序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇機關(guān)檔案數(shù)字化范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

移交檔案是一項法定義務(wù)。《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定，“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定，“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交?！秉h和國家高度重視檔案移交工作。2000年8月16日，原中央辦公廳主任王剛專門就經(jīng)貿(mào)委管理的國家局因機構(gòu)變動，檔案如何處置，以及中央、國家機關(guān)已到進館時間的檔案如何接收的問題做出重要批示，建議國家檔案局中央檔案館制定進館計劃安排，按計劃進館。為落實王剛同志重要批示，2001年4月19日，國家檔案局中央檔案館召開了以移交檔案工作為主題的中央、國家機關(guān)檔案工作座談會，王剛同志親自到會并發(fā)表重要講話，關(guān)于移交工作，王剛同志從講政治、顧大局、遵法紀(jì)、負責(zé)任四個方面提出了明確要求。為保證檔案進館質(zhì)量，規(guī)范移交檔案工作，2003年國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于在中央和國家機關(guān)開展移交檔案質(zhì)量檢查活動的通知》，制定了《關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)》，對按時或提前保質(zhì)保量完成移交任務(wù)的單位頒發(fā)檔案質(zhì)量合格證。2004年11月，國家檔案局召開了中央和國家機關(guān)檔案移交工作會議，總結(jié)移交經(jīng)驗，表彰移交先進單位，進一步增強了中央、國家機關(guān)移交檔案工作的緊迫感，調(diào)動了工作積極性。

移交檔案的關(guān)鍵是確保檔案的實體整理質(zhì)量與數(shù)字化加工質(zhì)量。各有關(guān)中央和國家機關(guān)高度重視、精心組織、周密部署、扎實工作，在確保兩個質(zhì)量的基礎(chǔ)上，使檔案移交工作穩(wěn)步有序進行。

檔案實體整理方面的主要做法

一是建立工作機制，制定工作計劃。各有關(guān)單位普遍建立了移交檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門主要負責(zé)人組成。同時還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機關(guān)向中央檔案館移交檔案時間安排》，從實際出發(fā)，制定了詳細的整理工作計劃，對各項移交工作數(shù)量和質(zhì)量進行了全面的定量和定性分析，認真研討力量擺布、人員投入和時間安排，準(zhǔn)確測算工作進程和預(yù)見可能發(fā)生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質(zhì)量。

二是緊扣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。各單位認真學(xué)習(xí)《關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評分標(biāo)準(zhǔn)》，真正做到吃透標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會精神實質(zhì)。對各項標(biāo)準(zhǔn)條目要求真正明了哪些實多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規(guī)定、哪些是當(dāng)前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴(yán)格一律，以保證移交工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、優(yōu)質(zhì)量。在具體整理過程中，做到多重質(zhì)保，層層把關(guān)。從各項工作要求到細化具體做法，從一般檢查到重點把關(guān)，都把“以質(zhì)量第一、對歷史負責(zé)”的要求貫穿始終。發(fā)現(xiàn)一般問題隨時改，發(fā)現(xiàn)普遍問題統(tǒng)一改，切實把層層檢查、全程監(jiān)控貫穿到移交工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。

三是爭取有力指導(dǎo)，提高工作效率。各單位普遍建立和加強了與中央檔案館國家檔案局檔案業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，主動與有關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現(xiàn)的特殊情況，雙方認真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質(zhì)量既符合進館要求，又遵循了各單位的實際情況，避免了大規(guī)模整理后的返工現(xiàn)象，提高了工作效率，確保了檔案整理質(zhì)量。比如，在各機關(guān)整理會議記錄、會議紀(jì)要的文件材料時，以前的文件標(biāo)題就是第幾次會議記錄、第幾期會議紀(jì)要，這類題名的檔案進館后，查詢起來非常困難。各單位根據(jù)檔案館業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)，對所有的會議記錄、紀(jì)要都按文件內(nèi)容擬寫題名，雖然難度大、耗時長，但能確保檔案檢索的準(zhǔn)確性，為檔案利用提供方便。

