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篇(1)

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。公文制發(fā)的質(zhì)量，影響和決定著檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。因此，在公文制發(fā)中必須要打好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作基礎(chǔ)，以提高檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化做好前期工作。首先，公文在用紙規(guī)格上要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款與公文是否一致，有無(wú)日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

篇(2)

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

一、前言

眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化、管理人員的專業(yè)化以及信息服務(wù)的高效化等四個(gè)方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類的實(shí)體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲(chǔ)，以求能夠發(fā)揮其最大的價(jià)值和作用。在信息爆炸的當(dāng)今時(shí)代，各類信息的存儲(chǔ)顯得越來(lái)越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長(zhǎng)，各類行業(yè)、各個(gè)單位都將檔案的搜集、整理和存儲(chǔ)擺在更加重要的關(guān)鍵位置。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國(guó)各類檔案館以及市級(jí)以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)3億卷，并且這個(gè)數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲(chǔ)的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來(lái)與之匹配，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題與不足

近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲(chǔ)信息和資料的意識(shí)明顯增強(qiáng)以及現(xiàn)代化的設(shè)備和專業(yè)化人才的不斷投入，我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)確實(shí)取得了許多驕人的成績(jī)。然而，細(xì)究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問(wèn)題和不足，具體而言，主要包括以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識(shí)相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強(qiáng)，但是與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我們實(shí)際工作中對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)仍然不足，許多單位對(duì)檔案的整理和存儲(chǔ)也陷入一種程式化、機(jī)械化的模式當(dāng)中，只片面的注重實(shí)體資料的整理，相關(guān)的電子信息的存儲(chǔ)非常不到位，工作方法也遲遲沒(méi)有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無(wú)法滿足日益高漲的存儲(chǔ)需求，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施也亟待更新，現(xiàn)代化的設(shè)施配備不足，多媒體的技術(shù)沒(méi)有得到最大程度的利用和最大價(jià)值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化重要性認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不強(qiáng)。

2.檔案管理的專業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業(yè)、各個(gè)單位最為活躍和最能創(chuàng)造價(jià)值的資源，檔案管理工作自然也不會(huì)例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒(méi)有接受過(guò)這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專業(yè)化素質(zhì)以及相關(guān)的學(xué)科理論知識(shí)和素養(yǎng)已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對(duì)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)不足、落實(shí)不到位，其檔案管理的工作人員并沒(méi)有得到專業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓(xùn)，定期的學(xué)習(xí)和職業(yè)技能的提升更是無(wú)從談起，這也是導(dǎo)致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)對(duì)策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)等特點(diǎn)，需要一整套的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細(xì)節(jié)抓起，全方位多角度地展開(kāi)工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價(jià)值不會(huì)有一絲一毫的受損，及時(shí)進(jìn)行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個(gè)方面入手：

1.嚴(yán)格細(xì)化公文制發(fā)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。所謂檔案，通俗來(lái)講就是各類公文資料的統(tǒng)稱。因此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴(yán)格細(xì)化公文執(zhí)法的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此在進(jìn)行公文的制作之前，要對(duì)紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定；其次，在不違背國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則的基礎(chǔ)上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標(biāo)題到內(nèi)容再到各項(xiàng)格式的正確無(wú)誤；最后，文體的選用、書(shū)寫(xiě)的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無(wú)誤，這可以交由具體的相關(guān)簽發(fā)人員負(fù)責(zé)。

2.推動(dòng)文檔一體化建設(shè)。在實(shí)際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會(huì)提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個(gè)單位的文書(shū)整理、文件歸檔和存儲(chǔ)納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復(fù)環(huán)節(jié)，改變當(dāng)前各個(gè)部門(mén)就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，M行各類檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e(cuò)誤歸檔、遺漏歸檔以及重復(fù)歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、精確化的實(shí)現(xiàn)。

3.杜絕重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復(fù)立卷和無(wú)序歸檔的現(xiàn)象歷來(lái)層出不窮，這也往往被視為是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來(lái)也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，筆者認(rèn)為在市級(jí)的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲(chǔ)的指導(dǎo)原則，這就需要我們做好以下幾個(gè)方面的工作：

首先，在對(duì)各個(gè)部門(mén)的各項(xiàng)工作進(jìn)行檔案的搜集和整理時(shí)，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項(xiàng)工作的完成情況和實(shí)施細(xì)節(jié)，如此來(lái)保證相關(guān)文書(shū)資料的時(shí)效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過(guò)程中，要注意分門(mén)別類，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點(diǎn)和核心，降低相關(guān)資料的重復(fù)操作和整理，保證各項(xiàng)工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點(diǎn)的同時(shí)，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲(chǔ)完整性的同時(shí)，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點(diǎn)幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際的檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化歷來(lái)是我們不變的追求，在具體的操作過(guò)程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導(dǎo)原則和具體的操作方法，這其中無(wú)一不需要我們對(duì)文件資料進(jìn)行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點(diǎn)核心，唯有如此，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1]李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的檔案管理研究[J].中國(guó)社區(qū)醫(yī)生，2015.

