題時，資料檔案的管理人員，應(yīng)該及時采取措施，進行補救，從而確保檔案資料的完整性。

3.提高檔案資料管理人員的管理水平

檔案資料管理人員作為管理工作的主體，一定要具備較高的管理水平。目前，許多企業(yè)或施工團隊中的管理人員對管理工作的認(rèn)識還不夠深刻，其管理水平也是參差不齊，對此，開展相關(guān)培訓(xùn)課程是極其有必要的。開展培訓(xùn)課程，通過各種手段，加深管理人員對于管理工作的認(rèn)識，讓他們對工程項目檔案的制成材料、收集范圍等有所了解，明白檔案資料管理的基本要求，從而讓他們對檔案資料的管理水平得到提升，管理手段得到強化。并且，要監(jiān)督管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)管理法案，確保檔案資料的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，只有這樣，檔案資料的利用價值才能得到充分發(fā)揮。

三、結(jié)束語

之所以開展管道工程檔案資料的管理工作，是為了確保工程項目中，一些重要的歷史資料能夠得到妥善的保存，一旦在以后的生產(chǎn)、工作中，遇到問題和麻煩，便可以從這些資料檔案中尋找解決辦法。除此之外，管道工程檔案資料的管理工作還可以讓城市現(xiàn)代化的腳步加快，讓社會變得更為和諧、穩(wěn)定，因此，管道工程檔案資料的管理工作必須得到我們的重視，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)，將管理工作做好，做扎實，提高檔案管理的技術(shù)水平，讓檔案資料管理工作能夠步入正軌，其工程也因此得到了有序的開展。

參考文獻

[1]周曉敏.試述建筑工程檔案資料的管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（16）：128.

[2]黃蔚琳.關(guān)于做好重點工程檔案管理工作的思考——從福建成品油管道一期工程檔案管理談起[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（6）：60-61.

[3]江柯蕓.淺談市政工程檔案資料的管理[J].江西建材，2014，（9）：290，288.

篇(2)

關(guān)鍵詞：建筑工程資料；管理；重要性；研究

中圖分類號：TU198 文獻標(biāo)識碼：A

引言

建筑工程技術(shù)資料在施工建設(shè)過程中，是不可或缺的重要資料之一，能全面的反映施工全過程，也是評定工程質(zhì)量等級的主要憑證。因此，整理一套齊全完整的技術(shù)資料十分必要，而對資料的管理尤為重要。

一、建筑工程檔案的特點

建筑工程檔案管理所需要管理的內(nèi)容包括基建文件、工程監(jiān)理資料和施工資料，這些內(nèi)容對于整個工程質(zhì)量評定具有重要的意義，同時對于以后建筑工程的設(shè)計和施工都有重要的借鑒作用，其特點有：第一，單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點；第二，真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案資料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案資料就可以反映出工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

二、建筑工程檔案資料管理的現(xiàn)狀分析

1、建筑工程企業(yè)檔案管理制度不夠完善

國家對于建筑工程企業(yè)檔案管理方面的法律法規(guī)建設(shè)雖然取得了重大的進步，但是檔案管理方面的法律法規(guī)建設(shè)還不是很完善，還存在很多漏洞。另外，建筑工程施工企業(yè)在自身檔案管理制度建設(shè)上也存在著眾多的問題，甚至在企業(yè)檔案管理制度的執(zhí)行力上嚴(yán)重不足，嚴(yán)重影響著建筑工程施工企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

2、重視力度不夠

2002年我國頒發(fā)實施了《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》等法規(guī)條例，目的是進一步增強建筑工程施工單位對工程施工檔案資料的歸檔及管理。但是，由于部分檔案資料管理人員對檔案資料的歸納與整理不夠重視，同時建筑工程施工單位的監(jiān)管力度不夠，加之施工企業(yè)的管理水平不同，導(dǎo)致了在建筑工程竣工后，工程檔案資料不夠完整，或是還沒有形成。這樣不僅延誤了建筑工程檔案的遞交，也無法很好的反應(yīng)建筑工程的施工質(zhì)量。

3、缺乏科學(xué)保存機制

工程資料的保存問題是指當(dāng)工程建設(shè)相關(guān)的資料文件收集結(jié)束后，沒有按照規(guī)范的裝訂和管理手段進行資料的保存，從而導(dǎo)致了工程資料的混亂以及丟失等現(xiàn)象的發(fā)生。工程資料本身具有較高的邏輯性與嚴(yán)謹(jǐn)性，因此，在進行工程資料歸納存檔時，也應(yīng)該遵照規(guī)定，妥善保存，不能出現(xiàn)任何疏漏和差錯。但目前我國工程施工單位對工程資料的保存工作并不到位，需要進行頁碼有序排列和裝訂的文件常常出現(xiàn)混亂，且相關(guān)證件的原件和復(fù)印件常常放在一起進行保存，這使得區(qū)分選取的過程變得繁瑣，造成不必要的麻煩。部分施工單位甚至還出現(xiàn)錯裝和部分文件內(nèi)容遺失的問題發(fā)生，嚴(yán)重影響了建筑工程的正常開展，造成了巨大的經(jīng)濟損失。

三、加強建筑工程檔案有效管理的策略

1、完善工程管理制度

應(yīng)監(jiān)督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標(biāo)準(zhǔn)。各單位落實上級要求，將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，設(shè)立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據(jù)工程檔案資料管理有關(guān)法規(guī)制度，制定本單位工程檔案資料的實施細(xì)則，用于管理檔案歸檔工作。與參建單位簽署《責(zé)任書》，對工程檔案歸檔中獎勵與處罰機制進行具體明確，使參建單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員重視工程檔案的歸檔工作

2、提高工程資料管理意識

提高工程資料管理意識是加強建筑工程資料收集與整理的關(guān)鍵所在。因此，必須切實加強工程檔案資料的有關(guān)知識及法律法規(guī)體系建設(shè)，并通過開展不同形式的宣傳活動，進一步轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胍庾R，逐步規(guī)范其行為，不斷提高建筑工程管理人員的檔案資料意識。