移交電子加工數(shù)據(jù)存在的問題

在中央和國家機關(guān)已移交檔案的70個單位中，有54個單位將數(shù)字加工數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一并移交，其中20個單位的電子加工數(shù)據(jù)可讀、可用，屬于可整理數(shù)據(jù)范疇；其他34個單位的電子加工數(shù)據(jù)或多或少存在一些問題，屬于無法整理數(shù)據(jù)的范疇，具體問題表現(xiàn)在：電子加工數(shù)據(jù)存在于獨立檢索盤，數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出上載中央檔案館系統(tǒng)使用；電子加工數(shù)據(jù)只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數(shù)據(jù)庫格式，無法使用；數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一，需轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式；目錄數(shù)據(jù)庫字段項不規(guī)范；圖像數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一；圖像數(shù)據(jù)文件夾及文件名不規(guī)范；圖像與目錄對應(yīng)關(guān)系不準(zhǔn)確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數(shù)字化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系；二是片面追求原文數(shù)字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數(shù)據(jù)掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發(fā)；四是對檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵技術(shù)問題、數(shù)字加工中的檔案信息安全和保密技術(shù)問題、數(shù)字化檔案信息如何應(yīng)用于本單位的辦公自動化系統(tǒng)等問題研究不夠，管理錯位。

為做好檔案數(shù)字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學(xué)院召開了中央和國家機關(guān)檔案整理與數(shù)字化現(xiàn)場會，通過現(xiàn)場學(xué)習(xí)、現(xiàn)場參觀、現(xiàn)場咨詢、現(xiàn)場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數(shù)字化項目引入項目管理的理念。中科院將檔案整理與數(shù)字化項目引入項目管理，遵守數(shù)字化工作流程，嚴(yán)格把關(guān)各道工作程序，使移交進館的檔案不僅實體整理符合標(biāo)準(zhǔn)，而且檔案數(shù)字化電子數(shù)據(jù)也符合可讀、可用的要求。

對中央和國家機關(guān)檔案數(shù)字化的要求

篇(2)

近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創(chuàng)造性地實施“市級數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目(以下簡稱“數(shù)字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關(guān)、企事業(yè)單位室藏檔案集中進行數(shù)字化處理，并將數(shù)字檔案進行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎(chǔ)性信息化建設(shè)項目。

一、實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設(shè)，全面落實設(shè)施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創(chuàng)數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，并統(tǒng)一實施。隨著信息化建設(shè)的全面推進，市政府投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施等，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數(shù)字檔案室建設(shè)有一個統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)―_紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級。此系統(tǒng)可以實現(xiàn)市級部門單位產(chǎn)生的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲、利用、進館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。2006年年底，該系統(tǒng)通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關(guān)72家部門(單位)使用。

2.加強培訓(xùn)，全面提升檔案隊伍信息化素質(zhì)。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。特別是2005年以來，全面實施檔案網(wǎng)上年檢，主動加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網(wǎng)上年檢，有效地實施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機關(guān)企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強了機關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

(二)以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和典型引路，全面務(wù)實數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

1.開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紹興市檔案局(館)在調(diào)研的基礎(chǔ)上，先后制定了《紹興市市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關(guān)單位檔案網(wǎng)上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設(shè)規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲、保管、利用等技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，對管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份做出了全面的具體規(guī)定，可操作性強，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

2.精心指導(dǎo)，成功創(chuàng)建一批可供示范的數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統(tǒng)上運行的電子文件導(dǎo)人到檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，實現(xiàn)規(guī)范化管理。紹興市數(shù)字檔案室建設(shè)起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎(chǔ)上，成功創(chuàng)建了一批示范數(shù)字檔案室。鑒于數(shù)字檔案室建設(shè)的復(fù)雜性，紹興市檔案局在工作中對照標(biāo)準(zhǔn)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗。

