序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇現(xiàn)代化檔案管理范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞到檔案室進(jìn)行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲(chǔ)。基層單位現(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進(jìn)行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進(jìn)行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進(jìn)行查找。為了防止進(jìn)行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲(chǔ)，頂多改變存儲(chǔ)格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。

即使是用數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對(duì)的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進(jìn)入檔案，正式歸檔。

二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)

現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級(jí)換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個(gè)是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財(cái)力等，都很大。但是有一點(diǎn)，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時(shí)的新繁縣大豐公社搞試點(diǎn)時(shí)主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個(gè)工作組從北京來(lái)到了大豐公社。田家英和縣、社、隊(duì)干部反復(fù)研究，充分聽(tīng)取群眾意見(jiàn)，根據(jù)中央第二次鄭州會(huì)議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財(cái)務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進(jìn)供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級(jí)管理的體制的初步意見(jiàn)》、《關(guān)于財(cái)權(quán)下放的分級(jí)管理的初步意見(jiàn)》。這些發(fā)黃的紙上，有對(duì)體制問(wèn)題的意見(jiàn)，對(duì)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報(bào)告、會(huì)議記錄……這是歷史的見(jiàn)證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問(wèn)題對(duì)傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們?cè)诮邮墁F(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學(xué)好新知識(shí)、新技術(shù)，但是因?yàn)槟挲g等各方面的原因，確實(shí)也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，能做到幾十年對(duì)每一份文件了如指掌，并在同時(shí)努力接受新的知識(shí)，跟上時(shí)代的步伐。唯一不足之處就是對(duì)計(jì)算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級(jí)接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作接受度高，掌握新的知識(shí)也比老同志快，從網(wǎng)上傳來(lái)的文件他們能很快的放進(jìn)去，但是要讓他們踏踏實(shí)實(shí)地坐下來(lái)像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占?，就有點(diǎn)困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機(jī)關(guān)和國(guó)有單位，起碼來(lái)說(shuō)現(xiàn)階段不會(huì)到基層的小單位。所以從這個(gè)方面來(lái)說(shuō)，我覺(jué)得是一個(gè)應(yīng)該比較現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

四、總結(jié)

篇(2)

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 現(xiàn)狀 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271

檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護(hù)、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，有效地為國(guó)家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個(gè)方面。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點(diǎn)。因此，有必要對(duì)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進(jìn)行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題并提出對(duì)策，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)。

一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程

檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)與科技發(fā)展同步的漸進(jìn)過(guò)程，是一個(gè)有重點(diǎn)、有步驟地代替手工管理、解決實(shí)際問(wèn)題的發(fā)展進(jìn)構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)相對(duì)的概念，過(guò)去曾經(jīng)先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實(shí)踐發(fā)展了。因此簡(jiǎn)要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過(guò)程，有助于探討當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題，并提供解決問(wèn)題的對(duì)策。

從世界范圍來(lái)看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀(jì)60年代檔案管理自動(dòng)化研究工作。20世紀(jì)60年代初，國(guó)外一些檔案工作者在計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的幫助下，開始試用計(jì)算機(jī)管理檔案，并開展了檔案管理自動(dòng)化研究，如美國(guó)、英國(guó)、法國(guó)、南斯拉夫等。1972年，國(guó)際檔案理事會(huì)設(shè)立了檔案自動(dòng)化專業(yè)委員會(huì)，負(fù)責(zé)研究、收集和交流各國(guó)檔案管理使用汁算機(jī)的情況，并通過(guò)召開會(huì)議、出版書籍和開展培訓(xùn)等活動(dòng)，對(duì)各國(guó)檔案管理自動(dòng)化起到較好的推進(jìn)作用。

我國(guó)檔案界于20世紀(jì)70年代末開始了運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時(shí)間，也取得了不小的成就。我國(guó)計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展，從時(shí)間進(jìn)程上對(duì)以分力四個(gè)階段：即調(diào)查論證階段、初步實(shí)驗(yàn)價(jià)段、技術(shù)攻關(guān)階段、網(wǎng)絡(luò)化及其推廣應(yīng)用階段。

調(diào)查論證階段。1979年開始，個(gè)別檔案館開始對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，進(jìn)行了調(diào)研和可行性論證工作。