在建筑工程施工之前，施工單位應(yīng)當(dāng)加大檔案資料管理法規(guī)知識宣傳力度，通過開學(xué)習(xí)班、集中教育、個別指導(dǎo)等有效方式進行廣泛宣傳教育，積極宣傳建筑工程檔案資料管理的意義與價值。同時，組織建筑施工單位檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識，使其了解建筑工程檔案管理的必要性，提高他們的工程資料管理思想及意識，為提高建筑工程的質(zhì)量，提升企業(yè)形象夯實基礎(chǔ)。

3、增強建筑工程企業(yè)檔案管理風(fēng)險防范意識

建筑工程施工企業(yè)檔案管理會受到多種風(fēng)險的影響，為此，建筑工程施工企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該增強自身檔案管理風(fēng)險防范意識，保護企業(yè)檔案管理的安全性。為此，建筑工程施工企業(yè)首先應(yīng)該對企業(yè)所有檔案進行清單管理、逐項整理、逐一編目，實現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案信息的有效利用和合理控制，實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化配置。其次，對建筑工程施工企業(yè)各類檔案信息進行專項管理，同時對關(guān)鍵的檔案信息進行備份，異質(zhì)保管，防止由于意外情況而導(dǎo)致檔案信息的丟失、損毀等。最后，改進建筑工程施工企業(yè)檔案管理的編制方法。檔案管理編制方法是建筑工程施工企業(yè)進行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，采用科學(xué)的檔案管理編制方法，這樣才可以充分的做好建筑工程施工企業(yè)檔案管理工作。

4、加強工程管理資料的分類工作

由于建筑工程施工是一個系統(tǒng)的工程，因此，方方面面面的文件非常繁多，因此在開展工程資料管理工作時，應(yīng)盡量細(xì)化類別，分門別類，這樣有利于工程資料的收集和管理，便于日后的查詢，也可以避免文件的缺漏。對于工程資料可按照基建文件、監(jiān)理資料、施工資料和竣工圖紙為區(qū)分，并進行資料的分類存放，避免工程資料的混淆，有利于日后資料文件的提取和工程數(shù)據(jù)的查看。此外，還應(yīng)該注意工程資料的裝訂工作，在獲得工程資料后，應(yīng)該立即著手資料的有序整理以及裝訂工作，防止資料保管時出現(xiàn)缺頁、少頁問題的發(fā)生。

5、完善資料后期的整理工作

工程資料整理完畢并存放后，并不代表工作完成，不再翻動。往往在工程施工過程中，由于種種問題，也需要進行相應(yīng)的查閱工程資料，或者調(diào)取使用相關(guān)的工程資料，這時，資料管理人員應(yīng)該認(rèn)真記錄工程資料的存放位置或去向，做好資料收集，認(rèn)真追蹤工程資料的去向，并及時索回工程資料，這一工作對于工程資料的管理具有非常重要的意義，能夠從根本上避免相關(guān)工程資料的流失問題。

6、加強檔案管理人才培養(yǎng)

一方面，建筑工程施工企業(yè)應(yīng)該加強檔案管理人才培養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該不斷加強檔案管理基礎(chǔ)工作以及專業(yè)知識學(xué)習(xí)，包括信息技術(shù)、檔案相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理學(xué)以及計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)。另外，檔案管理人才還應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立檔案管理市場意識，使得檔案管理適應(yīng)市場需求。建筑工程施工企業(yè)還應(yīng)該加大對于新技術(shù)的引進，從資金、技術(shù)等各個方面做好檔案管理建設(shè)，加強檔案管理隊伍建設(shè)。另一方面，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。首先，建筑工程施工企業(yè)應(yīng)該建立檔案管理機構(gòu)，增強員工檔案管理責(zé)任意識，強化檔案管理機構(gòu)的管理職能。其次，建立健全檔案管理制度體系建設(shè)，在基本管理制度體系的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該加強檔案管理制度體系執(zhí)行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規(guī)章制度可尋，從而促進企業(yè)檔案管理的科學(xué)化。

結(jié)束語

綜上所述，建筑工程檔案是工程建設(shè)最真實的反映，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)。建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進程的重要手段之一，故認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。建筑工程施工企業(yè)應(yīng)該深入研究建筑工程檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新建筑工程檔案管理策略，為我國建筑工程施工企業(yè)在檔案管理方面的進一步發(fā)展提供有益的借鑒與參考。

參考文獻

[1]胡鑫磊．淺談施工階段監(jiān)理資料管理［J］．天津市政工程，2011.

篇(3)

（一）相關(guān)人員檔案意識薄弱

由于建筑工程的特殊性，從工程建設(shè)的招標(biāo)到最終的竣工等各個階段均涉及到各類資料，不僅繁雜而且量大。此類資料對于工程施工階段的質(zhì)量管理與安全管理極為重要，尤其是數(shù)據(jù)資料的管理是預(yù)防發(fā)生質(zhì)量問題以及安全事故的參考信息，即使在工程竣工之后依然可以為后期的維護管理提供信息參考。同時，在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導(dǎo)致工程?n案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。

（二）建筑工程檔案資料管理質(zhì)量偏低

在建筑工程檔案管理中，不論是施工前的資料還是施工過程中資料均屬于工檔案管理的內(nèi)容之一，但是由于施工單位在工程管理中將重心放在了工程進度、工程成本、工程質(zhì)量的控制上而忽視了對工程檔案的管理，直接導(dǎo)致了工程檔案的完整性與價值性。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。

（三）缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制

由于建筑工程的特性，不論是施工企業(yè)還是業(yè)主對于工程檔案管理的重視度均明顯不足，關(guān)注的重點在于成本控制與質(zhì)量層面。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對工程檔案管理進行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會化的服務(wù)，以幫助建設(shè)單位對建筑工程的質(zhì)量、進度、技術(shù)等方面進行控制。因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任，全面保障工程檔案資料的完整性。