篇(3)

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問(wèn)題，闡述個(gè)人的一些看法。

一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門(mén)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買(mǎi)了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開(kāi)展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題，如長(zhǎng)期將檔案部門(mén)的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門(mén)，在檔案部門(mén)這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。

篇(4)

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

在學(xué)校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來(lái)看，一方面是檔案可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估?？傊瑱n案管理工作具有重要的價(jià)值，所以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，分析管理中的問(wèn)題并進(jìn)行針對(duì)性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略。

一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不健全。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個(gè)主要問(wèn)題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是檔案管理的責(zé)任制度存在缺陷，在實(shí)際管理的過(guò)程中往往會(huì)發(fā)生責(zé)任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對(duì)檔案分門(mén)別類地進(jìn)行處理，但是目前存在的分類混亂嚴(yán)重影響了責(zé)任的落實(shí)。第二是在管理檔案的時(shí)候，級(jí)別劃分存在問(wèn)題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價(jià)值會(huì)進(jìn)行不同等級(jí)地劃分，而等級(jí)不同，采取的管理也會(huì)存在差異。目前，等級(jí)劃分的衡量標(biāo)準(zhǔn)缺陷嚴(yán)重，所以檔案價(jià)值的判斷有失標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也是目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問(wèn)題。標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一主要是因?yàn)闄n案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。再者，檔案管理的目標(biāo)建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實(shí)際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標(biāo)，目標(biāo)缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一的重要原因。簡(jiǎn)而言之，目前學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，基本來(lái)源于管理環(huán)境的混亂，所以要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高。管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)不高，對(duì)于管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對(duì)待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價(jià)值沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)。再者，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏科學(xué)的管理理念和管理方法，也會(huì)存在檔案分類或者分級(jí)的錯(cuò)誤，更有甚者，會(huì)因?yàn)椴僮鞯膯?wèn)題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進(jìn)一步的提高。

二、學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理策略

（一）強(qiáng)化管理制度，實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來(lái)看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來(lái)確立：第一，要建立健全管理責(zé)任制度。在管理中，要將工作進(jìn)行分級(jí)和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)置或者是部門(mén)的劃分，通過(guò)這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全面落實(shí)。第二，要詳細(xì)檔案的分級(jí)制度。在管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實(shí)際工作中要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)處理，通過(guò)級(jí)別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要做好兩項(xiàng)工作：第一是對(duì)檔案管理的流程和步驟進(jìn)行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會(huì)存在差異，所以對(duì)檔案管理的過(guò)程進(jìn)行步驟劃分，更有利于在各個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過(guò)程中，要確定統(tǒng)一的管理目標(biāo)。在管理目標(biāo)確定的情況下，管理的標(biāo)準(zhǔn)更容易明確。簡(jiǎn)而言之，要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要強(qiáng)化管理目標(biāo)。

（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)性的管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，專業(yè)的管理隊(duì)伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍打造需要進(jìn)行兩個(gè)方面的培養(yǎng)。第一是進(jìn)行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對(duì)檔案管理的重要意義和價(jià)值有更加深刻的認(rèn)識(shí)，從而在工作中能夠重視檔案管理，認(rèn)真對(duì)待管理工作。第二是對(duì)管理人員進(jìn)行實(shí)際管理的培訓(xùn)，包括對(duì)檔案資料的分級(jí)、分類、存儲(chǔ)以及具體的實(shí)施方法等。通過(guò)專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來(lái)的分類分級(jí)錯(cuò)誤或者是檔案資料損毀問(wèn)題。總之，利用專業(yè)化隊(duì)伍實(shí)施檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性必然會(huì)得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會(huì)得到提高。

三、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案管理是校園管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過(guò)提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價(jià)值得到更大的發(fā)揮，而檔案價(jià)值發(fā)揮可以幫助學(xué)校進(jìn)行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說(shuō)，深入地分析校園檔案管理工作存在的問(wèn)題，然后進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的策略研究，可以實(shí)現(xiàn)校園建設(shè)的科學(xué)化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015（A5）：215-216.

[2]黃潔.淺談中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：122.