初次實(shí)驗(yàn)階段 。1983年.有少數(shù)幾個(gè)檔案館，使用計(jì)算機(jī)開發(fā)了檔案管理實(shí)驗(yàn)性的應(yīng)用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標(biāo)引方法的摸索，著手制定檔案著錄標(biāo)引的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

技術(shù)攻關(guān)階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計(jì)算機(jī)應(yīng)用檔案管理的―些技術(shù)難關(guān)，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計(jì)算機(jī)管理實(shí)用系統(tǒng)及應(yīng)用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開始準(zhǔn)備采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

推廣應(yīng)用階段。1987年后，隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動(dòng)化研究的深入，計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，已開始向檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)擴(kuò)展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點(diǎn)”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢(shì)。

20世紀(jì)90年代以來(lái)，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡(luò)化階段；進(jìn)入21世紀(jì)，則開始了以啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)為標(biāo)志的檔案信息化階段。與此同時(shí)，我國(guó)檔案部門還進(jìn)行了現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲(chǔ)存系統(tǒng)的一致性測(cè)試》等。這將有力地促進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。

二、我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

近年來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績(jī)，如適合于機(jī)關(guān)檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲(chǔ)和檢索中進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計(jì)算機(jī)管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等。

雖然我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項(xiàng)工作畢竟是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過(guò)程中仍存在著這樣那樣的問(wèn)題，如不及時(shí)采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

三、我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來(lái)看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問(wèn)題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。

3、對(duì)檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強(qiáng)有力的指導(dǎo)。從總體上看，各級(jí)檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，目標(biāo)不明確，步驟不清楚，重點(diǎn)解決的問(wèn)題不突出，由此造成購(gòu)置設(shè)備型號(hào)不一，功能各異，技術(shù)設(shè)備不配套，系統(tǒng)操作平臺(tái)不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來(lái)極大的障礙。

4、技術(shù)設(shè)備問(wèn)題。由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計(jì)算機(jī)，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

四、解決措施

針對(duì)目前檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題，筆者提出以下解決措施

1、更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運(yùn)與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

2、加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，因?yàn)闄n案人員的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問(wèn)題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

3、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備購(gòu)置、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機(jī)關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，各級(jí)檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展。_

交流、合作，則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國(guó)內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國(guó)與世界上發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時(shí)地進(jìn)行科學(xué)的交流、學(xué)習(xí)與合作。認(rèn)真對(duì)照、分析、研究，取長(zhǎng)補(bǔ)短，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

4、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

5、采用現(xiàn)代化管理。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動(dòng)，后者是運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護(hù)、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財(cái)?shù)男в?，把檔案館建成一流的黨和國(guó)家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。

總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平。

參考文獻(xiàn)：

1、傅榮校 《檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動(dòng)態(tài)審視》 浙江大學(xué)出版社 2002年版

2、薛四新、彭榮、陳永生主編《檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)》 機(jī)械工業(yè)出版社2006年版

3、宋寶英 《檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考》 《世紀(jì)橋》 2009.2

4、韓先美 韓 波 《檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策》 《山東檔案》

篇(3)

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已滲入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，以完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先應(yīng)明確檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，這包含以下兩個(gè)方面的基本內(nèi)容。

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵。對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的理解，應(yīng)從思維方式現(xiàn)代化和管理方式現(xiàn)代化兩個(gè)方面去把握。所謂思維方式現(xiàn)代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識(shí)，按照檔案學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法，對(duì)檔案工作進(jìn)行正確的評(píng)估、判斷和決策；所謂管理手段現(xiàn)代化，是指應(yīng)該利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)及其它先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效控制、高效管理。具體來(lái)說(shuō)，就是要使檔案工作跟上科技發(fā)展的水平，實(shí)現(xiàn)“五化”，即思維超前化、技術(shù)自動(dòng)化、組織網(wǎng)絡(luò)化、體系多元化、結(jié)構(gòu)綜合化。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越廣泛的應(yīng)用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問(wèn)題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應(yīng)時(shí)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實(shí)的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，目前的檔案保護(hù)條件和管理手段還存在著許多不足和嚴(yán)重的問(wèn)題。據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國(guó)初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護(hù)手段等因素影響，已有相當(dāng)一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴(yán)重的，已失去了字跡，成了無(wú)字檔案。由此看來(lái)，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護(hù)水平。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率的必由之路。傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動(dòng)量相對(duì)較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動(dòng)和有害的工作環(huán)境中解放出來(lái)，且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現(xiàn)代化的主要技術(shù)標(biāo)志――信息化