二、建筑工程檔案資料質(zhì)量管理的強化措施

（一）提高建筑工程檔案資料管理的重視度

當(dāng)今社會已經(jīng)進入到了信息化時代，信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)中得到了普遍運用，在建筑工程管理中，強化工程檔子資料管理的信息化是必然趨勢之一，這是時展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰(zhàn)?；谠撔蝿荩ㄖ┕挝徊坏貌粚で蟾淖?，轉(zhuǎn)變工程檔案管理的理念以提升工程檔案管理工作的效率。就當(dāng)前的發(fā)展，一方面是基于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣日益普及而催生出來的智能化設(shè)備廣泛運用，電子檔案的運用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環(huán)保、低碳意識的推動下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理無疑是資源的極大浪費。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認(rèn)識到時展的趨勢，進而轉(zhuǎn)變工程檔案管理工作理念，以信息化發(fā)展為前提，改變現(xiàn)有的管理模式以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）強化建筑工程檔案資料管理的質(zhì)量度

其一，對工程技術(shù)資料的表格樣式進行統(tǒng)一。當(dāng)項目準(zhǔn)備籌建時就需要按照本工程的具體特點，制定一套具有可行性的、符合當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T和檔案管理部門規(guī)定的竣工資料表格，表格的統(tǒng)一給各參建單位在進行工程資料編輯與整理過程帶來了很大的便利，從而有效避免了資料格式多樣化、不規(guī)范化情況的出現(xiàn)；其二，在建筑工程建設(shè)過程中全面開展施工物質(zhì)資料的收集整理工作。建筑工程施工過程中需要運用到各類施工材料，是質(zhì)量對于工程項目的質(zhì)量度與安全性產(chǎn)生重要影響，而當(dāng)前施工材料合格證與檢驗報告采用復(fù)印件或未能與原材料同步到達的現(xiàn)屢見不鮮，如果管理人員未能引起重視，則可能導(dǎo)致相關(guān)材料的缺失進而導(dǎo)致施工材料未檢驗而直接投入使用的現(xiàn)象，則可能為工程質(zhì)量埋下安全隱患。為此，必須要提高重視度并要求工作人員做好跟蹤管理工作。一方面，管理人員在采購施工材料的過程中要檢測相關(guān)資料并要求送貨時與原材料同時送達，否則不予接收；另一方面，對于未能同原材料同時送達的現(xiàn)象，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補充相關(guān)材料，超過期限則不予借款或退貨處理。同時，將該批類原材料針對性管理嚴(yán)禁投入到施工之中。

篇(4)

關(guān)鍵詞：檔案資料；質(zhì)量管理；問題；解決措施

0 引言

隨著建筑業(yè)的發(fā)展，工程項目的建設(shè)越來越多。在項目工程建設(shè)過程中，工程檔案資料質(zhì)量管理是整個項目工程中必不可缺的重要組成部分，對于提高項目施工的整體水平和安全質(zhì)量的保障有著重要的意義。如何在項目建設(shè)過程中進行檔案資料質(zhì)量的管理， 確保工程檔案資料的真實性、完整性、有效性，以便更好地為工程項目服務(wù)，已成為工程檔案工作中的重要課題之一。對此，筆者進行了相關(guān)的研究介紹。

1 工程檔案資料質(zhì)量管理的內(nèi)容

工程建設(shè)過程中形成的檔案資料，一定要內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、齊全，編制的內(nèi)容、格式等符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范的要求。真實、準(zhǔn)確是指檔案資料記錄，真實、準(zhǔn)確、全面地反映項目建設(shè)的過程及各種事件的真實面貌。檔案資料必須為記錄原件，文（圖）物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字、蓋章手續(xù)完備，資料形成日期與工程建設(shè)同步。檔案資料齊全是指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、工程建設(shè)的主要過程和節(jié)點狀況、具有保存價值的各種載體資料，均應(yīng)收集齊全。

2 工程檔案資料管理中存在的問題

2.1對檔案資料管理重視不夠

各工程參建單位普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，認(rèn)為工程建設(shè)質(zhì)量以實體為主，忽視工程檔案資料的管理工作，錯誤地認(rèn)為工程檔案資料是為應(yīng)付建設(shè)單位、質(zhì)監(jiān)站等檢查的，與工程質(zhì)量關(guān)系不大。工程檔案資料管理，有些單位沒有領(lǐng)導(dǎo)分管負(fù)責(zé)；沒有或虛設(shè)檔案資料管理制度；管理人員無證上崗，人員變動頻繁或無專人管理；不是隨工程施工進展收集整理檔案資料，而是在項目竣工驗收時突擊補編填充資料。有的甚至在竣工驗收后補資料，嚴(yán)重影響檔案資料真實性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性。

2.2 檔案資料管理制度不完善

在工程檔案資料管理方面，國家和地方政府部門均有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、規(guī)程和規(guī)范等。但在工程施工承包合同中，關(guān)于工程施工檔案資料的收集和管理沒有明確、具體的約定。在工程項目的各參建單位中，檔案資料管理制度沒有或形同虛設(shè)。施工過程中不認(rèn)真按照國家規(guī)定和合同約定，對檔案資料的收集和整理進行認(rèn)真的檢查。結(jié)果是施工過程中缺失的檔案資料，在檢查或驗收時臨時制作，并非施工過程中的記錄整理，因而真實性就無法保證。

2.3 從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高

參建單位的檔案資料管理人員不熟悉業(yè)務(wù)，缺乏相關(guān)的檔案資料專業(yè)管理知識。在建筑行業(yè)中絕大部分是兼職資料人員，有的是施工員兼職，有的是臨時安排的在校實習(xí)人員，有的還兼職多個工地資料員的工作等，大多是未經(jīng)培訓(xùn)的無證上崗人員。不熟悉工程建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對工程檔案資料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的專業(yè)知識，導(dǎo)致收集、整理檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)修改，不僅保證不了檔案資料的質(zhì)量，而且還延誤了歸檔時間。

3 解決措施

3.1 做好事前控制，保障檔案資料管理質(zhì)量

建設(shè)管理單位是工程檔案質(zhì)量控制管理的主導(dǎo)單位，在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同、協(xié)議中應(yīng)設(shè)立專門條款，明確參建單位工程文件資料的內(nèi)容及其深度符合國家相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出具體要求，制定相應(yīng)的檔案資料管理目標(biāo)考核措施和獎懲辦法等，做好事前控制。