(三)勇于探索創(chuàng)新，高標(biāo)準(zhǔn)推進數(shù)字檔案館建設(shè)

1.加強檔案館基礎(chǔ)平臺建設(shè)，創(chuàng)造良好的服務(wù)環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數(shù)字檔案館建設(shè)試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導(dǎo)意見，對業(yè)已建成的數(shù)字檔案館進行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關(guān)，以檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點，全面推進目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，聯(lián)合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用兩年來，檔案館綜合業(yè)務(wù)做到了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局(館)機關(guān)的運行效率，初步實現(xiàn)了局(館)綜合業(yè)務(wù)運行規(guī)范化、管理科學(xué)化、服務(wù)利用現(xiàn)代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術(shù)部組織的驗收。

2.加快數(shù)字化步伐，優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)。紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲存和利用服務(wù)功能，加快了館藏檔案的數(shù)字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數(shù)據(jù)共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數(shù)據(jù)庫共10個。形成了一整套數(shù)字檔案館工作規(guī)范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數(shù)字檔案館建設(shè)方案制定及應(yīng)用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經(jīng)驗介紹。

二、“數(shù)字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，形成了翔實的調(diào)研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數(shù)字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經(jīng)費由市財政統(tǒng)一解決，各相關(guān)部門(單位)不再自行承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數(shù)字化工作，有利于加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，有利于確保數(shù)字化工作質(zhì)量以及安全管理，有利于實現(xiàn)檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，引起重視。2010年2月，紹興市

發(fā)改委批復(fù)，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目，項目總投資1685萬元，建設(shè)資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設(shè)內(nèi)容包括：1.數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)；2.檔案館館藏檔案數(shù)字化處理；3.館、室藏數(shù)字化數(shù)據(jù)容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)；4.網(wǎng)建設(shè)；5.電子數(shù)據(jù)登記備份建設(shè)。

與此同時，配合“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于《紹興市直部門、單位2010－2012年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計劃》，對市直133個機關(guān)部門(單位)的數(shù)字檔案室建設(shè)做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數(shù)字檔案室建設(shè)及登記備份工作列入今年對市級機關(guān)部門崗位目標(biāo)責(zé)任制的考核內(nèi)容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數(shù)字化工作已經(jīng)開展。

在數(shù)字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質(zhì)量，明確要求數(shù)字化成果既要符合機關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)要求，也要符合檔案館業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監(jiān)督指導(dǎo)處、技術(shù)處和保管利用處相關(guān)人員以及項目經(jīng)理參加的工作例會，及時研究、統(tǒng)一有關(guān)業(yè)務(wù)要求與標(biāo)準(zhǔn)，制定了一整套有效的工作流程和規(guī)章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預(yù)計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數(shù)字檔案室全面推進，紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)水平也將大大得到提升，其中全文數(shù)據(jù)庫總量將會達到4500~頁?？梢赃@樣說，實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設(shè)推進中的工作機制創(chuàng)新，也是構(gòu)建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺的有效路徑。

三、實施“數(shù)宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標(biāo)管理已通過省級認定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)；縣(市、區(qū))80％以上的機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)和國有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。與數(shù)字檔案室建設(shè)同步，全面實施電子文件與數(shù)字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數(shù)字檔案館，實現(xiàn)數(shù)字檔案遠程服務(wù)功能，并根據(jù)國家容災(zāi)要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數(shù)字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩(wěn)妥的目標(biāo)，經(jīng)過努力是能夠?qū)崿F(xiàn)的。尤其是“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，為數(shù)字檔案館建設(shè)水平的進一步提高和市級部門(單位)數(shù)字檔案室建設(shè)的全面完成提供了保障。

(一)全面實現(xiàn)館室數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，為檔案館室建設(shè)奠定業(yè)務(wù)和技術(shù)基礎(chǔ)