現(xiàn)代化的技術(shù)標(biāo)志是信息化，信息技術(shù)是當(dāng)代技術(shù)的前沿，看一個(gè)國(guó)家或地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數(shù)字檔案館的開發(fā)研究和建設(shè)，涉及信息技術(shù)的方方面面，因此可以說(shuō)，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的集中體現(xiàn)。

以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是包含在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的、具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，是繼數(shù)字圖書館之后，在網(wǎng)上扮演重要角色的又一知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，是國(guó)家的數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。

數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個(gè)檔案工作流程的計(jì)算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)的制定和推行、軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、數(shù)字資源的建設(shè)、人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，是一個(gè)與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計(jì)算機(jī)工程、信息組織工程等密切相關(guān)的系統(tǒng)工程。

三、檔案現(xiàn)代化管理對(duì)檔案工作人員的要求

檔案人才是知識(shí)管理人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算能力和極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，給檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，為了讓電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段―檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則，是無(wú)法適應(yīng)計(jì)算機(jī)時(shí)代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，進(jìn)行電子文件的制作，使用和維護(hù)。

篇(4)

1.1檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全以及相關(guān)的操作不夠規(guī)范是如今醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主要問(wèn)題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實(shí)際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責(zé)任和分工不夠明確，工作不協(xié)調(diào)，不能充分發(fā)揮各個(gè)科室的職能，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，且各個(gè)部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證，且可能重復(fù)收集信息，浪費(fèi)資源的同時(shí)增加了查找的困難，不能實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化[3]。

1.2缺少專業(yè)管理人員，缺乏專業(yè)精神

大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護(hù)理、醫(yī)技等人員均可能轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動(dòng)性大。由于醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職人員對(duì)檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新[4，5]。另外，目前從事檔案管理的工作人員法制意識(shí)較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

1.3現(xiàn)代化管理水平低

由于目前醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，檔案管理人員缺乏專業(yè)精神，檔案管理的現(xiàn)代化步伐緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工提取數(shù)據(jù)，出錯(cuò)概率較高，且難以保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，難以適應(yīng)新形勢(shì)新醫(yī)改的發(fā)展趨勢(shì)[6]。在實(shí)際工作中，多數(shù)醫(yī)院只重視對(duì)醫(yī)療設(shè)備的考察、論證、引進(jìn)。引進(jìn)新的醫(yī)療設(shè)備后只重視醫(yī)療設(shè)備的安裝、驗(yàn)收和調(diào)試，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作抓得不到位，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集不全甚至丟失。

1.4重管輕用

目前絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理普遍存在重管輕用的現(xiàn)象，醫(yī)院在收集整理保管檔案后就很少再被利用，難以開發(fā)檔案信息資源，浪費(fèi)了許多極為寶貴的對(duì)醫(yī)療、科研、教學(xué)具有重要意義的病歷檔案。不能充分利用醫(yī)院檔案信息，則失去了檔案管理的意義。傳統(tǒng)的檔案管理查找困難，信息不全。由此可見(jiàn)，重管輕用嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展[7，8]。

1.5檔案管理重視度不夠，不能很好地利用檔案

在醫(yī)院，通常更加重視醫(yī)療工作，將醫(yī)療工作視為醫(yī)院的首要頭等大事，但醫(yī)院常常忽略了對(duì)檔案管理的重視，領(lǐng)導(dǎo)干部在思想意識(shí)上缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)干部將醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益放在首位，沒(méi)有考慮到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展、對(duì)醫(yī)院醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)的傳承、對(duì)科研工作等多方面的重要性[9]。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作投入較少，甚至忽略檔案管理工作，這將導(dǎo)致檔案管理工作者對(duì)做好醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的意識(shí)更加淡薄，不能與時(shí)俱進(jìn)，總是持著舊的思路來(lái)工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低，檔案室在醫(yī)院形同虛設(shè)。

1.6檔案管理工作不規(guī)范，檔案歸檔內(nèi)容不清晰

伴隨社會(huì)的日益發(fā)展，現(xiàn)代化社會(huì)科技發(fā)展與日俱進(jìn)，醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)日顯陳舊且不規(guī)范，檔案管理工作者甚至不能很好地界定歸檔內(nèi)容，醫(yī)院總是根據(jù)自己的需要來(lái)收集管理醫(yī)療衛(wèi)生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[10]。許多有價(jià)值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料沒(méi)有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費(fèi)，破壞了檔案工作的完整性。伴隨醫(yī)院檔案管理的變化，醫(yī)院必須制定一套統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案進(jìn)行管理，否則將無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的新模式。