3.2 加強檔案資料管理質(zhì)量意識，搞好過程質(zhì)量管理

從思想上認(rèn)識到工程檔案資料質(zhì)量管理的重要意義，各參建單位進駐現(xiàn)場伊始，即要加強對各工程管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的宣傳，使得項目經(jīng)理、總監(jiān)理工程師對工程施工過程中形成的資料質(zhì)量引起足夠重視，建立起有效的工程檔案資料管理質(zhì)量保證體系，制定可行的工程檔案資料質(zhì)量過程控制制度，保證工程檔案資料質(zhì)量控制措施落實到位；加強對現(xiàn)場技術(shù)人員、資料管理人員檔案知識培訓(xùn)和檔案法律法規(guī)的宣傳、提高檔案理論素養(yǎng)，防止工程檔案資料不真實、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，與工程進度不同步、資料記錄不及時、出現(xiàn)“回憶錄”等情況的發(fā)生，避免因工程檔案資料驗收不合格，導(dǎo)致資料大量整改、返工，延誤工程驗收的現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)工程施工進度、質(zhì)量與檔案資料收集整理進度、質(zhì)量的有機統(tǒng)一。

3.3 嚴(yán)格持證上崗，規(guī)范檔案資料的形成

施工單位是施工過程檔案資料收集、整理和質(zhì)量管理的關(guān)鍵。人員素質(zhì)和工作過程（或稱工藝流程）的規(guī)范化操作，是質(zhì)量的保證。項目經(jīng)理、技術(shù)人員與檔案資料管理人員，首先必須具有相應(yīng)的任職資格、持證上崗，在實際工作中密切配合、各司其責(zé)，做好各項具體工作。檔案資料管理工作規(guī)范化，就是要嚴(yán)把工程檔案資料形成過程中的質(zhì)量管理。在施工過程中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，由相關(guān)技術(shù)人員根據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范，對工程項目進行認(rèn)真的過程檢查、據(jù)實填寫相應(yīng)表格，形成檔案資料。隱蔽工程，尤其是影響結(jié)構(gòu)安全和使用功能的重要隱蔽工程，施工過程中除符合規(guī)定的檢查記錄外，還必須拍攝重要部位和工序的影像資料留存。隱蔽工程施工過程中，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定派員旁站，監(jiān)理施工全過程，對檢查記錄、影像資料等實施監(jiān)理，并見證（簽字確認(rèn)）。

3.4 按合同約定、規(guī)范辦事程序，保質(zhì)按時完成檔案資料

工程檔案資料是在工程建設(shè)的全過程形成的。一個工程項目從立項，到竣工驗收，往往需要幾個月、幾年甚至十幾年（大中型項目）、幾十年（特大型項目）的時間。工程項目檔案資料可按建設(shè)程序劃分為：工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖等部分。工程檔案資料質(zhì)量管理水平，實際是建設(shè)、監(jiān)理、施工單位，是否履行合同約定的程序，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進行實際操作形成的結(jié)果。由上述可見：只要建設(shè)、監(jiān)理、施工單位在各自參與建設(shè)的全過程中，認(rèn)真履行合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格按照質(zhì)量控制程序辦事，就必然形成高水平的施工過程檔案資料。

3.5 實行自檢監(jiān)督檢查制度，抓好事后監(jiān)督

明確工程檔案資料形成過程的責(zé)任分工，加強各專業(yè)的溝通、配合和自檢，落實自檢監(jiān)督檢查。各參建單位的相關(guān)責(zé)任人，要定期進行監(jiān)督檢查，遇有特殊情況要隨時檢查。查看表式、工程名稱、文件編號、印章使用是否規(guī)范符合要求；圖文是否清晰、是否是原件；設(shè)計變更、材料替代等情況，導(dǎo)致施工圖紙、工程量、資金的相應(yīng)變更，這方面的過程文件很重要，是否及時收集了；依據(jù)性文件材料、原材料、構(gòu)配件質(zhì)量保證書、試驗技術(shù)文件是否符合技術(shù)要求。抽查項目各項分部工程驗收記錄，工程測量定位記錄的示圖標(biāo)注是否規(guī)范、數(shù)字是否清晰、簽字情況。重點檢查隱蔽工程驗收記錄、混凝土和砌筑砂漿試塊報告、項目監(jiān)理文件，竣工圖的編制內(nèi)容、依據(jù)、質(zhì)量等。

4 結(jié)語

綜上所述，項目工程檔案資料的質(zhì)量管理，對工程的建設(shè)施工起著重要的監(jiān)督指導(dǎo)作用，是項目工程建設(shè)中不可或缺的重要工作。在項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位要建立、改善項目工程檔案資料管理制度，不斷加強工程檔案資料管理措施，增強各部門的整體管理意識；同時還要加強工程檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的整體素質(zhì)，從而提高工程檔案資料的質(zhì)量，更好地為工程項目服務(wù)。

參考文獻

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關(guān)鍵詞：園林工程；檔案；管理

Abstract: Landscape Engineering Archive is an importantcategory of construction project archives, plays an important role in the city construction and development,we do the following to the archives management oflandscape engineering.