據(jù)初步統(tǒng)計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質(zhì)檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數(shù)字化。這些部門與單位絕大多數(shù)屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數(shù)字檔案室自身建設(shè)的要求，同時又滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的各項業(yè)務(wù)需求，以避免重復(fù)勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關(guān)業(yè)務(wù)問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質(zhì)量的統(tǒng)一等業(yè)務(wù)問題成為實施數(shù)字檔案館室一體化項目的重要內(nèi)容，或者說是數(shù)字檔案館、室建設(shè)共同面I臨的任務(wù)。當(dāng)然，引導(dǎo)和規(guī)范檔案數(shù)字化工作并有序管理，確保數(shù)字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應(yīng)有之義。檔案數(shù)字化工作的成果――數(shù)字檔案，既是數(shù)字檔案室的主體，也將直接成為數(shù)字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關(guān)單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應(yīng)的電子文件與數(shù)字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數(shù)字化，再接收――再數(shù)字化這樣一種傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)的模式，從而促使數(shù)字檔案館建設(shè)走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

(二)加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質(zhì)基礎(chǔ)

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價值的電子文件和數(shù)字檔案進行登記認證和數(shù)據(jù)備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認為，數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案登記備份工作關(guān)系緊密，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案登記備份提供物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案登記備份工作又反過來促進數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案即檔案數(shù)字化成果，是檔案登記備份的主要數(shù)據(jù)形式之一。紹興市出臺的數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，數(shù)字檔案室建成后，目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化成果應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯(lián)機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份?，F(xiàn)已有一批機關(guān)單位的數(shù)字檔案實施登記備份。目前，結(jié)合“數(shù)字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設(shè)所需的各種軟硬件設(shè)備設(shè)施正在陸續(xù)到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設(shè)所需要的系統(tǒng)軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)升級完善，實現(xiàn)市級各部門(單位)電子文件和數(shù)字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數(shù)字檔案館室一體化”項目的成功實施和數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的全面完成，電子文件與數(shù)字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

紹興市委、市政府要求，各部門、單位數(shù)字檔案室建成后，其電子文件和數(shù)字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應(yīng)全宗數(shù)據(jù)庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進一步調(diào)動機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)以及檔案進館的積極性，更好地實現(xiàn)檔案信息資源共建共享、互聯(lián)互通。無論是市級部門、單位將數(shù)字化成果向市檔案局(館)進行移交和備份，還是市檔案館將館藏數(shù)字檔案復(fù)制對應(yīng)進館單位，都將使對方極大地擁有館(或室)藏檔案的電子數(shù)據(jù)。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現(xiàn)真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關(guān)單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。這也是確保數(shù)字檔案絕對安全的最后一道屏障。應(yīng)當(dāng)說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數(shù)單位的理解和支持。

篇(3)

勇于創(chuàng)新，勇挑重擔(dān) 李福君同志不僅業(yè)務(wù)嫻熟，經(jīng)驗豐富，而且善于思考，勇挑重擔(dān)，創(chuàng)新意識強，開拓性地開展了多項工作，取得了突出的業(yè)績。

2000年底，她參與了國家檔案局“區(qū)縣政府機關(guān)文件中心的規(guī)劃與研究”課題研究。作為課題組主要成員，在科研實踐中，她提出簡化檔案整理等建設(shè)性意見，并獨立完成了課題工作報告和研究報告初稿的撰寫。該課題突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使機關(guān)文檔一體化和電子文件的全程管理成為現(xiàn)實，為優(yōu)化國家綜合檔案館館藏奠定了良好的基礎(chǔ) 。