1.7檔案管理制度不完善，歸檔工作不及時(shí)

大部分的醫(yī)院在醫(yī)院的管理考核體系中缺乏對(duì)檔案管理工作考核的具體內(nèi)容，缺乏專業(yè)的檔案管理組織架構(gòu)、沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理流程和制度、檔案管理工作人員職責(zé)不明確，缺少對(duì)檔案管理工作具體情況檢查考核評(píng)價(jià)措施。檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時(shí)、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫(yī)院檔案信息的有效利用率[11]。

1.8檔案監(jiān)管機(jī)制不完善、檔案信息安全無(wú)法保障

目前部分醫(yī)院的檔案管理仍處于各個(gè)臨床科室分散管理的狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)制[12]。這種管理方式極其不利于檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，難以發(fā)揮檔案信息資源的整體優(yōu)勢(shì)，無(wú)法保障檔案的信息安全。借閱檔案人員，不能及時(shí)歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應(yīng)有的價(jià)值。

2醫(yī)療衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院管理及醫(yī)院發(fā)展的意義

2.1醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以為醫(yī)院的管理工作提供發(fā)展動(dòng)力

醫(yī)療衛(wèi)生檔案屬于無(wú)形資產(chǎn)的一種，是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分之一，醫(yī)療衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院的管理具有精神推動(dòng)作用，把醫(yī)療衛(wèi)生檔案貫穿整個(gè)醫(yī)院的管理、經(jīng)營(yíng)、臨床、科研等實(shí)踐活動(dòng)中，并對(duì)其進(jìn)行完整地記錄，可為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供前進(jìn)的動(dòng)力[13]。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著極為豐富的智力資源和極有價(jià)值的科研潛力，把這些智力資源和科研潛力應(yīng)用到醫(yī)院的管理實(shí)踐中，可調(diào)動(dòng)醫(yī)院全體職工的工作積極性，在工作中發(fā)揮員工的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，有助于促進(jìn)醫(yī)學(xué)知識(shí)創(chuàng)新與現(xiàn)代化和科學(xué)化的醫(yī)院管理。

2.2醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院管理工作的信息來(lái)源

醫(yī)療衛(wèi)生檔案真實(shí)地記錄了往復(fù)不斷的現(xiàn)象和過(guò)程，使瞬間的疾病有了永恒的記錄，為人們研究疾病的本質(zhì)、準(zhǔn)確尋找疾病的內(nèi)在規(guī)律提供可靠的依據(jù)。憑借真實(shí)記錄的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，有助于醫(yī)務(wù)人員了解過(guò)去、把握今日、創(chuàng)新明日。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過(guò)文字、數(shù)據(jù)、表格、影像、彩圖等資料真實(shí)地反映出醫(yī)療、教學(xué)、科研等信息，這些檔案資料作為原始素材有助于提高醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院管理者可通過(guò)醫(yī)療衛(wèi)生檔案總結(jié)過(guò)去、把握現(xiàn)在、開創(chuàng)未來(lái)，加快醫(yī)院的全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

2.3醫(yī)療衛(wèi)生檔案為醫(yī)院管理者提供科學(xué)決策依據(jù)

醫(yī)院的日常管理中，醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息應(yīng)滲透到管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)積累和傳承各種檔案信息資料，促進(jìn)醫(yī)院管理工作發(fā)展。利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的進(jìn)步，為新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開展提供科學(xué)的原始依據(jù)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院落實(shí)“以質(zhì)量為核心”的根本保證，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研成果與技術(shù)的發(fā)展，可通過(guò)醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見(jiàn)病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學(xué)診療技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案還可推動(dòng)醫(yī)院管理決策更加科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，有助于提高醫(yī)院管理者的能力和水平。

2.4開發(fā)利用檔案應(yīng)為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)

醫(yī)療衛(wèi)生檔案可真實(shí)反映醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的必要條件。醫(yī)院在制定其長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和工作目標(biāo)時(shí)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可為其提供翔實(shí)依據(jù)，有了醫(yī)療衛(wèi)生檔案的資料與信息的支持和保障，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃才能長(zhǎng)久可持續(xù)。有效合理f開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)是醫(yī)院檔案管理的主要目的。