Keywords: landscape engineering; archives; management

G271

1 園林工程資料檔案的價值

綠化工程資料檔案是指園林綠化工程施工過程中形成的各種工程信息記錄，并按一定原則分類、組卷、最后移交業(yè)主單位歸檔的整個過程的歷史記錄。它包括園林綠化工程建設(shè)過程形成的文件資料、園林綠化工程物資資料、工程施工過程中形成的施工資料、圖紙資料以及在施工過程中的影像資料，是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。

園林綠化工程檔案管理的重要性體現(xiàn)在以下幾點：一是按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、個體的園林綠化工程技術(shù)資料檔案是工程竣工驗收交付使用的必備條件。園林綠化工程資料的質(zhì)量和園林綠化工程質(zhì)量緊密結(jié)合在一起，是工程竣工驗收的重要依據(jù)。沒有合格的工程資料就不可能順利地通過工程竣工驗收，更不可能交付使用。二是為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠依據(jù)。當(dāng)計劃對園林工程進行改造時，則需要根據(jù)原始設(shè)計文件統(tǒng)一園林綠化景觀工程主題思想，達到更佳的設(shè)計效果。三是一個質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實可靠的技術(shù)資料檔案。尤其是各級政府機關(guān)的批復(fù)文件和具體工程管理部門的批準(zhǔn)文件，是證明園林綠化工程合法性的重要依據(jù)。四是對園林綠化工程的評價，更有賴于技術(shù)資料的完整無缺，只有是合格工程才具備對工程進行進一步的評價，園林綠化工程檔案資料不完整就無法對該工程進行評價。五是園林綠化工程檔案資料的完整也是建設(shè)單位和施工單位對建設(shè)園林綠化工程管理的依據(jù)和重要內(nèi)容。六是園林行業(yè)主管部門可以應(yīng)用園林綠化工程檔案資料統(tǒng)計有關(guān)指標(biāo)，對綠地破壞賠償有據(jù)可查。

2 園林工程檔案資料的收集和整理

在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時，由于對工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時間。其二是耗費大量人力、物力、財力。其三是給項目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個工程建設(shè)工作中的一項重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。

3、園林綠化工程檔案資料分類和內(nèi)容

3.1園林綠化工程檔案資料的分類。園林綠化工程檔案資料具有真實和全面性、分散和時效性、專業(yè)和綜合性，園林綠化工程資料從資料形成過程分有園林綠化工程準(zhǔn)備階段的檔案資料，施工過程檔案資料，竣工圖紙，施工過程中影像檔案（電子檔案）等資料。收集、整理、歸檔的園林綠化工程竣工技術(shù)文件檔案資料。按載體可分為實物檔案、影像檔案、文字檔案等。

3.2園林綠化工程檔案資料的內(nèi)容

施工單位收集、整理、歸檔的內(nèi)容有：①綜合文件如單位工程竣工技術(shù)文件材料目錄、圖紙會審和設(shè)計交底記錄、設(shè)計變更通知等；②原材料質(zhì)量合格證明、試驗、檢驗報告、匯總表如材料出廠質(zhì)量證明、取樣試驗報告單匯總表、園林綠化工程苗木檢驗報告單；③硬景建設(shè)的地基與基礎(chǔ)分部工程技術(shù)文件如土方回填施工檢查記錄；④仿古建筑工程技術(shù)文件資料；⑤給、排水分部工程技術(shù)文件如（管道）安裝檢查記錄、通水試驗記錄等；⑥電氣安裝分部工程技術(shù)文件如電氣配管隱蔽檢查記錄、電纜敷設(shè)施工檢查記錄、電氣管線安裝測試檢查記錄等；⑦弱電分部工程技術(shù)文件如中間交接記錄、系統(tǒng)檢測報告等；⑧工程竣工圖如綠化工程竣工圖，仿古建筑竣工圖。

4、園林綠化工程檔案資料存在的問題及解決方法

4.1目前，施工單位園林綠化工程檔案資料主要存在著五個方面的問題。一是園林綠化工程檔案資料要求不高，達不到園林綠化工程檔案資料完整性的要求。一方面，就單項工程形成的工程檔案而言，應(yīng)包含該單項工程全歷程中形成的所有具備生存價值、切合實際性的文件資料；另一方面，園林綠化工程項目應(yīng)按系統(tǒng)科學(xué)歸檔，工程檔案資料收存不夠。二是工程檔案的精確，要求工程檔案必須是真正的實際情況記載，使其檔案為今后研究和實際使用提供可靠的依據(jù)和憑據(jù)。三是園林綠化工程檔案資料較差。體現(xiàn)在連結(jié)工程檔案之間的資料不能有機接洽，肆意肢解與組合園林綠化工程資料，造成資料不能相互印證的后果。四是園林綠化工程檔案資料保存不安全。工程檔案的安全就要求園林綠化工程檔案實體的安全，由于重視不夠，自有知識產(chǎn)權(quán)保護不力，制度不健全，造成園林綠化工程檔案的安全保存得不到可靠保障。五是園林綠化工程檔案資料性差：①歸檔文件應(yīng)為原件，而在檔案資料中經(jīng)常會存有復(fù)印件；②工程文件的實質(zhì)內(nèi)容及深度不能滿足工程勘測、設(shè)計、施工等方面的規(guī)定、規(guī)范要求，造成檔案資料隨心所欲、各自為政結(jié)果；③工程檔案文件書寫用材不規(guī)范，造成園林綠化工程檔案資料保存時間不長的結(jié)果；④工程文件應(yīng)筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續(xù)完整，而往往竣工資料缺項很多，給園林綠化工程檔案資料造成法律性不強的結(jié)果；⑤圖紙應(yīng)是藍(lán)圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能使用計算機出圖的拷貝件等，參建單位不注意、無要求，造成竣工圖紙資料白圖較多。⑥立卷千變?nèi)f化，沒有按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化完善，歸檔使用的表格大小不一，造成園林綠化工程檔案資料雜亂無章的結(jié)果。

4.2對園林綠化工程檔案資料存在問題的解決辦法。一是加強管理。明確園林綠化工程資料檔案管理、驗收的主體，使其知曉園林綠化工程資料管理、驗收單位和標(biāo)準(zhǔn)；二是從制度入手。統(tǒng)一制定園林綠化工程資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)和園林綠化工程資料歸檔內(nèi)容，達到統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一表格，統(tǒng)一大小，統(tǒng)一內(nèi)容的目的，在制度中明確規(guī)定各方應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任，提交檔案資料的套數(shù)、質(zhì)量和時間等；三是加強培訓(xùn)；培訓(xùn)工程資料管理人員，使其懂得園林綠化工程檔案資料歸檔知識，達到規(guī)范園林綠化工程檔案資料歸檔的目的；四是利用信息化管理?？梢园褕@林綠化工程檔案資料管理編制成一套成熟的軟件管理程序，達到規(guī)范管理的目的；五是嚴(yán)格執(zhí)行園林綠化工程資料竣工驗收與園林工程竣工驗收同步舉行。園林工程檔案資料達不到完整、精確、系統(tǒng)的要求，不能通過園林綠化工程竣工驗收，通過以上辦法使園林綠化工程檔案資料更加規(guī)范、完整和實用。