2006年，她又參與了宣武區(qū)檔案館《文檔管理中心檔案數(shù)字化對象篩選研究》的課題。她組織課題組成員數(shù)十次對43個部門文檔的掃描范圍進行逐條篩選確認，最終完成了機關(guān)各部門檔案數(shù)字化掃描范圍的修訂，在全市各區(qū)縣率先制定了《機關(guān)各部門檔案數(shù)字化掃描范圍》。檔案數(shù)字化對象篩選的研究，減少了資源的浪費，為優(yōu)化檔案數(shù)字化工作模式進行了有益的嘗試，具有增效節(jié)能的現(xiàn)實意義。

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，她提出了著錄與文件同步形成等工作方法，簡化了文件著錄的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理效率。在政府“OA”辦公系統(tǒng)制作過程中，她從實際出發(fā)，提出了功能需求，保證了電子文件的生成和管理質(zhì)量。

愛崗敬業(yè)，身先士卒 已接近退休年齡的李福君身體并不好，患有冠心病、風(fēng)濕性關(guān)節(jié)炎、頸椎病等多種病癥，在科室里年紀(jì)最大，資格最老，卻依然堅持工作在最前線。2011年5月至8月，西城區(qū)迎接全國文明城區(qū)復(fù)檢工作到了攻堅階段，文明辦創(chuàng)建文明城區(qū)材料組急需檔案專業(yè)人員幫忙，李福君主動請纓借調(diào)到材料組工作。面對時間緊、任務(wù)重的迎檢工作，她依然克服個人困難，加班加點。在頸椎病復(fù)發(fā)后，她打完點滴堅持到崗帶病工作，發(fā)揮專業(yè)特長，保質(zhì)保量地完成了檔案材料的收集、審核、整理、編目及綜合材料的擬寫工作。

與時俱進，碩果累累 勤于學(xué)習(xí)強素質(zhì)，工作學(xué)習(xí)兩不誤。多年來，李福君對工作嚴(yán)格要求，對學(xué)習(xí)也毫不放松，堅持在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作。她常說：“當(dāng)今時代我有危機感，學(xué)習(xí)是補救的最好方法，堅持學(xué)習(xí)，才能做到與時俱進，不然，很快就會被社會淘汰?！倍嗄陙恚龍猿掷碚摵蜆I(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，關(guān)注專業(yè)領(lǐng)域的熱點，認真總結(jié)經(jīng)驗，撰寫論文十余篇，多篇在《中國檔案》、《北京檔案》等雜志發(fā)表并獲獎。

篇(4)

1 檔案雙套制有其存在的必要性和合理性

在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數(shù)量限度問題。因為在實現(xiàn)辦公自動化和檔案現(xiàn)代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關(guān)辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質(zhì)載體又有其它非紙質(zhì)載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規(guī)模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數(shù)量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。

雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關(guān)鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內(nèi)容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復(fù)保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復(fù)保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質(zhì)檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點?？s微品檔案也有局限性，它的設(shè)備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴(yán)格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，從實際應(yīng)用情況看，大多數(shù)縮微設(shè)備利用率普遍不高，操作技術(shù)較復(fù)雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。

而雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)。可見，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應(yīng)該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應(yīng)該實行雙套制。

2 數(shù)字化時代實現(xiàn)檔案雙套制面對的挑戰(zhàn)與解決措施

數(shù)字化時代，檔案管理制度也應(yīng)該進行相應(yīng)的改革，以此適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展，就檔案研究而言，大部分學(xué)者都認為檔案管理實行雙套制度比較科學(xué)合理，盡管幾乎所有人都贊同這一觀點，但是卻很少有學(xué)者對其所面對的挑戰(zhàn)以及解決措施進行探討，也正是筆者對此進行研究的重要原因。