3新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路

3.1健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

健全醫(yī)院檔案管理制度可從多方面開始執(zhí)行：如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。同時(shí)醫(yī)院制定的檔案管理制度應(yīng)符合醫(yī)院的具體情況，選擇從事檔案管理時(shí)間較長(zhǎng)的具有管理經(jīng)驗(yàn)的人員組成檔案管理小組，同時(shí)檔案管理小組中應(yīng)包括相關(guān)的技術(shù)人員，必要時(shí)給予專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，檔案管理小組應(yīng)廣泛收集各臨床科室的意見(jiàn)，認(rèn)真總結(jié)臨床科室的具體要求，同時(shí)結(jié)合檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，制定切實(shí)可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

3.2強(qiáng)化管理意識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量[15]。醫(yī)院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡(jiǎn)單集中起來(lái)進(jìn)行保管，醫(yī)院檔案管理是將醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務(wù)水平。但當(dāng)今醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，醫(yī)院可通過(guò)組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法來(lái)強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)將培養(yǎng)醫(yī)院檔案人員納入人才培養(yǎng)計(jì)劃重視培養(yǎng)復(fù)合型人才。專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法均可提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作人員也應(yīng)定期進(jìn)行考核、制定獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，提高全院對(duì)檔案管理的重視，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。

3.3引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

篇(5)

1黃委計(jì)算機(jī)檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高和發(fā)展,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域。經(jīng)過(guò)幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計(jì)算機(jī)的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個(gè),保管檔案近百余萬(wàn)卷,其中80%以上的檔案室都配備了計(jì)算機(jī),部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫(kù),檔案工作基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,有些單位還上了內(nèi)部網(wǎng)。委檔案館建立了“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬(wàn)條,圖書目錄庫(kù)3萬(wàn)余條,期刊全文庫(kù)有水利及相關(guān)專業(yè)文獻(xiàn)204萬(wàn)篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國(guó)內(nèi)水利信息的數(shù)字資源體系,并實(shí)現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接,可以自動(dòng)接收和處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內(nèi)網(wǎng)上開放,我委辦公網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)的委屬各單位都可以登錄查詢?；緦?shí)現(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計(jì)電腦化,大大提高了工作效率。

黃委檔案館的“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”項(xiàng)目完成后,將在此基礎(chǔ)上,應(yīng)用先進(jìn)的Intranet組網(wǎng)技術(shù),充分利用委檔案館的館藏資源,通過(guò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)和虛擬專用網(wǎng)絡(luò),建立一個(gè)覆蓋廣泛的增值網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),建成一個(gè)虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工提供決策支持及信息服務(wù)。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實(shí)現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動(dòng)化,提高工作效率。

2黃委計(jì)算機(jī)檔案管理人員的狀況

黃委現(xiàn)有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒(méi)有一名從事計(jì)算機(jī)的專業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內(nèi)部舉辦的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)培訓(xùn)班。他們經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí),雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計(jì)算機(jī)管理工作,對(duì)工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問(wèn)題還不能排除。也有少部分同志通過(guò)實(shí)踐和學(xué)習(xí),積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),能夠勝任目前的工作。但是,隨著計(jì)算機(jī)知識(shí)更新的加快,硬件設(shè)備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)嶄新的局面。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是我們的目標(biāo),這就需要大批計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才,根據(jù)檔案部門的現(xiàn)有條件,靠引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才是不現(xiàn)實(shí)的,因此培養(yǎng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才成為檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

3如何培養(yǎng)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才

根據(jù)黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結(jié)構(gòu),培養(yǎng)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和短期計(jì)劃相結(jié)合,既要滿足當(dāng)前的急需,又要兼顧中長(zhǎng)期發(fā)展的需求。

3.1利用委信息中心的設(shè)備和技術(shù)力量,舉辦短期電腦培訓(xùn)班

可計(jì)劃在1~2年內(nèi)舉辦三期初級(jí)班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎(chǔ)知識(shí)教育,初步掌握電腦基礎(chǔ)知識(shí)和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計(jì)算機(jī)管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎(chǔ)知識(shí)和操作經(jīng)驗(yàn)的檔案人員參加學(xué)習(xí),提高他們的電腦綜合應(yīng)用能力。