5園林工程檔案資料管理工作的優(yōu)化措施

5.1 從工程項目立項抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提

當(dāng)前，園林工程建設(shè)項目大多實行項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制的管理模式，項目經(jīng)理既然對整個項目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對項目的各階段產(chǎn)生的工程資料負(fù)責(zé)，從園林工程項目建設(shè)開始就配備園林工程項目資料員，負(fù)責(zé)園林工程項目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對各階段文件資料的管理。實現(xiàn)園林工程自園林工程施工過程與竣工資料形成同步；從而將資料管理原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。

5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本

一個園林工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點。當(dāng)有多個單位參與同一園林工程建設(shè)時。項目管理部門在園林工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合園林工程項目的實際情況，制定適合本園林工程項目的資料管理規(guī)定。明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。園林工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在園林工程項目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的，適合本工程特點的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范。只有加強園林工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。

5.3 加強過程控制是保證園林工程資料真

真實有效的最好措施是園林工程項目管理人員、工程技術(shù)人員要切實負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進行，避免園林施工與資料整理兩張皮。切忌先完成施工任務(wù)，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生。負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要對各施工單位的資料的同步性、真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，嚴(yán)要求做好工程檔案資料。

篇(6)

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案；監(jiān)控

一、基建工程項目檔案資料監(jiān)控以及管理中的不足

（一）檔案資源利用率不高

長期以來，企業(yè)檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實體的收集，始終未能擺脫"重藏輕用"的局面：即重視檔案部門內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測本企業(yè)及部門對庫藏信息的需求；重視庫藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視庫藏檔案信息的政治性和保密性，輕視庫藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的"保管模式"，忽視以信息整合為中心的"后保管模式"。

（二）檔案資源收集不夠全面

某些工程上的設(shè)計有變動，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應(yīng)的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理與動態(tài)控制高度結(jié)合的工作，必須以實事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。

（三）檔案資料欠缺精準(zhǔn)性

資料上的隨意性比較嚴(yán)重：對相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)；引起不必要的麻煩；有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可，便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案是體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在，必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來認(rèn)真落實。

（四）收集與整理不夠及時

對工程對應(yīng)的檔案資料進行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手，如圖紙會審紀(jì)要以及開工報告等，對于施工過程，根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補"回憶錄"的現(xiàn)象較為普遍。

新華粵石化是石化產(chǎn)品深加工和后加工基地，是粵西地區(qū)最大的煉化企業(yè)之一。近年來，公司投產(chǎn)建設(shè)的苯乙烯抽提項目，在建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量的竣工歸檔資料，這些資料幾乎是由工程項目的施工、監(jiān)理及設(shè)計等單位整理立卷后形成歸到檔案室。因為立卷質(zhì)量的好壞直接影響到了該項工程竣工資料的案卷質(zhì)量，所以檔案部門對施工、監(jiān)理及設(shè)計等單位的竣工資料進行監(jiān)控管理就顯得尤其重要了。在工程施工整個過程，檔案部門對涉及到的相關(guān)資料進行收集、指導(dǎo)、跟蹤歸檔以及保管是不可缺少的。但整個過程中存在著各種各樣的問題：有些工程施工工期較長，所以資料的形成也需要較長時間；有些工程項目較多，并且分散面廣，由于是動態(tài)管理而人員的不確定性，造成相關(guān)責(zé)任較難落實。

二、如何加強對基建工程項目檔案資料的監(jiān)控及管理

（一）抓住重點，把握好關(guān)鍵，確保檔案資料齊全完整

檔案資料管理部門視工程建設(shè)階段不同，著手布置下一階段的檔案資料工作，抓住工程建設(shè)不同階段的工作重點，及時協(xié)調(diào)好相關(guān)管理部門，理順工作關(guān)系，為檔案資料工作的開展鋪好路。在籌備時期重點抓好前期資料如項目批復(fù)、合同、可研報告等管理，重點部門為文書處理部門、技術(shù)部門或工程管理部門，施工準(zhǔn)備階段則為工藝包、初步設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計等，重點保證施工、監(jiān)理、設(shè)計、生產(chǎn)的需要，由于監(jiān)理單位工程完畢將撤退，監(jiān)理單位手上的資料工程完工后可進行回收。施工安裝階段的資料管理重點則是施工圖與變更單、外文資料與開箱資料的發(fā)放，應(yīng)復(fù)印后及時發(fā)放給供應(yīng)、施工等單位，要不會影響工程進度。工程進入生產(chǎn)準(zhǔn)備與中交階段時，資料發(fā)放重點是設(shè)備資料、試車方案、操作手冊等，同時要逐步將工作重點轉(zhuǎn)移到竣工檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，與施工管理部門、監(jiān)理單位一起做好竣工驗收階段的竣工檔案驗收。在基建項目資料管理過程中，須對工程合同、工程中形成的資料、應(yīng)收集的檔案資料種類要有一個明確的認(rèn)知，新華粵石化公司編制的《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》中對有關(guān)文件材料的歸檔范圍有詳細(xì)的闡述，對反映項目立項、施工過程、施工現(xiàn)狀，有利于生產(chǎn)、維護的相關(guān)資料都應(yīng)進行收集。同時結(jié)合工程分階段進行的質(zhì)量檢查，督促各有關(guān)單位做好施工記錄及資料管理。工程有總包單位的由總包單位負(fù)責(zé)對各分包單位交工技術(shù)文件的匯總，工程項目由幾個單位承包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集整理其承包項目交工技術(shù)文件。