雙套檔案制度的建設(shè)，需要檔案有兩套來源，就目前而言，這兩套來源主要涵蓋了兩方面，一方面是網(wǎng)絡(luò)時代下，計算機的使用所產(chǎn)生的電子文件以及與之相似的紙質(zhì)文件，根據(jù)歸檔的具體要求，需要將其都送入檔案室內(nèi)，并且全都由檔案館來整理保存；另一個方面是數(shù)字化時代，電子檔案也向著數(shù)字化方向發(fā)展，在這一過程中，所形成的電子檔案。另外，對于相對機關(guān)來說，有些檔案并不適合應(yīng)用兩套制度，只有需要發(fā)文的部分才能使用兩套制度，即發(fā)文部分的檔案既存在著電子檔案，又存在著紙質(zhì)檔案，而收文的部分通常情況下都是紙質(zhì)檔案，而與之相關(guān)的電子文件往往儲存在另一方的發(fā)文機關(guān)中。但是因為現(xiàn)階段，我國的機關(guān)與機關(guān)之間已經(jīng)進行了全國聯(lián)網(wǎng)，各個機關(guān)收發(fā)文件都可以在網(wǎng)上進行，閱讀相關(guān)的材料也可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進行，因此無論是發(fā)文，還是收文都沒有什么顯著的差別。但是因為有些人對紙質(zhì)文件已經(jīng)形成了依賴，因此通過都會將電子文件打印出來，用紙來閱讀，因為數(shù)字化時代檔案雙套制存在著比較嚴(yán)重的問題就是紙質(zhì)與電子檔案共存。

此外，檔案雙套制還需要解決一個比較實際的問題，即選擇可以實行這套制度的檔案，需要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則會顯得十分混亂。只有對檔案加以詳細的分析，劃分出科學(xué)合理的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，才能提高檔案管理效率。但是現(xiàn)階段要想完全的劃定出一個范圍或者制定出一個標(biāo)準(zhǔn)來實行雙套制，還有些困難，這不僅僅需要研究人員深度研究，還需要國家檔案部門制定法規(guī)，從法律角度上來界定這個問題。雙套制的應(yīng)用應(yīng)該涵蓋以下內(nèi)容：首先，雙套制原則應(yīng)該進行有效的界定，其次，依據(jù)現(xiàn)階段人力、物力等實際的承受能力；最后，安全保管以及利用方面的問題，所選擇應(yīng)用的雙套制的檔案，既需要具備代表性，還應(yīng)該具備典型性。

上述內(nèi)容可以看作是檔案實行雙套制的一種措施，在此基礎(chǔ)上，相關(guān)人員可以按照歸檔范圍或者是保管期限來實行，因為我國的歸檔范圍的執(zhí)行制度以及保管期限的標(biāo)準(zhǔn)，我國已經(jīng)經(jīng)過了長期的實踐具備可行性，而且其科學(xué)性也能夠保證。

篇(5)

關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案室 電子文件 管理

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢下，數(shù)字檔案室作為政府機關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對兩者的關(guān)系進行探討。

一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)

一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國家電網(wǎng)公司進行系統(tǒng)的完善。同時，對已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計分析、查找利用等功能，實施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫的作用，實現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構(gòu)建保障體系，推進數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項工作同布置、同落實；每年印發(fā)《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項目實施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，還專門組織召開了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會，邀請上級業(yè)務(wù)主管部門、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實踐等情況進行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。

其次，強化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個部門，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負責(zé)實施檔案數(shù)字化全過程的進度與質(zhì)量控制；由信息管理部門給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計標(biāo)識密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國有企業(yè)全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項工作。此外，進一步維護數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展

一是強化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強以計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；要實施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿足數(shù)字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務(wù)器和光盤、硬盤等存儲備份設(shè)備，并實現(xiàn)機關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強檔案數(shù)據(jù)分析，對不同類型數(shù)據(jù)進行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文檔的實體生成、管理運轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。

三是強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時期檔案業(yè)務(wù)的特點，提升檔案工作人員對數(shù)字檔案室的認識，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識和更豐富的信息技術(shù)知識，為科學(xué)開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻

[1] 李天一.數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實踐[J].蘭臺世界，2015（S1）：38-39.