初級(jí)班對(duì)象:40歲以下并且未參加過(guò)電腦培訓(xùn)的檔案人員。

教學(xué)目的:通過(guò)學(xué)習(xí),使學(xué)員掌握電腦基本知識(shí),掌握操作電腦的基本方法及簡(jiǎn)單軟件的應(yīng)用。

教學(xué)內(nèi)容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對(duì)象:參加過(guò)初級(jí)班學(xué)習(xí)并且經(jīng)過(guò)一年以上的電腦實(shí)際應(yīng)用的檔案人員。

教學(xué)目的:通過(guò)學(xué)習(xí),提高學(xué)員電腦綜合應(yīng)用能力,使他們的操作技能得到進(jìn)一步鞏固和提高,掌握電腦維護(hù)的一般技能。

教學(xué)內(nèi)容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護(hù)。

3.2委托高校代培檔案計(jì)算機(jī)管理專門人才

短期培訓(xùn)班只能滿足當(dāng)前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案部門對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才需求會(huì)越來(lái)越迫切。培訓(xùn)檔案的計(jì)算機(jī)管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,委托他們?yōu)闄n案部門培養(yǎng)專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。根據(jù)我委檔案部門具體情況和對(duì)計(jì)算機(jī)人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)洹⒂志邆溆?jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的年輕干部參加學(xué)習(xí),經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),將來(lái)成為檔案的計(jì)算機(jī)管理專門人才。根據(jù)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要,應(yīng)盡快委托地方高校舉辦一個(gè)電腦應(yīng)用技術(shù)高級(jí)培訓(xùn)班?？刹扇≈v授和自學(xué)相結(jié)合的教學(xué)方式,每次集中進(jìn)行半個(gè)月的學(xué)習(xí),全部課程在一年半內(nèi)完成。教學(xué)內(nèi)容應(yīng)包括:

(1)數(shù)據(jù)庫(kù):數(shù)據(jù)庫(kù)基本原理、Foxpro基本知識(shí)、運(yùn)用Foxpro開發(fā)應(yīng)用程序。

(2)網(wǎng)絡(luò)技術(shù):計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本概念、局域網(wǎng)的構(gòu)造、Internet&Intranet、網(wǎng)絡(luò)綜合布線。

(3)主頁(yè)制作:HTML簡(jiǎn)介、FrontPage。

(4)計(jì)算機(jī)硬件;計(jì)算機(jī)基本組成原理及結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)故障排除方法,(5)計(jì)算機(jī)安全防護(hù):計(jì)算機(jī)病毒及防治,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全,計(jì)算機(jī)日常維護(hù)。

篇(6)

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范。沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有些標(biāo)題不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)參考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4.統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請(qǐng)示報(bào)告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫請(qǐng)示凡不要求批復(fù)的文件則寫報(bào)告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應(yīng)該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準(zhǔn)備工作必須按照社會(huì)的實(shí)際需要分清重點(diǎn)，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要管理人員綜合社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進(jìn)行重點(diǎn)和次重點(diǎn)的整體分類。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合及著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認(rèn)為可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題、分屬關(guān)系。

篇(7)

一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問(wèn)題

第一，缺少檔案管理投入。在現(xiàn)代化檔案管理中，其最大障礙則是經(jīng)費(fèi)不足，這又決定于管理者對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)程度。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不高，致使管理缺少資金投入，無(wú)法配置現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備，特別是那些基層單位, 仍舊是簡(jiǎn)陋的檔案室，基礎(chǔ)條件不好，沒(méi)有充足的安全措施，亦或建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，更談不上數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)與管理。

第二，檔案標(biāo)準(zhǔn)化需完善。在檔案管理現(xiàn)代化中，檔案標(biāo)準(zhǔn)化是其重要構(gòu)成部分與主要條件。自20世紀(jì)80年代起，我國(guó)制定了系列的標(biāo)準(zhǔn)化文件, 并逐漸形成管理體系。因檔案本身存在復(fù)雜性，這使得檔案管理體系也具有復(fù)雜性、管理分散性等特征。又因歷史原因，我國(guó)的檔案管理往往是自給自足、各自為政，不同單位依據(jù)自身實(shí)力來(lái)選取設(shè)備，呈現(xiàn)五花八門、參差不齊的現(xiàn)象。目前，許多檔案系統(tǒng)軟件，未依據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化水平，功能單一，數(shù)據(jù)零散，共享性不高，甚至存在較大的盲目性。這些都影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，阻礙了檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。