（二）做好驗收指導(dǎo)工作

工程進入中交階段后，檔案管理部門的工作重點則對竣工檔案驗收的業(yè)務(wù)進行指導(dǎo)，由于工程項目多、參建單位多且水平參差不齊，要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，檔案部門也要抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干大膽主動地抓好各項管理工作，嚴(yán)格把好驗收關(guān)。重點做好幾項工作：一是主動積極對各施工單位進行指導(dǎo)；二是創(chuàng)建直觀樣板，讓施工單位統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)；三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)或預(yù)驗收時必須認(rèn)真細(xì)心，特別是竣工圖章簽署欄，電子版要進行相關(guān)項的檢測；四是履行職責(zé)，做好各部門會審復(fù)核工作。

（三）建立健全檔案管理制度

檔案資料管理部門要實行資料管理與工程建設(shè)同步，就得主動出擊，以其為求其位，在工程項目建設(shè)開始召開資料管理專題會，明確各方資料發(fā)放、移交及保密管理的職責(zé)與分工，須簽訂協(xié)議的必須與其簽訂協(xié)議，如保密協(xié)議，建立健全檔案資料管理制度，及早制定檔案材料歸檔范圍及歸檔程序，統(tǒng)一檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，在建設(shè)單位、各參建單位中建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，按項目分階段、分單位做好資料監(jiān)管工作，為竣工檔案驗收奠定基礎(chǔ)。檔案資料部門如不主動提前做工作，當(dāng)工程進入土建、設(shè)備安裝階段后，各方領(lǐng)導(dǎo)的工作重點將放在施工現(xiàn)場，緊趕工程進度，那時資料管理工作就會處于被動狀態(tài)。為避免扯皮，檔案資料的管理臺帳須每周按項目匯總，各單位聯(lián)絡(luò)員領(lǐng)取資料也須手續(xù)明確。 在對施工監(jiān)理單位進行交工文件編制培訓(xùn)時明確各自職責(zé)及所需收集整理的檔案資料，明確施工單位交工技術(shù)文件的歸檔范圍、歸檔要求及整理標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)單位成立一個工程驗收小組，提前對工程驗收資料準(zhǔn)備工作，監(jiān)理單位是代表業(yè)主對工程投資、質(zhì)量、進度進行監(jiān)控的，在竣工檔案整理時對業(yè)務(wù)指導(dǎo)、預(yù)驗收應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用， DA/T-28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理單位對工程竣工檔案的責(zé)任。

（四）提前做好施工單位的培訓(xùn)

工程合同對工程檔案資料都有移交規(guī)定，各施工單位都希望能及時了解建設(shè)單位的交工技術(shù)文件整理歸檔要求，作為建設(shè)單位檔案資料管理部門，及早聯(lián)合施工管理部門組織有關(guān)交工技術(shù)文件整理培訓(xùn)班，對工程檔案資料歸檔的整理標(biāo)準(zhǔn)、收集范圍、歸檔要求等做出明確規(guī)定。重點建設(shè)項目涉及項目多、分包情況多，有的大型建設(shè)項目承包商多卻沒有整個工程的總包單位，這種情況就要抓好建設(shè)單位控制工程質(zhì)量、進度的職責(zé)。提前對施工單位監(jiān)理單位進行培訓(xùn)，增強他們的檔案意識，督促施工單位在施工過程中及時做好施工記錄，明確施工單位、監(jiān)理單位的責(zé)任，也向施工單位明確驗收程序、歸檔審核程序，有利于施工單位按建設(shè)單位的要求做好檔案資料工作，同時減少檔案竣工驗收時問題積重難返。

參考文獻：

[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對策[J]. 吉林地質(zhì)， 2009；01

篇(7)

關(guān)鍵詞：園林工程；檔案管理；價值；資料收集；問題

Abstract: The landscaping is an important measure of people's living standard, it has a very important role in building a modern city, the garden project file management is an important part of the garden project, and it can provide the basis for the garden project implementation. This paper combines with the practice, and discussed issues related to the garden project file management.Key words: landscape works; file management; value; data collection; problem

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：2095-2104（2012）04-0020-02

1 園林工程資料檔案的價值

園林工程資料是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內(nèi)在

質(zhì)量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。資料的收集、篩選、分類及整理是一項煩瑣又需要有耐心的工作，往往得不到人們的重視，特別是在項目實施的前期更容易被忽視。每次交竣工驗收前的資料檢查時，由于資料不齊、表格內(nèi)容填寫不規(guī)范、填寫錯誤等等問題，很大程度的影響工程的評分和質(zhì)量鑒定的成績，因此資料整理和存檔工作就顯得更加重要，強調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進工程質(zhì)量的提高。因此，加強對工程資料的收集、歸檔與保存是非常重要的一項工作。為了建立完善園林工程資料，作為資料檔案管理人員，首先要收集大量的基本資料。

2 園林工程檔案資料的收集和整理

在大多數(shù)施工單位中散存著豐富的檔案，但大都沒有加以分類、整理、匯總，這樣既不便于開發(fā)，又不利于共享和利用。同時，由于對工程資料不重視，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工時間。其二是耗費大量人力、物力、財力。其三是給項目檔案資料歸檔帶來較大難度。工程建設(shè)檔案資料的整理、立卷、歸檔是整個工程建設(shè)工作中的一項重要工作，必須認(rèn)真做好。首先，要清理檔案資料，把不歸檔的資料予以剔除；其次，按照工程項目程序整理檔案資料；三是按檔案資料的具體內(nèi)容進行歸類立卷，整理出目錄和全部檔案資料的總目錄，最后把檔案資料按要求分類編號、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目錄、立卷說明等用品要使用統(tǒng)一規(guī)格的用品，做到檔案資料的規(guī)范、統(tǒng)一、并具可操作性和可使用性。

3 園林工程檔案資料的保管和使用

首先，要確保資料的安全，在保管工作中要采取防盜、防火、防腐、防蟲、防污、防鼠等安全措施，防止檔案資料的損壞，已經(jīng)損壞的資料要及時組織修復(fù)或復(fù)制；其次，是做到借閱資料必須登記，外單位人員借閱的監(jiān)理資料不得私自轉(zhuǎn)借，不得私自復(fù)印，不得遺失、拆折、抽掉、污損，不得在檔案資料上圈點、劃線和涂改。