篇(6)

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；加工過程；問題

1 檔案數(shù)字化加工過程中技術(shù)問題

檔案數(shù)字化過程需要應(yīng)用到多種技術(shù)，在技術(shù)的相互作用下，實現(xiàn)大量的檔案資料資源共享和共建功能，在這樣的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化處理數(shù)據(jù)則是檔案數(shù)字化過程的關(guān)鍵，也是值得注意的問題之一。一旦一方數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)有偏差，或出現(xiàn)數(shù)據(jù)不規(guī)范現(xiàn)象，對檔案數(shù)字化加工的整體效果都會造成巨大的影響，增加資源共享的難度。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)性差和檔案數(shù)字化加工過程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)之間有很大的P聯(lián)，因此，需要技術(shù)人員和相關(guān)檔案數(shù)字化加工工作人員盡量避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。

通過相互能夠兼容的系統(tǒng)進行加工，防護系統(tǒng)之間相互攻擊和排斥。另外，在檔案數(shù)字化過程中設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合國際標(biāo)準(zhǔn)，以及我國中文信息資源標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化加工的目的是將地區(qū)檔案館相互貫通，實現(xiàn)全國檔案館以及全球檔案館一體化，進而達到資源共享功能。所以，在這樣的要求下，檔案數(shù)字加工過程中，操作的標(biāo)準(zhǔn)性決定這一目標(biāo)是否能夠完成，按照相應(yīng)數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)資源取舍標(biāo)準(zhǔn)等進行檔案系統(tǒng)設(shè)計，才能保障檔案數(shù)字化加工順利進行。

2 檔案數(shù)字化加工過程中質(zhì)量問題

辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)在社會上應(yīng)用較長時間，但是大部分應(yīng)用企業(yè)或個人對檔案數(shù)字化管理并不重視，加上以往數(shù)據(jù)管理模式和企業(yè)管理制度的影響，導(dǎo)致檔案數(shù)字化利用率較低。計算機在整個檔案數(shù)字化加工過程中充當(dāng)文字錄入功能和編輯、打印功能，通過人力輸入，而檔案數(shù)據(jù)不但只有眼前的資料還有網(wǎng)絡(luò)上大量的數(shù)據(jù)檔案，這樣的工作方式不但浪費人工資源，還對開發(fā)質(zhì)量造成了較大的影響。

檔案數(shù)字化加工過程對質(zhì)量要求較高，因此應(yīng)該選擇適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，工作過程中不但要將質(zhì)量放在首位，還要保證檔案流失現(xiàn)象的出現(xiàn)，合理選擇數(shù)字化處理設(shè)備和相機、速拍儀的使用能夠?qū)n案數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量有一定的保證。

當(dāng)實體檔案便于拆卷和恢復(fù)的情況下，應(yīng)選擇高速文檔掃描儀等設(shè)備，以確保數(shù)字化產(chǎn)品較高的質(zhì)量。

3 檔案數(shù)字化加工過程中安全問題

檔案數(shù)字化加工過程最為主要的便是安全性，無論在檔案信息載體安全性上能夠體現(xiàn)，在檔案安全傳輸上也能體現(xiàn)出安全性對檔案數(shù)字化過程的重要性。首先，載體安全指的是計算機系統(tǒng)，也就是軟件對信息的存儲功能安全和計算機影響對信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網(wǎng)絡(luò)防御能力，也就是對黑客和病毒的防御能力，一旦發(fā)生黑客和病毒便會泄露信息，嚴(yán)重損害加工過程的整體效率。因此，信息安全是保障檔案數(shù)字化加工過程是否能按時完成、質(zhì)量完成的基礎(chǔ)。