第三，專業(yè)管理人員不足。在現(xiàn)代化檔案管理中，管理人員按照不同層次可分為三種：第一種為高級(jí)檔案管理館員；第二種是檔案管理館員；第三種則為檔案助理管理員。

其中，第一種管理人員，通常具備較強(qiáng)的政策水平與政治理論；具有較高的現(xiàn)代化管理技術(shù)與文化素質(zhì)，擅長(zhǎng)檔案管理，可以科學(xué)擬定檔案發(fā)展計(jì)劃；具有較高的決策與組織、協(xié)調(diào)能力。在現(xiàn)代化檔案管理中，對(duì)檔案管理者提出了更高的要求。第二種管理人員，其學(xué)歷較第一種偏低。缺少既懂得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理，又懂得經(jīng)濟(jì)管理與社會(huì)科學(xué)的復(fù)合人才。第三種，則普遍素質(zhì)較低，這直接影響了新方法與新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

二、檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題的解決對(duì)策

第一，增加投入力度，加強(qiáng)管理意識(shí)。在檔案管理現(xiàn)代化中，需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，如資金、設(shè)備等。所以，為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，各單位需注意如下幾點(diǎn)。一是各方應(yīng)加大設(shè)備與資金的投入，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，將檔案管理現(xiàn)代化融于單位計(jì)劃中，并及時(shí)考核。二是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，特別是檔案主管領(lǐng)導(dǎo)，需定期開展工作匯報(bào)，以掌握檔案工作狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決問(wèn)題，為后面的檔案管理奠定基礎(chǔ)。三是注重工作的合作交流，集思廣益，補(bǔ)足檔案管理現(xiàn)代化的缺陷，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理。四是做好檔案的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，做好專項(xiàng)預(yù)算，如檔案信息化建設(shè)、檔案維護(hù)或搶救等方面的花費(fèi)，需重點(diǎn)保障。五是嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，建立綜合性檔案室，做好各項(xiàng)保護(hù)措施，如防火、防潮、采光、通風(fēng)等。條件允許下，可添加掃描儀、電腦、空調(diào)等現(xiàn)代設(shè)備，以提升信息化管理水平，保證安全利用檔案，避免損壞或丟失檔案資料，同時(shí)保障檔案信息嚴(yán)密性，避免泄密、失密。

第二，促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化，提高管理效率。在檔案管理現(xiàn)代化中，其基礎(chǔ)是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。只有基于先進(jìn)技術(shù)、明確分工、廣泛協(xié)作，才可實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在現(xiàn)代社會(huì)，我們進(jìn)行檔案管理時(shí)，需一定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息共享與網(wǎng)絡(luò)溝通加以規(guī)范，比如傳遞檔案數(shù)據(jù)、交換檔案信息、共享檔案資源等，均需制定與構(gòu)建不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，以建立管理體系，保證現(xiàn)代化檔案管理各項(xiàng)工作依照一定的標(biāo)準(zhǔn)順利進(jìn)行。在檔案管理中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)側(cè)重本單位的特殊性, 不可更改管理方式的現(xiàn)象。實(shí)際上，這拒絕了或無(wú)視了管理的標(biāo)準(zhǔn)化，限制了現(xiàn)代化管理的發(fā)展。而有些標(biāo)準(zhǔn)涉及的因素多，如數(shù)據(jù)格式、運(yùn)行環(huán)境等，因而需花費(fèi)一定的物力與人力，這就需要廣泛協(xié)作，不斷推進(jìn)。

第三，培養(yǎng)復(fù)合型人才，提升管理人員素質(zhì)。在檔案管理中，人起著十分重要的作用。在檔案管理現(xiàn)代化中，對(duì)人員的要求則更高，不但需具備豐富的檔案管理理論與實(shí)踐知識(shí)，也需具備一定的寫作、信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)等綜合知識(shí)。因此，企業(yè)應(yīng)提升人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。其次，還需強(qiáng)化管理人員的繼續(xù)教育與培訓(xùn)，通過(guò)全方位、多形式，如一專多才、一專多能、復(fù)合型的教育與培訓(xùn)，以優(yōu)化人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)人員的操作與管理能力。同時(shí)，培養(yǎng)管理人員的優(yōu)良品質(zhì)，使其能甘于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞，為檔案管理現(xiàn)代化，其積極推進(jìn)作用。