篇(5)

企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)日常管理事物中的基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作涉及的內(nèi)容多且復(fù)雜，要更好的保管企業(yè)檔案資料，提高信息的利用率，就要在實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。文章?lián)?，根?jù)我國(guó)企業(yè)檔案管理的想轉(zhuǎn)，分析實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方法和意義。

關(guān)鍵詞：

企業(yè)檔案;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;管理方案

0引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。

1企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門(mén)的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)[2]。

2實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

2.1轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)

在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

2.2一體化管理模式

在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3完善制度規(guī)范

企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。文書(shū)管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對(duì)于資料的收集歸檔過(guò)程需要嚴(yán)格按照步驟進(jìn)行。例如在企業(yè)的文書(shū)管理中，需要根據(jù)文件內(nèi)容和問(wèn)題進(jìn)行分類。主要檔案類型分為請(qǐng)示、通知、批復(fù)、信函、決定、會(huì)議記錄等。可以對(duì)資料的保管期限進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期、短期等，保管期限到了再分析決定是長(zhǎng)期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)資料進(jìn)行查找利用。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。

2.4加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門(mén)加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。

3結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容，在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高網(wǎng)絡(luò)信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎枰ㄟ^(guò)不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

作者：聶云 單位：萊蕪鋼鐵集團(tuán)有限公司

參考文獻(xiàn)：

[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方案研究[J].城建檔案,2016(05):79-80.

[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].蘭臺(tái)世界,2016(S1):106-107.

[3]宮春影.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[J].信息化建設(shè),2016(06):267.

篇(6)

1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。

1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺(jué)參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

篇(7)

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；方法；手段

加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重大影響，這既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，我們要迎接挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，積極采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一、以創(chuàng)新為動(dòng)力促進(jìn)檔案工作全面發(fā)展

一是觀念創(chuàng)新。面對(duì)機(jī)遇和競(jìng)爭(zhēng)，必須進(jìn)一步解放思想，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，改革和完善基礎(chǔ)工作機(jī)制，激發(fā)檔案工作者的創(chuàng)造力，讓檔案工作真正充滿生機(jī)和活力。二是模式創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的產(chǎn)生與發(fā)展為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了前所未有的契機(jī)。我們必須在搞好網(wǎng)站規(guī)劃、建立完備的法律法規(guī)的前提下，搞好網(wǎng)上檔案信息資源的建設(shè)、改變傳統(tǒng)的檔案信息組織方式、建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，同時(shí)建立有效的安全管理機(jī)制和網(wǎng)站維護(hù)機(jī)制，真正把網(wǎng)站建設(shè)成檔案館對(duì)外聯(lián)系的窗口和展示館藏的展廳，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。三是形象創(chuàng)新。檔案工作者自身素質(zhì)的高低，是檔案工作能否協(xié)調(diào)、由序發(fā)展的一個(gè)重要因素，也是社會(huì)公眾對(duì)檔案工作評(píng)價(jià)的依據(jù)之一。檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整工作角色。面對(duì)日新月異的信息網(wǎng)絡(luò)，檔案工作者在如何解決檔案信息獲得與利用這一問(wèn)題的同時(shí)，還面臨著對(duì)大量信息如何駕馭和識(shí)別的問(wèn)題。他要求檔案工作者應(yīng)從看大門(mén)、守?cái)傋拥摹氨９軉T”角色。逐漸調(diào)整為為利用這篩選和優(yōu)化信息，有更多檢索服務(wù)變?yōu)樯顚哟蔚难芯亢吞釤?。善于在?shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的能動(dòng)性，是檔案工作充滿創(chuàng)造力，以檔案工作者自身素質(zhì)的提高促檔案事業(yè)的大發(fā)展，以全新的社會(huì)形象迎接社會(huì)對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)。

二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

第一，它能有效地提高檔案管理水平。檔案業(yè)務(wù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)質(zhì)上是按照檔案管理活動(dòng)中的客觀規(guī)律，消除其中多余的、可替換的及低功能的形式和部分，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)、技術(shù)的構(gòu)成合理精煉，并使同類業(yè)務(wù)、技術(shù)在基本特征、功能形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，從而減少檔案管理的重復(fù)勞動(dòng)和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態(tài)，提高檔案管理水平，為檔案信息的開(kāi)發(fā)與交流創(chuàng)造條件。

第二，它是檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)手段的前提與基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的中心，而計(jì)算機(jī)的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。對(duì)于雜亂無(wú)章、沒(méi)有定規(guī)的檔案業(yè)務(wù)，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的。檔案存儲(chǔ)也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計(jì)算機(jī)檢索等方面會(huì)造成許多困難：要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。

第三，利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻(xiàn)等新載體的大量出現(xiàn)，人們需要采取先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲(chǔ)方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理可以進(jìn)行全文、全圖、全聲的光盤(pán)儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)細(xì)微保存及全屏幕自動(dòng)檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時(shí)空限制，為實(shí)現(xiàn)資源共享及遠(yuǎn)程傳遞。

三、推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化