針對這一現(xiàn)象，筆者認為在檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)利用技術(shù)和手段設(shè)置密集的防御系統(tǒng)，加強訪問控制功能。增強安全意識，建立章程制度，明確個人責(zé)任，提高檔案安全保密工作的重視程度。加強檔案搬運過程中安全管理機制，保障檔案的安全，設(shè)立監(jiān)控系統(tǒng)和防盜系統(tǒng)，設(shè)立監(jiān)督人員，保障檔案的絕對安全性。做好檔案掃描錢的準(zhǔn)備工作，合理使用數(shù)字化設(shè)備，保障原件的完好性。嚴(yán)格按照規(guī)范數(shù)字化加工場地進行管理，工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進入檔案室工作區(qū)域。嚴(yán)格把控數(shù)字化產(chǎn)品的驗收和收尾，設(shè)立專門人員進行驗收，按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化加工過程中需要考慮到方方面面，且需要成熟的管理制度和監(jiān)管制度，注意檔案數(shù)字化加工過程的安全、質(zhì)量和技術(shù)問題，為檔案數(shù)字化的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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篇(7)

（董菲）

西城區(qū)檔案館貫徹“兩會”精神涉及“民生”檔案“三優(yōu)先”

一是將涉及“民生”的檔案優(yōu)先進館。二是民生檔案“優(yōu)先”數(shù)字化。三是民生檔案優(yōu)先互通共享。此舉將提高辦事效率，方便了群眾查檔，樹立了政府良好形象。

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（蔣長華）

“通州名人”進社區(qū)近日，由通州區(qū)檔案館制作，以劉白羽、劉紹棠、“面人湯”等通州籍名人的成長經(jīng)歷和取得成就為素材的“通州名人展”，在天橋灣社區(qū)展出并向參觀的社區(qū)居民發(fā)放了名人檔案介紹等宣傳冊。此次“通州名人”展板將在社區(qū)巡展一個月。

（李曉紅）

順義區(qū)檔案館舉行“緬懷革命先烈。正當(dāng)責(zé)任少年”清明祭掃活動3月27日，順義區(qū)檔案館愛國主義教育基地聯(lián)合區(qū)東風(fēng)小學(xué)，在潮白陵園舉行了以“緬懷革命先烈、爭當(dāng)責(zé)任少年”為主題的清明祭掃活動，共計1000余名師生參加。

（張琳）

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（何濤）

昌平區(qū)檔案局組織村級檔案員互相參觀學(xué)習(xí)

昌平區(qū)檔案局針對部分村級檔案員出現(xiàn)更替，以及檔案庫房隨村委會轉(zhuǎn)移位置等具體情況，采取了突出重點、找共同點、業(yè)務(wù)知識和實際操作相結(jié)合，參觀學(xué)習(xí)優(yōu)秀村級檔案室為輔助的新型培訓(xùn)方式，增強了村級檔案培訓(xùn)工作的實效性。

（范蕾）

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（武麗麗）

懷柔區(qū)檔案局召開檔案數(shù)字化建設(shè)研討會會議就數(shù)字化前期整理工作進行了深入交流研究，并就前期整理工作要尊重檔案歷史原貌原則和關(guān)于檢索用文件題名三要素必須具備，建立合理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作流程達成共識。

（金曉濤）

石景山區(qū)檔案局館五項措施開展檔案征集工作石景山區(qū)檔案局館結(jié)合實際，采取有力措施，積極開展檔案征集工作，以檔案學(xué)會為平臺，通過學(xué)會組織講座、培訓(xùn)等學(xué)術(shù)交流活動，宣傳征集工作，拓寬征集渠道。

（王歡）

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（孟安生）

大興區(qū)檔案館加強檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查工作

大興區(qū)檔案館加強檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查工作，專門召開館藏檔案數(shù)字化質(zhì)檢工作會議，對館藏檔案數(shù)字化質(zhì)檢工作進行部署，會后對質(zhì)檢工作人員進行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

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密云水庫圖片展覽”，并向他們發(fā)放了節(jié)水、護水宣傳材料，同時舉行了護水小分隊入隊簽字儀式。

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