4園林工程檔案原始資料的規(guī)范化

4.1 施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范

交工證書、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，還有的園林工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽，這些現(xiàn)象都沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，從而降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。

4.2 園林工程原始資料不齊全

由于空間和時間的關(guān)系，有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件。難以滿足檔案資料管理規(guī)定中" 竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件"的基本要求。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時又把關(guān)不嚴(yán)。同樣造成了原始文件遺失。

4.3 園林工程資料利用率低

目前城建檔案館里的各方面工程技術(shù)資料很多，但很少有人去查閱、利用。遇到需要查找技術(shù)資料時，不是去查檔案，反而找原來參與建設(shè)施工的人員了解情況，回憶規(guī)劃建設(shè)狀況，這實在是一種浪費資源、不尊重科學(xué)的行為。另外，因為長期的封閉、半封閉管理，造成園林工程資料檔案利用率不高。過去由于過于強調(diào)保密，檔案很少對公眾開放。多年來檔案館的這種自我封閉、與世隔絕，又是檔案館檔案利用率不能增長的內(nèi)部原因之一。

4.4 園林工程資料信息化程度不高

目前一些城市，園林工程資料信息化水平還比較低，安裝使用工程檔案專

用軟件的單位，各種數(shù)據(jù)庫還未規(guī)范建立起來，錄入任務(wù)十分繁重。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不足，僅能做到安排定時檢查資料的收集、整理、保管和利用情況，但在推動園林資料信息化的認(rèn)識上還存在差距，認(rèn)為此工程竣工后向城建檔案館提交了文字資料，就算工程總體結(jié)束了。這就導(dǎo)致了檔案資料信息化落后。

5園林工程檔案資料管理工作的優(yōu)化措施

5.1 從工程項目立項抓起是做園林工程全過程文件資料管理與歸檔的前提

當(dāng)前園林工程建設(shè)項目大多實行項目法人負(fù)責(zé)制的管理模式，項目法人既然對整個項目負(fù)責(zé)，自然也就意味著對項目的各階段產(chǎn)生的工程資料負(fù)責(zé)，從園林工程項目立項開始就設(shè)立園林工程項目資料管理機構(gòu)和管理人員，負(fù)責(zé)園林工程項目各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對各階段文件資料管理的指導(dǎo)，監(jiān)督。實現(xiàn)園林工程立項開始與竣工資料收集同步；園林工程施工過程與竣工資料形成同步；園林工程完工驗收與工程資料驗收同步，從而將資料管理"三同步"原則貫穿到園林工程施工資料管理的全過程。

5.2 建立健全園林工程資料管理制度是做好園林工程資料檔案的根本

一個園林工程要求所有歸檔的資料具有準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范的特點。當(dāng)有多個單位參與同一園林工程建設(shè)時。項目管理部門在園林工程建設(shè)初期(而不是中后期)就應(yīng)結(jié)合園林工程項目的實際情況，制定適合本園林工程項目的資料管理規(guī)定。明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。園林工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在園林工程項目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的，適合本工程特點的資料所要求的表格及樣本．以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范。只有加強園林工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。

5.3 加強過程控制是保證園林工程資料真

實有效的最好措施園林工程項目建設(shè)單位、監(jiān)理單位和工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實負(fù)起責(zé)任，做到園林工程建設(shè)與資料整理同步進行，避免園林施工與資料整理兩張皮。切忌先完成施工任務(wù)，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生。負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進行檢查，建立過程控制獎罰制度，督促各參建單位商標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求做好工程檔案資料。

5.4 提高園林工程檔案利用率的方法

首先，擴大宣傳，提高園林資料檔案工作的知名度。檔案館應(yīng)通過辦宣傳欄、舉辦圖片展覽等宣傳手段廣泛宣傳《檔案法》，同時介紹館藏的園林工程資糧檔案向社會開放的內(nèi)容、數(shù)量，提高園林資料檔案工作的知名度，讓社會各界和公民都了解利用園林工程檔案的意義和實際效果。其次，加強園林資料檔案社會化服務(wù)的力度。隨著數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，各類信息，隨著網(wǎng)絡(luò)進入千家萬戶，人們對知識和信息的需要越來越迫切，使信息的社會服務(wù)成為一種需要。要提高園林工程檔案的利用率，信息服務(wù)社會化是關(guān)鍵，我們應(yīng)針對不同的信息需求，提供不同的信息服務(wù)。同時要充分利用網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)手段，擴大服務(wù)范圍，暢通交流渠道，提高檔案信息服務(wù)的普及力和影響力。

5.5 扎實開展檔案信息化工作，加快園林工程檔案信息化

首先，提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

加強對園林工程檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，要明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定工作人員，及時研究解決

工作開展過程中遇到的各種困難問題。及時完善計算機配置，計算機網(wǎng)絡(luò)，軟件更新等。只有具有先進的計算機系統(tǒng)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

其次，引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，同時穩(wěn)定隊伍。

在檔案管理信息化時代要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作是一項技術(shù)性、時效性很強的工作，沒有熟練掌握檔案業(yè)務(wù)技術(shù)知識，沒有愛崗敬業(yè)精神和耐心細(xì)致的工作方法是根本做不好的。因此，檔案人員要自覺加強對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，同時要積極參加檔案行政主管部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增長本領(lǐng)。再次，提高檔案信息的指導(dǎo)、督查、鑒定、評估能力。指導(dǎo)各工程項目施工單位的園林工程檔案工作的開展，幫助查找存在的問題及原因，提出切實可行的改進意見，規(guī)范園林工程檔案工作。同時要加強督促檢查，對沒有完成的園林工程檔案工作任務(wù)的要通報批評，對完成任務(wù)出色的要表彰獎勵，形成你追我趕的生動局面。同時，把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責(zé),也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。

總之，在信息化的時代，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

[1]張偉.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及完善措施 [J]. 太原師范學(xué)院學(xué)報, 科學(xué)社會版,2007(3):166- 167.